Site ve apartman yönetiminin en zorlu görevlerinden biri borçlu daire takibidir. Borç geciktikçe büyür, yönetici hatırlatma yapar ama kayıt tutmaz, süreç uzar ve bir noktada "ne yaptım, ne zaman yaptım" sorusunun yanıtı ortada kalmaz. Peki alacak yönetimi tam olarak ne anlama gelir, hangi borçları kapsar, hukuki dayanağı nedir ve ne zaman başlamak gerekir?
Bu rehberde önce alacak yönetiminin ne olduğunu ve hukuki çerçevesini, ardından BYönetim'de adım adım nasıl yürütüleceğini anlatıyoruz.
1. Alacak Yönetimi Nedir?
Alacak yönetimi, apartman veya site yöneticisinin borçlu dairelerden olan alacaklarını düzenli, belgeli ve hukuki dayanağa sahip bir şekilde takip ettiği sürecin adıdır. Bu süreç yalnızca ödeme hatırlatmasından ibaret değildir; borçlunun kimliğinin, alacak tutarının, yapılan bildirimlerin ve atılan her adımın kayıt altına alınmasını kapsar.
Alacak yönetimi üç temel unsurdan oluşur:
| Unsur | Açıklama |
|---|---|
| Takip | Kimin ne kadar borçlu olduğunun, gecikme süresinin ve işleyen faizin anlık olarak izlenmesi |
| İletişim | Borçluya telefon, SMS veya e-posta yoluyla yapılan bildirimlerin kayıt altına alınması |
| Hukuki süreç | İhtarname gönderilmesi, avukata devir veya icra takibinin belgelenmiş şekilde başlatılması |
Bu üç unsurun birlikte ve belgelenmiş biçimde yürütülmesi, yöneticinin hem alacağını tahsil etme hem de hukuki olarak kendini koruma imkânını güçlendirir.
2. Hangi Borçlar Kapsama Girer?
Apartman veya sitede bir daireye tanımlanabilecek borç türleri oldukça geniştir. Alacak yönetimi; yalnızca aidat değil, daire bazında oluşan tüm borç kalemlerini kapsar:
- Aidat: Her ay düzenli olarak tanımlanan bağımsız bölüm aidatı
- Genel gider payı: Ortak alanların bakım ve işletim giderlerinden daireye düşen pay
- Isınma, su, elektrik faturaları: Binalarda ortak sayaçtan dağıtılan fatura payları
- Özel borçlandırmalar: Asansör hasarı, ortak alan tahribatı veya yöneticinin daireye özel tanımladığı herhangi bir kalem
Bu borçlardan hangisi gecikirse geciksin, takip süreci ve hukuki haklar aynı şekilde işler. Önemli olan borcun türü değil, zamanında ve belgeli biçimde takip edilmesidir.
3. Hukuki Dayanak ve Yöneticinin Hakları
Türk hukukunda apartman ve site yönetimindeki alacakların yasal dayanağı Kat Mülkiyeti Kanunu'dur. Kanun, hem yöneticinin ne talep edebileceğini hem de borçlu kat malikinin yükümlülüklerini açıkça düzenler.
Bu maddeye göre yöneticinin borçlu kat malikine karşı şu hakları bulunur:
- Asıl alacağın tamamını talep etme: Geciken tüm borç kalemleri (aidat, fatura payı, özel borç) eksiksiz istenebilir.
- Gecikme tazminatı talep etme: Ödemenin geciktiği her gün için yasal faiz ya da yönetim planında belirlenen tazminat işletilebilir.
- İcra takibi başlatma: Mahkeme kararı aranmaksızın, ilamlı icra veya ilamsız icra yoluyla ödeme emri gönderilebilir.
- Dava açma: Gerektiğinde Sulh Hukuk Mahkemesi'ne başvurulabilir.
4. Alacak Takibine Ne Zaman Başlanmalı?
Alacak yönetimini başlatmak için borcun çok büyümesini beklemeye gerek yoktur. Aksine erken başlamak hem tahsilat olasılığını artırır hem de hukuki sürecin belgesel zeminini güçlendirir.
| Gecikme Süresi | Önerilen Adım |
|---|---|
| 1. ay | SMS veya telefon ile ilk hatırlatma; görüşme kayıt altına alınır |
| 2. ay | Borç ekstresi e-posta ile gönderilir; yazılı bildirim belgesi oluşturulur |
| 3. ay ve üzeri | Resmi ihtarname gönderilir; borçlu daire "Uyarı" takibine alınır |
| İhtara rağmen ödeme yok | Avukata devredilir veya icra takibi başlatılır |
Bu sürelerin katı bir kuralı yoktur; yönetim planı veya genel kurul kararıyla farklı eşikler belirlenmiş olabilir. Ancak genel uygulama, 2–3 ay gecikmeyi aşan borçlar için resmi süreci başlatmak yönündedir.
5. Neden Belgeleme Şart?
Alacak yönetiminde yapılan her adımın belgeli olması, yöneticinin hem tahsilat sürecini hızlandırmasını hem de olası itirazlara karşı kendini korumasını sağlar.
