Genel kurul salonunda toplantı bitip kararlar alınmış; karar defteri kapatılmışken bir malik gelip "hazirun listesinde arsa payı fazla yazılmış" diyerek itiraz ediyor. Kararın geçerliliği, toplantı tutanakları ve aidat/harcama yükümlülükleri aniden belirsizleşiyor. Böyle bir tespitle karşılaştığınızda hangi adımları atmalısınız, kararlar iptal riski taşır mı, düzeltme nasıl yapılır — somut ve uygulanabilir rehber burada.
Arsa payı fazlası tespiti neden önemlidir?
Hazirun listesi, genel kurul tutanaklarında kimlerin ve hangi arsa payıyla hazır bulunduğunu gösteren resmi kayıttır. Arsa payı fazlası (gerçekte var olmayan veya hesaplanmamış fazla arsa payının kaydedilmesi) kararların arsa payına göre alınması gereken hallerde karar nisabını etkileyebilir.
Öncelikle durumu belgelendirin: Hızlı tespit adımları
İtiraz anında veya kısa süre sonra yönetici ve yönetim kurulu tarafından yapılması gereken ilk işler şunlardır:
- Hazirun listesinin bir kopyasını hemen çoğaltın ve imzalı nüshayı saklayın.
- Şüpheli arsa payı kayıtları ile tapu kayıtlarını, yönetim planını ve bağımsız bölüm listelerini karşılaştırın.
- Gerekirse tapu sicilinden bağımsız bölüm arsa payı dağılımını resmi olarak doğrulayın (örnek: tapu kayıt sureti).
Karar geçerliliği nasıl değerlendirilir?
Kararın iptal edilebilirliği, hangi kararların alındığına ve kararın nisabına göre değişir:
- Eğer söz konusu karar "arsa payına göre" oy çokluğu gerektiren bir konuysa ve hazirun listesinde fazla arsa payı nedeniyle gerekli nisab sağlanmışsa, yanlışlık kararın esasa etkili olması halinde dava konusu olabilir.
- Sadece "sayı" esasına göre alınan kararlarda arsa payı fazlası hatası genellikle kararı etkilemez.
Bu değerlendirmede Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamaları temel alınır; somut olayın hukuki sonucu şartlara göre değişir ve somut tavsiye için bir avukata başvurulmalıdır.
Düzeltme prosedürü: Yönetici ve genel kurulun yol haritası
Pratik ve güvenli bir düzeltme yolu şu basamakları içerir:
- Yönetim kurulunun toplantı kararı ile hatanın tespiti ve düzeltme önerisinin yazılı hale getirilmesi.
- Hata düzeltmesi için olağanüstü genel kurul çağrısı yapılması; çağrı yazısında düzeltmenin konusu açıkça belirtilmelidir.
- Olağanüstü genel kurulda yeni hazirun listesi düzenlenmesi, bağımsız bölüm sahipliği ve arsa paylarının resmi belgelerle teyit edilmesi.
- Düzeltme kararının karar defterine eksiksiz işlenmesi ve gerektiğinde noter tasdiki yoluna gidilmesi.
| Durum | Önerilen işlem |
|---|---|
| Karar arsa payına göre alınmış ve nisab tartışmalı | ✅ Olağanüstü genel kurul + yeni hazirun (resmi belgelerle) |
| Karar sadece sayı esası ile alınmış | ✅ Yazılı düzeltme ve tutanakla açıklama; ancak iptal riski daha düşüktür |
Karar defteri kaydı ve noter tasdiki
Karar defterine yapılacak kayıtlar hem şeffaflık hem de ilerde doğabilecek itirazlara karşı dayanıklılık açısından kritik önemdedir. Düzeltme sonrası şu kurallara uyun:
- Eski kaydın üzerine silinti yapmadan, "düzeltme" başlığıyla yeni kayıt ekleyin; kimlerin katıldığı, hangi resmi belgelerin incelendiği ve alınan karar açık yazılmalıdır.
- Karar defterini noter tasdikine sunmak, yazılı itirazların ve resmi süreçlerin hızını ve güvenilirliğini artırır. Noter tasdiki özellikle üye listesi/hazirun değişikliklerinin resmiyet kazanması için faydalıdır.
Pratik öneriler: Hatayı önlemek için uygulanabilir adımlar
Yönetici ve yönetim kurulu, benzer hataların tekrar etmemesi için şu uygulamaları hayata geçirebilir:
- Genel kurul öncesi hazirun listesini tapu ve yönetim planı ile çapraz kontrol etmek.
- Toplantı sırasında hazirun listesinin bağımsız bölüm sahiplerine/vekaleten katılanlara gösterilmesi ve imza toplamadan önce arsa payı tutarlarının teyit edilmesi.
- Belgelerin dijital arşivlenmesi ve yönetim süreçlerinin yazılımla desteklenmesi; bu süreçleri kolaylaştırmak isterseniz BYönetim gibi çözümlerle hızlı kayıt ve belge eşleştirmesi yapabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesinde arsa payı fazlası tespit edilirse alınan karar otomatik olarak iptal olur mu?
Hayır otomatik iptal olmaz; kararın iptali için hatanın kararın nisabını ve sonucunu etkilediğinin gösterilmesi gerekir.
Hatanın düzeltilmesi için mutlaka olağanüstü genel kurul mu çağrılmalıdır?
Genellikle doğru olan budur; özellikle arsa payına göre alınması gereken kararlarda olağanüstü genel kurul ile yeni hazirun düzenlenmesi güvenlidir.
Karar defterine nasıl kaydetmeliyim; silinti yapılır mı?
Silinti yapmayın; eski kayıt üzerine "düzeltme" başlığıyla yeni, ayrıntılı bir kayıt ekleyin ve ek belge olarak tapu sureti/fark raporunu iliştirin.
Noter tasdiki zorunlu mudur?
Her durumda zorunlu değildir; ancak düzeltilmiş hazirun ve kararların resmiyeti için noter tasdiki güçlü bir delildir ve tavsiye edilir.
Bu tür uyuşmazlıklarda yönetici sorumluluğu nasıl değerlendirilir?
Yönetici, görevini özenle yerine getirmekle yükümlüdür. Hata yönetimde ihmal varsa sorumluluk doğabilir; somut duruma göre değiştiğinden hukuki danışmanlık alınması uygundur.
