Kişiler Modülü

Yeni kişi eklemek için Kişiler ekranının sağ üst bölümünde bulunan Yeni Kişi Ekle butonuna tıklayın. Açılan formda kimlik ve iletişim bilgileri sırayla girilir: ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, telefon numarası, e-posta adresi, araç plakası ve adres. Aynı formda varsa açılış bakiyesi de bu adımda doldurulur — bu değer kişinin programa ilk eklendiği andaki mevcut borç veya alacak durumunu ifade eder ve kişi ekstresine başlangıç kaydı olarak yansır. KVKK onayı isteğe bağlıdır; almak isterseniz KVKK Onay SMS Gönder butonuna basıp kişinin telefonuna giden doğrulama kodunu girmeniz yeterlidir. Sistemde SMS kontörü yoksa onay daha sonra alınabilir; bu durum kişi kaydını etkilemez. Kayıt tamamlandığında kişi Aktif sekmesinde görüntülenir ve bağımsız bölüme atanmaya hazır hale gelir.

Açılış bakiyesi, kişinin sisteme ilk eklendiği andaki mevcut borç veya alacak durumunu ifade eder. Yani kişi sisteme dahil olmadan önce halihazırda bir borcu varsa veya yönetime alacaklı durumdaysa, bu tutar açılış bakiyesi olarak girilir. Bu değer girildiğinde kişi ekstresine başlangıç kaydı olarak yansıtılır ve kişinin tüm finansal takibi bu bakiye üzerinden başlar. Açılış bakiyesi girilmesi zorunlu değildir; alanı boş bırakırsanız kişi sıfır bakiye ile sisteme dahil olur. Bu sayede geçmişten gelen borç veya alacak bilgisi kayıt altına alınmış olur, kişinin güncel bakiyesi her zaman doğru hesaplanır.

Kişi ekstresi, ilgili kişinin sistemdeki tüm finansal hareketlerini tek bir ekranda gösteren özet ve detay alanıdır. Üst bölümünde kişinin toplam borç, toplam tahsilat, hesaplanan faiz ve kalan bakiye bilgileri özet olarak görüntülenir. Alt bölümde ise tüm finansal hareketler işlem tarihine göre listelenir; her satırda işlem tarihi, vade tarihi, gecikme günü, faiz oranı, işlem tipi, açıklama, borç veya alacak tutarı, anapara, faiz ve güncel bakiye ayrı sütunlarda yer alır. Kişinin bağlı olduğu bağımsız bölümlerden kaynaklanan borçlar ve yapılan tahsilatlar burada toplu şekilde takip edilir; böylece kişi bazlı finansal durum net şekilde izlenebilir.

İki yoldan ulaşılır: (1) Kişi listesinde ilgili kişinin satırına çift tıklayarak, (2) satırın sağındaki çark ikonundan açılan menüden Ekstre seçeneğini seçerek. Açılan ekranın üst kısmında kişinin toplam borcu, toplam tahsilatı, hesaplanan faiz bilgisi ve kalan bakiyesi yer alır. Alt kısımda ise tüm finansal hareketler işlem tarihi, vade tarihi, gecikme günü, faiz oranı, işlem tipi, açıklama, borç, alacak, anapara, faiz ve güncel bakiye sütunlarıyla detaylı şekilde listelenir. Tarih aralığı belirleyebilir, yalnızca borç ya da alacak hareketlerini görüntüleyerek listeyi daraltabilirsiniz.

Evet. Bir kişi birden fazla bağımsız bölüm ile aynı anda ilişkilendirilebilir. Aynı kişi farklı dairelerin kat maliki olabilir, başka bir dairenin kiracısı olabilir veya birden fazla dairede sakin olarak kayıt altında tutulabilir. Bu durumda kişinin ekstresinde, bağlı olduğu tüm dairelerden kaynaklanan finansal hareketler toplu şekilde görüntülenir. Böylece bir kişinin sistemdeki toplam borç, alacak ve bakiye durumu — hangi daireye ait olursa olsun — tek bir ekrandan izlenir; her daire için ayrı ayrı kişi kaydı açmak gerekmez.

Kişinin borcu, bağlı olduğu bağımsız bölümlerden ve sistemde belirlenen borçlandırma kurallarından kaynaklanır. Aidat, su, elektrik, ısınma, genel gider gibi toplu gelirlerden oluşturulan borçlar önce bağımsız bölüm üzerinden hesaplanır; ardından programda seçilen kurala göre kişiye yansıtılır. Yansıtma kuralı dört seçenekten biri olabilir: varsa kiracıya, kiracı yoksa kat malikine, yalnızca kat malikine ya da hisse oranlarına göre tüm maliklere. Ayrıca açılış bakiyesi veya kişiye özel manuel borçlandırmalar da kişinin borcunu oluşturabilir. Tüm bu hareketler hem ilgili kişinin ekstresinde hem de bağımsız bölüm ekstresinde görüntülenir.

Kişi listesinde her satırda görüntülenen bakiye, ilgili kişinin sistemdeki toplam finansal durumu gösterir. Bu değer; kişiye yansıyan tüm borçlar (aidat, su, elektrik, manuel borçlar vb.), yapılan tahsilatlar ve varsa açılış bakiyesi birlikte hesaplanarak oluşturulur. Kırmızı bakiye, kişinin borçlu olduğunu; sıfır veya pozitif bakiye ise kişinin sistemde borçsuz olduğunu ifade eder. Bu sayede borçlu kişiler liste üzerinde anında ayırt edilir, sıralama veya filtreleme bakiye üzerinden de yapılabilir.

