Yeni taşınmış bir kiracıyla karşı karşıyasınız: kapıda son ödemeyi yapmadığını iddia eden site yönetimi, kiracı ise dekont gösteriyor ama dekontta tarih veya açıklama eksik. Yönetici olarak aidat alacağını düzenli, mahkemede ve icra dosyasında geçerli şekilde nasıl toplarsınız? Bu rehber, belgelerden tutanağa, alacağa yazma işleminden icra hazırlığına kadar adım adım anlatır.
1. Önce hangi yasal zeminde hareket edersiniz?
Aidatın hukuki dayanağı Kat Mülkiyeti Kanunu ve işletme projesi ile belirlenir. Kat Mülkiyeti Kanunu (Kanun adı olarak belirtilmelidir) uyarınca ortak giderlerin kat malikleri (ve dolayısıyla kiracıya yapılan sözleşmeye göre kiracı) tarafından ödenmesi beklenir. Somut sorumluluk sözleşme ve durumunuza göre değişir; bu nedenle kesin yönlendirme için uzman avukata danışın.
2: Delil toplamada öncelikli belgeler (zaruri liste)
İcra ve mahkeme sürecinde işinizi kolaylaştıracak, geçerli deliller şunlardır:
- Aidat bildirimleri: tarihli, bağımsız bölüme gönderilmiş ilan veya tebligat kopyaları.
- Aidat tahakkuk bordroları: işletme projesine göre hesaplanmış aylık tahakkuk dökümü.
- Tahsilat kayıtları: kasa defteri, banka/muhasebe kayıtları ve makbuzlar.
- Banka dekontu/dijital ödeme kayıtları: açıklama kısmı, gönderici hesap adı ve tarih olmalı.
- Tutanak: kiracıyla yapılan son durum tutanağı (taşınma tarihi, anahtar teslimi, sayaç okuma vb.).
- Genel kurul kararları (varsa): aidat usulleri, faiz uygulamaları veya özel uygulamalar.
3: Taşınma anında düzenlenecek tutanak nasıl olmalı?
Tutanak icra ve mahkemede delil niteliği yüksek belge olur; şu unsurları kesin yazın:
- Tutanak başlığı, tarih ve saat.
- Tarafların açık kimlik bilgileri (kiracı, malik veya temsilcisi, yönetici) ve iletişim bilgileri.
- Taşınma nedeninin kısa ifadesi ve bağımsız bölüm numarası.
- Son aidat ödeme tarihi, hesaplanan borç kalemi ve miktarı (ay-ay gösterim).
- Sayacı etkileyen durumlar varsa sayaç verileri veya not.
- Taraf imzaları; mümkünse iki bağımsız görgü tanığı veya yönetim kurulu üyesinin imzası.
4: Dekont iddiası varsa hangi karşı-tespiti yapmalısınız?
Kiralayanın veya kiracının 'havale yaptım' demesi sık görülen durumdur. Bu durumda yöneticinin kontrol etmesi gerekenler:
- Banka dekontundaki açıklama ile tahakkuk açıklamasının eşleşmesi (ödeme açıklaması 'aidat' ve birim numarası içermeli).
- Gönderen hesap sahibi ile bağımsız bölümün kayıtlı malik/kiracı isminin uyuşup uyuşmadığı.
- Gönderim tarihi ile bildirilen ödeme dönemi arasındaki uygunluk.
- Havale/eft işlem numarası ile bankadan teyit alınması.
Eğer dekont eksikse veya açıklama yoksa, dekont sahibiyle yazılı ek açıklama talep edin; banka kanalıyla işlem dökümü talep edilebilir.
5: Alacağa yazma (deftere tahakkuk ve alacak kaydı) prosedürü
Yönetim hesabına borcu düzenli kaydetmek, icrada muvaffakiyet için ilk adımdır. Yapılacaklar:
- Aidat tahakkuk fişi oluşturun: hangi dönemler için, hangi tutar, faiz uygulanıyorsa faiz hesabı notu.
- Muhasebe kaydı ve karar defterine iliştirme: tahakkuk ve tahsilat durumunu gösteren belgeleri ekleyin.
- Varsa genel kurul kararıyla onaylı gecikme faizi oranını uygulayın (karar yoksa işletme projesi veya yazılı duyurular şekline göre hareket edin).
6: İcra hazırlığı — hangi belgeler icra dosyasına konur?
İcra takibi başlatılacaksa, genel olarak gereken belgeler:
- Yönetim adına düzenlenmiş alacak hesap özeti (tahakkuk ve tahsilatlar ayrıntılı).
- Aidat bildirimleri, tahakkuk bordroları ve makbuzlar.
- Taşınma-tutanak ve varsa banka dekontu ile noter onaylı beyanlar.
- Genel kurul kararları veya yönetim kurulu kararları (faiz, gecikme usulü vs.).
İcra başvurusu ve takip sürecinde süreçler somut duruma göre değişir; bu nedenle bir hukuk uzmanına danışılmasını öneririz.
7: Dijital kayıt ve yazılım kullanımıyla süreç nasıl hızlanır?
Delil toplama, makbuz düzenleme ve tahakkuku hızlı, hatasız yürütmek için dijital sistemler büyük avantaj sağlar. Örneğin, aidat tahakkuklarını, makbuzları ve dekont eşleştirmelerini düzenli şekilde saklayan bir yönetim yazılımı süreci kolaylaştırır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi çözümlerle 6 ay ücretsiz deneme yapıp kayıt oluşturabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
| Manuel (kağıt) hazırlık | Yazılım destekli hazırlık |
|---|---|
| Faturalar, dekontlar klasörde | ✅ Merkezi dijital arşiv ve zaman damgası |
| Tutanak elle imza | ✅ Hızlı şablon, fotoğraf ve imza kaydı |
Sıkça Sorulan Sorular
Kiracı taşınırken kalan aidat borcunu yönetici doğrudan kiracıdan mı tahsil eder?
Net cevap. Yönetici öncelikle aidatı malik veya hesabına kayıtlı kişiden tahsil eder; kiracı-malik ilişkisini kira sözleşmesi belirler. Somut durum ve sözleşmeye göre değişir, gerekirse hukuk danışmanına başvurun.
Banka dekontu varsa icrada bu yeterli delil midir?
Net cevap. Tek başına dekont çoğu durumda yeterli olmayabilir; dekontun açıklaması, gönderici bilgisi ve tahakkuk kayıtlarıyla desteklenmesi gerekir.
Tutanak imzalanmadıysa delil değeri nedir?
Net cevap. İmzalanmamış tutanak delil değerini düşürür; ancak banka kayıtları, duyurular ve diğer belgelerle desteklenirse kullanılabilir.
Gecikme faizi nasıl hesaplanmalı ve nerede kararlaştırılır?
Net cevap. Gecikme faizi genel kurul kararı veya işletme projesi ile belirlenir; aksi halde yönetim uygulamalarına göre hesaplanır. Kesin uygulama için kararların belgelenmesi önemlidir.
İcra öncesi hangi son uyarı gönderilmelidir?
Net cevap. Yazılı borç bildirimi (taşınma tutanağı eklenecek şekilde) ve son ödeme süresi veren ihtarname niteliğinde bir bildirim gönderilmesi uygundur; bu, ileride icra/mahkeme sürecinde gösterilecek hazırlığın parçasıdır.
