Genel kuruldan yeni bir karar çıktı: siteniz artık aylık aidatı online tahsil edecek ve borçlulara SMS/push ile otomatik hatırlatma gönderilecek. Yönetici olarak ilk gece elinizdeki Excel dosyasına bakarken, hangi yazılımın hem muhasebe hem de hukuk gereksinimlerini gerçekçi şekilde karşılayacağını nasıl anlarsınız? Bir yanlış seçim hem ödemeyi geciktirir hem de mahcup/öncelik kurallarında hata yaratır.
Neden doğru yazılım seçimi kritik?
24–60 daireli siteler operasyonel karmaşıklık, farklı ödeme oranları (arsa payı/sabit), kısmi ödeme ve mahsup kuralları nedeniyle orta ölçekli işletme gibi yönetilir. Yanlış yazılım günlük iş yükünü artırır, hata ve itirazları çoğaltır, mali kayıtları bozabilir.
1) Banka entegrasyonu ve online tahsilat nasıl çalışıyor?
Seçeceğiniz yazılımın PCI-DSS, Banka/FİNTEK uyumluluğu ve reel banka entegrasyon yöntemlerini sorun. Gerçek zamanlı provizyon, iade süreçleri ve mutabakat desteği önemlidir.
2) Gecikme faizi ve mahsup kuralları otomatik mi uygulanıyor?
Gecikme faizi hesaplama, kısmi ödeme alındığında mahsup önceliği (ör. öncelikle gecikme faizi mi, cari aidat mı) ve arsa payı bazlı bölüşümün yazılıma nasıl tanımlandığını öğrenin. Bu, aidat itirazlarında en çok tartışılan noktadır.
3) Bildirim kanalları: SMS, push, e‑posta entegrasyonu nasıl yönetiliyor?
Bildirimlerin zamanlaması, tekrarı, alıcı listesinin (malikler/ kiracılar/temsilciler) yönetimi ve KVKK uyumluluğunu sorgulayın. Hangi şablonların özelleştirilebildiğini ve gönderim kayıtlarının yasal delil olabilecek şekilde saklanıp saklanmadığını öğrenin.
4) Muhasebe ve kasa‑banka takibi tam mı? Raporlama nasıl?
Gelir-gider, kasa/banka mutabakatı, cari hesap raporları ve dönemsel yasal raporlamaların (örneğin genel kurul için gelir-gider özeti) kolay çıkarılabilmesi gereklidir. Raporların Excel/CSV dışa aktarımı, dijital karar defteri ve onay süreçleri işinizi kolaylaştırır.
5) Personel ve bordro modülü gerekli mi?
Siteler kapıcı/temizlik/teknik personel istihdam ediyorsa bordro (net-brüt-SGK hesaplama) modülü iş yükünü azaltır. İşe giriş-çıkış, SGK bildirgeleri ve bordro kayıtlarının entegrasyonu muhasebe uyumunu yükseltir.
6) Kullanıcı deneyimi: sakin‑yönetici mobil uygulamaları var mı?
Mobil uygulama hem yönetici hem sakin tarafında kolay kullanılmalı; borç görüntüleme, ödeme, duyuru, oylama ve evrak paylaşımı gibi fonksiyonlar olmalıdır. Gerçekten kullanılmayan özellikler masraf yaratır; demo ve kullanıcı testi isteyin.
7) İtiraz, mahsup ve kısmi ödeme senaryoları nasıl işleniyor?
Gerçek hayatta kısmi ödeme yapan sakin, mahsup talebiyle gelebilir. Yazılımın otomatik mahsup kuralları, manuel düzeltme seçeneği ve itiraz takibi (tarihçe, not) sunması gereklidir. Bu özellikler genel kurulda tutulan hesapları korur.
| Sorun | Yazılımda aranacak özellik |
|---|---|
| Gecikme faizi tartışması | ✅ Otomatik faiz hesaplama ve geçmişe dönük düzeltme |
| Kısmi ödeme | ✅ Mahsup önceliği kuralı + manuel düzeltme geçmişi |
8) Hukuki uyum ve kayıt saklama (KMK ve KVKK açısından)
Yazılımın karar defteri, hazirun listesi, aidat bildirimleri ve ödeme kayıtlarını yasal delil niteliğinde saklayıp saklamadığını sorun. Kat Mülkiyeti Kanunu ve KVKK çerçevesinde verilerin saklanma ve paylaşım politikalarını netleştirin.
9) Teknik güvenlik, yedekleme ve SLA
Veri yedekleme sıklığı, erişim kontrolleri, iki faktörlü doğrulama ve hizmet kesintisi durumunda SLA taahhüdü öğrenilmelidir. Kesinti sırasında tahsilat ve bildirim süreçlerinin nasıl yürütüleceği kritik önemdedir.