KVKK onayı, kişinin kişisel verilerinin işlenmesine yönelik açık rızasını kayıt altına alır. Kişi ekleme formunda KVKK Onay SMS Gönder butonuna basıldığında kişinin telefonuna otomatik bir doğrulama kodu gönderilir; kullanıcı bu kodu sisteme girdiğinde onay süreci tamamlanır ve sistem kayıt altına alır. KVKK onayı zorunlu değildir; isterseniz onay almadan da kişiyi sisteme ekleyebilirsiniz. Onayın bu şekilde dijital olarak alınması, mevzuata uyumu kolaylaştırır ve kişi başına yazılı süreç işletme ihtiyacını ortadan kaldırır. SMS doğrulaması yapılabilmesi için sistemde aktif SMS kontörü bulunması gerekir.

Evet. SMS kontörü olmasa bile kişi kaydı sorunsuz tamamlanır. Bu durumda yalnızca KVKK onay SMS'i gönderilemez; bu, KVKK doğrulama sürecinin geçici olarak yapılamaması anlamına gelir, kişinin sisteme eklenmesini engellemez. Kişi yine Aktif sekmesinde görüntülenir, bağımsız bölüme atanabilir ve borçlandırma yapılabilir. Onayı sonradan almak istediğinizde, SMS paketi satın aldıktan sonra ilgili kişinin profilinden KVKK Onay SMS Gönder butonuna tekrar basarak süreci başlatabilirsiniz.

Kişi pasif duruma alındığında Aktif kişi listesinden çıkar ve Pasif sekmesine taşınır; ancak kayıt sistemden silinmez. Pasifteki kişinin geçmiş borçları, tahsilatları, ekstresi, iletişim bilgileri ve KVKK onay durumu olduğu gibi kalır ve istenildiğinde Pasif sekmesinden görüntülenebilir. Bu yapı; özellikle taşınan kiracılar, satılan dairelerin eski malikleri ya da artık ilişkisi kesilmiş kişiler için geçmiş finansal kayıtların kaybolmasını engeller. İleride ihtiyaç halinde eski borç-tahsilat hareketlerine sorunsuz şekilde ulaşılır; gerekirse kişi tekrar aktif duruma alınabilir.

Kişi ekstresinin üst bölümündeki işlem butonları sayesinde kişiye özel pek çok işlem hızlıca gerçekleştirilir: ekstreyi SMS, e-posta veya PDF olarak paylaşma, tahsilat alma, kişi bilgilerini düzenleme ve tek tıkla borcu yoktur yazısı oluşturma. Ekstre tablosu üzerinde tarih aralığına göre filtreleme yapabilir, yalnızca borç veya yalnızca alacak hareketlerini görüntüleyerek listeyi daraltabilirsiniz. SMS gönderimi yapılabilmesi için sistemde aktif SMS kontörü bulunması gerekir; PDF ve e-posta paylaşımı için bu şart aranmaz. Borcu yoktur yazısı, tapu devri veya hukuki süreçlerde kişinin sisteme borcu olmadığını belgeleyen resmi bir çıktıdır.

Kişiler, bağımsız bölümlere üç farklı rolde atanabilir: kat maliki, kiracı veya sakin. Aidat, su, elektrik, ısınma, genel gider gibi toplu gelir borçları önce bağımsız bölüm üzerinden hesaplanır; sonra programda seçilen kurala göre ilgili kişiye yansıtılır (varsa kiracıya, kiracı yoksa kat malikine, yalnızca kat malikine veya hisse oranlarına göre tüm maliklere). Bu yapı sayesinde finansal hareketler hem kişi ekstresinde hem de bağımsız bölüm ekstresinde ayrı ayrı izlenebilir. Kiracı değişikliklerinde dairenin geçmiş borçları kaybolmaz; yeni atama yapıldığında borç ilgili kişiye otomatik yansıtılmaya devam eder.

Evet. Kişi ekstresinin üst kısmında bulunan işlem butonları sayesinde tahsilat işlemi yapılabilir. Yapılan tahsilat, kişinin ekstresine alacak hareketi olarak yansır; toplam tahsilat ve kalan bakiye bilgileri de buna göre güncellenir.

Kişi ekstresinin üst bölümündeki işlem butonları arasında yer alan borcu yoktur yazısı seçeneğine tıklayarak tek tıkla oluşturulabilir. Bu çıktı, ilgili kişinin sistemdeki borç durumunu belgelemek amacıyla kullanılır.

Pasif kişiler, sistemle aktif ilişkisi kalmamış ancak geçmiş kayıtlarına, finansal hareketlerine ve iletişim bilgilerine hâlâ ulaşılabilen kişilerdir. Kişiler ekranındaki Pasif sekmesinden bu kayıtlara ulaşılır; geçmiş borç, tahsilat ve ekstre bilgileri silinmediği için ihtiyaç halinde her zaman incelenebilir.

Evet. Kişi ekstresinin üst kısmındaki işlem butonları arasında kişi bilgilerini düzenleme seçeneği bulunur; bu seçenek üzerinden kişiye ait bilgiler istenildiği zaman güncellenebilir.