Genel kurul salonunda kat malikleri, binanın güvenlik kamerası alımı için oy verdi; karar yazılı olarak hazırlandı ama yönetici aceleyle karar defterine kaydetmeyi unuttu. Birkaç ay sonra karara itiraz eden malikler ortaya çıkınca yönetici ve site yönetimi kararsız kaldı: Bu yazılı karar bağlar mı, karar defterine geçirilmemesi iptal nedeni olur mu ve hangi adımları atmalıyız?
Özet: Karar defterine geçirilmemiş yazılı kararların genel durumu
Kişisel ve uygulama farklılıkları olmakla birlikte, kat malikleri kurulunun aldığı yazılı kararların bağlayıcılığı; kararın usulüne uygun alınmış olması, hazirun cetvelinin ve gerekli çağrının yapılmış olması, kararın niteliği (genel mahiyetli mi, yönetici atama/azli gibi) ve sonrasında karar defterine geçirilmesi gibi unsurlara göre değerlendirilir.
Kararın bağlayıcı olup olmadığını belirleyen somut unsurlar
Bir yazılı kararın bağlayıcılığını tespit ederken şu unsurlara bakılır:
- Çağrı usulüne uygun yapılmış mı? (Çağrı ve gündem hukuka uygun olmalı.)
- Hazirun cetveli ve imzalar mevcut mu? (Kararın kime ait olduğu ve oy verenlerin belirlenmesi için gerekir.)
- Karar çoğunluğu sayısal ve/veya arsa payı bakımından sağlanmış mı? (Karar türüne göre farklı yeter sayılar aranır.)
- Kararın karar defterine geçirilmemesi kasıtlı mı yoksa ihmal mi? Süre ve sonrasında yapılan işlemler önem taşır.
Hukuki çerçeve: Hangi kurallar uygulanır?
Karar defterinin tutulması ve genel kurulun işlemlerine ilişkin temel kurallar Kat Mülkiyeti Kanunu ile belirlenir. KMK hükümleri ile birlikte, noter tasdiki, hazirun cetveli düzeni ve karar yeter sayısı uygulamaları önemlidir. Somut bir hüküm numarası verilmesi gerektiğinde metni kontrol ederek belirtin; burada genel ilke, karar alınma usulünün kanuna uygun olmasıdır.
Pratik: Karar defterine geçirilmemiş yazılı kararlar için 6 adımlık kontrol listesi
- Yazılı kararın orijinalini ve tarihi saklayın.
- Hazirun cetveli olup olmadığını ve imzaların kimlere ait olduğunu tespit edin.
- Oylama sürecinin çağrı, gündem ve yeter sayı yönünden uygunluğunu kontrol edin.
- Kararın tanımı; yönetim kararı mı, bağlayıcı genel kurul kararı mı olduğuna göre hukuki etki farklılaşır.
- Eğer eksikler teknik/sekreterya hatasından kaynaklanıyorsa, düzeltme ve deftere geçirme için genel kurul kararı yapmayı değerlendirin.
- İhtilaf varsa dava açılmadan önce arabuluculuk ya da uzlaşma yollarını değerlendirin; somut durumlara göre bir avukatın görüşü alın.
Yönetici sorumluluğu: Ne zaman sorumlu tutulur?
Yönetici, genel kurulun usulüne uygun yürütülmesinden ve kararların kayıt altına alınmasından sorumludur. Yönetici ihmal veya kasıtla defteri tutmuyorsa; maliklerin uğradığı zararlarla bağlantılı olarak yükümlülük doğabilir. Ancak somut sorumluluk değerlendirmesi olayın ayrıntılarına göre değişir; bu nedenle somut vaka için hukuki danışmanlık gereklidir.
Kararın sonradan deftere geçirilmesi: Hangi yöntemler kullanılır?
Karar defterine geçirme işlemi için pratik yollar:
- Bir sonraki olağan/olağanüstü genel kurulda kararı tespit edip deftere işlemek ve hazirun cetvelini yeniden düzenlemek;
- Kat malikleri arasında mutabakat varsa, mutabakat metnini imzalayıp deftere eklemek;
- Noter onaylı yazılı belgeler ve tutanaklarla eksikliğin giderilmesi (noter tasdiki gerektiğinde değerlendirilir).
Bu seçeneklerin uygunluğu kararı hangi nitelikte alındığına göre değişir; örneğin ana taşınmazda tapuya ilişkin veya yönetim planı değişikliğine yol açacak kararlar için daha sıkı usul gerekebilir.
Mahkeme ve ispat: Yazılı karar delil sayılır mı?
Mahkemeler ve icra mercileri yazılı belgeleri delil olarak değerlendirir. Ancak karar defterine geçirilmemiş yazılı kararların hukuki bağlayıcılığı yargılama sırasında karşı tarafça usul eksikliği iddiasıyla tartışılabilir. Bu nedenle; yazılı kararın imzaları, çağrı belgeleri, hazirun cetveli ve varsa toplantı tutanaklarıyla desteklenmesi gerekir.
Pratik öneriler: Yönetici ve kat maliklerine hızlı çözümler
Eğer binanızda böyle bir durumla karşılaştıysanız uygulaması kolay bazı önlemler:
- Kararın orijinalini dijital kopyalayın ve tarih damgası ile saklayın.
- Eksikliği gidermek için bir sonraki kurula 'kararın tespit ve deftere geçirilmesi' maddesini koyun.
- Yönetim işlemlerini dijitalleştirerek benzer hataları azaltın; bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim üzerinden hızlı kayıtla (6 ay ücretsiz deneme) defter, hazirun ve karar takibini kolaylaştırabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
| Durum | Pratik Sonuç |
|---|---|
| Yazılı karar + hazirun ve imzalar mevcut | ✅ Daha güçlü delil; deftere sonradan geçirilmesi genellikle kabul edilebilir. |
| Yazılı karar var ama hazirun/imza yok | Eksik usul iddiası güçlenir; yargıda tartışma olasılığı artar. |
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine geçirilmemiş yazılı karar kesinlikle geçersiz midir?
Net cevap. Hayır; yazılı karar tek başına delildir ancak usul eksiklikleri (çağrı, hazirun, yeter sayı) varsa bağlayıcılığı tartışılabilir.
Yönetici defteri geçirmediyse cezai sorumluluk çıkar mı?
Net cevap. İhmale bağlı zararlarda tazminat sorumluluğu gündeme gelebilir; ancak somut olayın özellikleri ve zarar ispatı gereklidir. Hukuki görüş alın.
Kararı sonradan genel kurulda tespit edip deftere geçirmek mümkün mü?
Net cevap. Evet; birçok durumda bir sonraki genel kurulda kararın tespiti ve deftere kaydı yoluyla eksiklik düzeltilebilir, ancak kararın niteliğine göre daha sıkı usul gerekebilir.
Noter tasdiki olmadan yazılı kararın delil değeri nedir?
Net cevap. Noter tasdiki delili güçlendirir ama noter onayı olmadan da yazılı belge mahkemede delil olarak sunulabilir; yine de eksik usul iddialarına karşı daha zayıf kalabilir.
Ben yönetici olarak süreçleri nasıl garantiye alırım?
Net cevap. Toplantı belgelerini (çağrı, hazirun, tutanak, yazılı karar) eksiksiz saklayın, karar defterini düzenli tutun ve dijital arşivleme/otomasyon kullanarak insan kaynaklı hataları azaltın. Gerekirse hukuki danışmanlık alın.