10) Geçiş, eğitim ve destek süreçleri nasıl işliyor?
Excel/defterden geçişte veri temizliği, geçmiş dönem alacakların aktarımı, yönetici-sakin eğitimleri ve canlı destek süreci projeyi başarıya taşır. Kademeli geçiş (hibrit kullanım) seçenekleri olup olmadığını sorun.
11) Fiyatlandırma, deneme ve paket kapsamı
Fiyatlandırmanın mesken sayısına göre nasıl değiştiğini, hangi modüllerin temel pakete dahil olduğunu ve ek ücret gerektiren entegrasyonları sorun. Ayrıca deneme süresi ve iptal koşullarını mutlaka kontrol edin.
BYönetim, orta ve büyük ölçekli siteler için otomatik aidat tahakkuku (arsa payı veya eşit dağıtım), gecikme faizi otomasyonu, online tahsilat (kart + banka), gelir‑gider, kasa‑banka takibi, alacak/borç yönetimi, SMS/push bildirim ve mobil uygulamalar sunar; karar defteri, duyuru ve dijital oylama süreçleri de mevcuttur. Kayıt işlemlerini hızlı başlatmak isterseniz BYönetim ile hemen başlayabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Karşılaştırma: Excel vs Tam Entegre Çözüm
Excel hızlı ve düşük maliyetli bir başlangıç sağlar ancak;
- Otomatik banka mutabakatı, gecikme faizleri ve SMS/push entegrasyonu yoktur.
- İnsan hatası ve denetim zorluğu yüksektir.
Tam entegre bir yazılım ise başta yatırım gerektirir ama otomasyon, raporlama, yasal kayıt ve kullanıcı desteğiyle net zaman + maliyet avantajı sağlar.
Sözleşme ve sözleşme maddelerinde dikkat edilecekler
Hizmet sözleşmesinde veri sahipliği, SLA, gizlilik, banka entegrasyonu ücretleri ve iptal koşullarını açıkça kontrol edin. Teknik ve hukuki şüphelerde bir uzmana danışın; yazılım sağlayıcısı genelde sözleşme taslağı sunar.
Sıkça Sorulan Sorular
Yazılım bankalarla doğrudan mı çalışmalı yoksa ödeme ara yüzü yeterli mi?
Doğrudan banka entegrasyonu daha hızlı mutabakat ve düşük manuel işlem sağlar; ancak ödeme ara yüzü (pos sağlayıcı) da çoğu zaman yeterlidir. İşlem iade ve mutabakat prosedürlerini kontrol edin.
KVKK açısından SMS ve push bildirim için ne dikkat edilmeli?
Kullanıcı rızasının alınması, veri işleme ve saklama politikalarının sözleşmede yer alması gerekir. Ödemeye ilişkin kayıtların saklanma süresi ve erişim kontrolleri önemli.
Kısmi ödemede mahsup sırası nasıl belirlenmeli?
Genellikle yönetim kurulunun belirlediği mahsup önceliğine göre (ör. gecikme faizi önce mi) yazılım kurallarına göre otomatik uygulanmalıdır; aksi halde manuel müdahale gerekebilir.
Deneme süresiyle tüm modülleri test edebilir miyiz?
Birçok sağlayıcı temel fonksiyonları deneme süresinde açar; gelişmiş entegrasyonlar banka/pos onayı gerektirebilir. BYönetim 6 ay ücretsiz deneme sunarak geniş bir test imkânı verir.
Seçim sonrası veri geçişi nasıl yapılır?
Geçiş genellikle Excel/CSV ile yapılır; eksik veya tutarsız kayıtların temizlenmesi gerekir. Sağlayıcıdan kademeli geçiş ve destek talep edin.
Fiyatlandırmada nelere dikkat etmeli?
Mesken sayısına göre ücret, banka pos ücretleri, SMS/push kredi maliyetleri ve ek modül ücretlerini kontrol edin. Detaylı fiyat bilgileri için sağlayıcının fiyat sayfasını inceleyin: https://byonetim.com.tr/fiyatlar.
Hukuki uyum için hangi belgeler önemlidir?
Genel kurul kararları, aidat bildirimleri, ödeme kayıtları ve karar defteri dijital kayıtlarının sağlam saklanması önemlidir. Gerektiğinde bunlar KMK ve ilgili yasal düzenlemeler kapsamında delil niteliği taşıyabilir.
Sonuç: Hangi özellik öncelikli olmalı?
24–60 daireli sitelerde öncelik: banka entegrasyonu, otomatik mahsup/giaç hesaplamaları, SMS/push uyumu ve güvenli veri saklama. Bu kriterleri sağlayan çözüm uzun vadede zaman ve maliyet kazandırır.
BYönetim'i 6 ay ücretsiz deneyin.
