Genel kurul salonunda herkes hazır, gündem “yönetici seçimi” — ama aday son anda çekildi. Salonda huzursuzluk, kimin oy vereceği belirsiz; yönetici adayı çekilince toplantı nasıl devam eder, karar alınabilir mi ve tutanak/karar defterine ne yazılmalıdır? Bu rehber, uygulamada sık karşılaşılan bu senaryoya KMK ve iyi yönetim ilkeleri çerçevesinde pratik adımlar sunar.
1. Önce durum tespiti: Çağrı ve hazirun bağlamı
Toplantının geçerli olup olmadığını belirlemek için önce çağrı usulü ve hazirun (katılanlar) kontrol edilir. Kat Mülkiyeti Kanunu (Kat Mülkiyeti Kanunu olarak adlandırılan düzenlemeler) genel kurulun çağrı usulünü ve toplantı nisabını düzenler; çağrı eksikse toplantı iptal edilebilir. Yönetim planı veya iç tüzükte farklı bir usul öngörülmüşse ona bakılmalıdır.
2. Yönetici adayının çekilmesi — toplantının derhal bitmesi gerekir mi?
Bir adayın listeden çekilmesi tek başına toplantının sona ermesini gerektirmez. Mevcut gündem ve diğer aday/adaylar varsa seçim devam edebilir. Ancak aday çekilmesinin nedeni, toplantı nisabını etkileyen bir durum (ör. belirli sayıda bağımsız bölüm sahibinin çekilmesi) ise o anda toplantının çoğunluğunun kalıp kalmadığı kontrol edilmelidir.
3. Eksik çoğunlukta hangi kararlar alınamaz, hangileri alınabilir?
Kat Mülkiyeti sisteminde bazı kararlar için salt çoğunluk, bazıları için nitelikli çoğunluk gerekir. Yönetici seçimi gibi rutin seçimler genelde olağanüstü nitelikli çoğunluk gerektirmez; ancak yönetim planı farklı bir düzenleme koymuş olabilir.
- Toplantı nisabının düşmesi halinde alınan kararların iptal riskine dikkat edin.
- Maddi nitelikteki yönetim planı değişiklikleri, bina bütçesi onayı, büyük onarımlar gibi kararlar genellikle daha yüksek çoğunluk ister ve eksik nisapta alınamaz.
4. Yeniden çağrı ve ikinci toplantı usulü
Genel kurulun devamı için en temiz yol yeniden çağrı yapmaktır. Yönetim planı veya iç düzenleme ikinci toplantı çağrısı usulünü belirliyorsa ona uyulmalı; yoksa aynı çağrı metni çerçevesinde kanuni sürelere göre yeniden çağrı yapılır.
- Mevcut tutanağa aday çekilmesini ve alınan anlık kararları (varsa) yazın.
- Eğer toplantı devam ediyorsa ve nisap yeterliyse seçim yapılabilir; değilse yeniden çağrı kararı alın (tutanakta kesin belirtilmeli).
- Yeniden çağrı tarih/saat/yerini ilan edin; yönetim planı süreleri varsa onlara uyun.
| Durum | Önerilen işlem |
|---|---|
| Aday çekildi, nisap yeterli | ✅ Seçim devam edebilir; tutanakta aday çekilmesi kaydedilsin. |
| Aday çekildi, nisap düşmüş | ✅ Yeniden çağrı/erteleme; toplantı tutanağı ile yeni çağrı gerek. |
5. Karar defteri, tutanak ve noter tasdiki: Ne yazılmalı?
Karar defterine yazılacaklar net ve ayrıntılı olmalıdır. Yönetici adayının çekilmesi, çekilme zamanına kadar yapılan oy, varsa çekiliş nedeni (kısa açıklama), toplantının devam/erteleme kararı mutlaka kaydedilmelidir. Karar defteri noter tasdiki gerekliliği yönetim planına ve toplantının statüsüne göre değişir; genel uygulamada defterin doğru ve eksiksiz tutulması yöneticinin sorumluluğudur.
6. Pratik akış önerisi — ilk kez yöneticiler için kısa rehber
Toplantıda panik yaşanmaması için yönetici adayının çekilmesi halinde izlenecek basit akış:
- 1. Durumu ilan edin ve hazirun listesini güncelleyin.
- 2. Yönetim planı/çağrı metni kontrolü yapın (yeniden çağrı süreleri).
- 3. Tutanağa aday çekilmesini ve alınan karar(lar)ı yazın; gerekiyorsa yeniden çağrı kararı alın.
- 4. Yeniden çağrı ilanını usule uygun yapın.
- 5. Tüm belgeleri (çağrı, hazirun, tutanak) saklayın; noter tasdiki gerekiyorsa zamanında yaptırın.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, çağrı, hazirun yönetimi, duyuru ve karar defteri süreçlerini dijital olarak takip eden araçlar işinizi kolaylaştırır; örneğin BYönetim ile hızlı kayıt ve yeniden çağrı sürecini başlatabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Yönetici adayı son anda çekilirse toplantı otomatik olarak iptal olur mu?
Hayır, otomatik iptal olmaz; toplantının devam edip etmeyeceği nisaba, gündeme ve yönetim planına bağlıdır.
Hazirun listesi aday çekildikten sonra güncellenmeli mi?
Evet, hazirun listesindeki değişiklikler hemen kayda geçirilmeli ve tutanakta belirtilmelidir.
Yeniden çağrı ne kadar sürede yapılmalı?
Yönetim planı veya çağrı metninde belirlenmiş süre varsa ona uyun; yoksa makul ve ilan edilen sürelerde yeniden çağrı yapılması iyi uygulamadır.
Karar defterine 'aday çekildi' dışında ne yazılmalı?
Aday çekilme saati, nedeni (varsa), toplantıda kalanların durumu, alınan kararlar veya erteleme kararı ile yeniden çağrı bilgileri açıkça yazılmalı.
Noter tasdiki her genel kurul sonrası gerekli midir?
Her durumda değil; yönetim planı veya yasal düzenlemeler hangi defterin/kararın tasdik gerektirdiğini belirleyebilir. Belirsizlikte hukuki danışmanlık alınması önerilir.