Belgelenmemiş bir takip sürecinde şu sorunlar ortaya çıkar:
- Borçlu "beni aramadınız, haberim yoktu" diyebilir; ispat yükü yöneticiye düşer.
- İhtarın gönderildiği ama teslim edilmediği iddia edilebilir.
- İcra sürecinde "usule aykırı takip" itirazıyla süreç gecikebilir.
- Yönetim değişikliğinde geçmiş takip bilgisi kaybolur.
BYönetim ile Alacak Yönetimi Nasıl Yapılır?
Yukarıda anlattığımız süreci (takip, iletişim, ihtar, icra) BYönetim'de adım adım ve tamamen belgelenmiş biçimde yürütebilirsiniz. Her işlem otomatik olarak zaman damgasıyla kayıt altına alınır; hiçbir adımı ayrıca not almanıza gerek kalmaz.
Adım 1 — Takip Durumunu Uyarı'ya Alın
BYönetim'de alacak takibi, Bağımsız Bölümler ekranındaki Takip Durumu sütunundan başlar. Her dairenin takip durumu varsayılan olarak "Normal"dir; borçlu daire için bunu "Uyarı"ya almak yeterlidir:
- Bağımsız Bölümler ekranına gidin ve borçlu daireyi bulun.
- Satırdaki Takip Durumu alanını Uyarı'ya alın; karşınıza bir onay ekranı çıkar.
- Onayladıktan sonra daire otomatik olarak Alacak Yönetimi bölümüne düşer.
Adım 2 — İletişim Kurun ve Kaydedin
Her kart üzerinden üç farklı iletişim yöntemi kullanabilirsiniz; her biri otomatik olarak zaman damgasıyla belgelenir:
| İşlem | Ne Yapar? |
|---|---|
| Arama Kaydı | Yaptığınız telefon görüşmesini sisteme işlersiniz; tarih, içerik ve sonuç kayıt altına alınır. "Ben aramadım" itirazına karşı somut belge oluşur. |
| SMS Gönder | Borçlu kişiye sistem üzerinden doğrudan SMS gönderilir. Gönderim tarihi ve içeriği otomatik kaydedilir. |
| Ekstre Gönder | O daireye ait borç ekstresi kişinin e-posta adresine iletilir. "Haberim yoktu" savunmasını ortadan kaldıran resmi bildirim kaydı oluşur. |
Adım 3 — Resmi İhtar Gönderin
Bildirimler sonuç vermezse İhtar Gönder ile hazır ihtarname oluşturulur:
- Borçlu daireye ait kartta İhtar Gönder butonuna tıklayın.
- Sistem şablonu otomatik doldurur: banka hesabı, borç tutarı ve alıcı adresi hazır gelir.
- Siz yalnızca avukat bilgisi gibi eksik alanları tamamlarsınız.
- İhtarı yazdırabilir ya da doğrudan e-posta olarak gönderebilirsiniz.
- Gönderim anı ve içeriği zaman damgasıyla kartın altına işlenir.
Adım 4 — Avukata / İcraya Verin
Tüm adımlara rağmen borç ödenmiyorsa Avukata / İcraya Ver ile yasal süreç başlatılır ve sistem üzerinden kayıt altına alınır:
| Girilen Bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Daire | İcra takibi başlatılan bağımsız bölüm |
| İcra Tarihi | Takibin başladığı resmi tarih |
| Dosya Numarası | İcra müdürlüğü dosya numarası |
| Tutar | Talep edilen toplam alacak miktarı |
| Avukat Bilgileri | Takibi yürüten avukat adı ve iletişim bilgisi |
| Mahkeme / İcra Aşaması | Ödeme emri, itiraz, haciz gibi sürecin hangi aşamada olduğu |
İcra bilgileri kaydedildiğinde borçlu dairenin tüm geçmişi Hesap Ekstresi üzerinden tek ekranda izlenebilir hale gelir.
Her Adım Otomatik Kayıt Altında
BYönetim'de gerçekleştirilen her işlem (arama, SMS, ekstre gönderimi, ihtar, icra) anlık olarak zaman bilgisiyle birlikte kartın altında listelenir. Aylarca süren bir takip sürecinin tamamı tek ekranda görünür; ne zaman ne yapıldığı her zaman erişilebilir durumdadır.
Borç ödenerek ya da icra dosyası sonuçlanarak süreç tamamlandığında Takibi Bitir butonuna basmanız yeterlidir. Daire tekrar Normal durumuna alınır.
Arama kaydından ihtara, icraya vermeye kadar tüm alacak yönetimi sürecini BYönetim'de belgeleyerek yürütün. Her adım kayıt altında, her belge erişime hazır.
Ücretsiz Deneyin →© BYönetim — Telif Hakkı Uyarısı: Bu blog yazısı BYönetim için düzenlenmiş olup, yazının izinsiz kullanılması; sosyal medyada, üçüncü taraf web sitelerinde veya yazılı yayınlarda paylaşılması hukuka aykırıdır. İzinsiz kullanım tespit edilmesi halinde her türlü yasal yola başvurulacaktır. Bilgilendirme amacıyla hazırlanan yazılarımız, okuyucularımıza herhangi bir hukuksal dayanak veya referans niteliği taşımamaktadır.