Genel kurul salonunda bir vekalet üst üste uzatılıyor: bazıları noter tasdikli, bazıları ıslak imzalı ama hazirun listesindeki arsa paylarıyla uyuşmuyor; bir temsilci birden fazla dairedeki vekaleti iddia ediyor. Yönetici olarak hangi vekaletleri kabul edeceğinizi, arsa payı ve sayı çatışmalarında nasıl hareket edeceğinizi ve kuşkulu imza durumunda ne kaydetmeniz gerektiğini adım adım ele alıyoruz.
Temsilen oy kullanmanın temel ilkeleri ve kaynaklar
Kat Mülkiyeti Kanunu doğrudan vekaletin şeklini tek bir maddede düzenlemez; uygulama yönetim planı, genel kurul kararları ve genel hukuk ilkeleriyle şekillenir. Bu nedenle yönetim planı ilk referanstır. Ayrıca toplantı tutanakları ve karar defteri uygulamaları için Kat Mülkiyeti Kanunu'na atıf yapılarak uygulamada uyulması gereken usuller benimsenir.
Geçerli vekaletin şekli: hangilerini kabul edersiniz?
Yönetici olarak pratikte aşağıdaki vekalet türlerini kabul edebilirsiniz. Hangisinin geçerli sayılacağı, yönetim planı veya toplantı başkanının takdirine bağlıdır:
- Noter onaylı vekalet: En güçlü belge; kimlik ve yetki açıkça yazılıysa tereddüt bırakmaz.
- Islak imzalı yazılı vekaletname: Malik tarafından imzalanmışsa, yönetim planında aksi hüküm yoksa genellikle kabul edilir.
- Elektronik imza veya e-Devlet üzerinden oluşturulan güvenli vekalet: Yönetim planı veya genel kurul onayıyla benimsenmişse geçerli olabilir.
Dikkat: Telefonla veya e-posta ile iletilen beyanlar tek başına vekalet yerine geçmez; yazılı ve imzalı belge esastır.
Bir kişi kaç vekalet taşıyabilir? Yönetim planı ve genel kurul kararları
Yönetim planında açık sınırlama yoksa genel kurul, toplantı sırasında temsilci başına alınabilecek vekalet sayısını sınırlayan bir karar alabilir. Bu tür sınırlamalar genel kurulun düzeni ve denetlenebilirliği için meşrudur.
Arsa payı ile sayı çatışması nasıl çözülür?
Kararların bazıları için sayı esaslı (bağımsız bölüm sayısı) çoğunluk, bazıları içinse arsa payı esaslı çoğunluk aranır. Hangi yöntemin uygulanacağı yönetim planında belirtilir; yoksa kararın niteliğine göre tespit edilir.
| Karar Türü | Çoğunluk Tipi |
|---|---|
| Günlük yönetim ve rutin onaylar | Genelde sayı esaslı yeter sayı |
| İşletme projesi değişikliği, ortak alan kullanımı değişiklikleri | Genelde arsa payı esaslı onay gerekir |
Pratik adım: vekaletlerde yazılı arsa payı toplamını hazirun listesiyle karşılaştırmadan karar alma işlemi yapılmamalıdır; aksi halde sonradan yapılacak itirazlar toplantı kayıtlarını zayıflatır.
Şüpheli veya sahte imza durumlarında yönetici ne yazmalı, hangi adımları atmalı?
İmzanın sahte olduğu veya vekaletin sonradan düzenlendiği şüphesi varsa yönetici şu şekilde davranmalıdır:
- Belgeyi aynen muhafaza edin; orijinalini dosyada bırakın.
- Toplantı tutanağına kuşkunun varlığını açıkça kaydedin ve toplantı başkanına bilgi verin.
- Gerekirse toplantı başkanı ile kısa bir ara verilip malik ile yüz yüze kimlik ve imza kontrolü yapılmasını isteyin.
Hazirun listesi, karar defteri kaydı ve tutanak metni nasıl düzenlenir?
Hazirun listesinde vekaletlerle ilişkili arsa payları, vekalet veren ve vekil bilgileri ayrı sütunlarda yazılmalıdır. Karar defterine tutanak düzenlenirken vekaletlerin türü (noterli/ıslak imza/elektronik), adları ve toplam arsa payı açıkça belirtilmelidir. Böylece sonradan yapılacak itirazlarda şeffaflık sağlanır.
Not: Karar defteri işlemleri ve noter onayı uygulamaları için ilgili hükümlere ve uygulamaya dikkat edin; gerektiğinde noter uygulamalarına uygun kayıt alın.
Toplantıyı dijitalleştirmek isterseniz — pratik araç önerisi
Vekaletlerin takibi, hazirun listesi ve arsa payı hesaplarının hatasız yapılması için dijital araçlar işleri kolaylaştırır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi bulut tabanlı çözümler vekalet yönetimi, online hazirun oluşturma ve oy hesaplama süreçlerini hızlandırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Vekaletin noter tasdiki zorunlu mu?
Noter tasdiki zorunlu değildir; fakat yönetim planı zorunlu kılmıyorsa yazılı ıslak imzalı vekalet genelde yeterli kabul edilir. Noter vekaleti itirazları azaltır.
Bir kişi birden fazla vekaletle oy kullanabilir mi?
Yönetim planında sınırlama yoksa teknik olarak mümkündür; ancak genel kurul düzenini korumak için toplantıda sınırlama getirilmesi ve bu kararın tutanağa geçirilmesi sık kullanılan yöntemdir.
Telefon veya e-posta ile gelen onay vekalet yerine geçer mi?
Tek başına telefon/e-posta beyanı vekalet yerine geçmez; yazılı ve imzalı belge gereklidir, yönetim planı özel düzenleme yapmadıysa bu kural geçerlidir.
Hazirun listesinde arsa payı hatası tespit edilirse ne yapılır?
Eğer toplantı sırasında fark edilirse tutanağa kaydedilip düzeltme yapılmalıdır; kararın niteliğine göre hatalı hesaplama kararın iptaline veya itirazına yol açabilir. Yönetim planı ve kayıtlarla uyum sağlanmalıdır.
Şüpheli imza olduğunu düşünüyorsam hemen vekaleti reddedebilir miyim?
İddia doğrulanmadan vekaleti reddetmek hukuki risk doğurur. Önce belgeyi muhafaza edip durumu tutanağa kaydetmek, mümkünse malik ile kimlik doğrulaması yapmak uygun yaklaşımdır. Somut durum için uzman görüşü gerekebilir.
