Genel kurul sonrası yönetici, aidat borcu olan bir kat malikiyle aynı kişiden (örneğin depo kira, kapıcı alacağı veya iade edilecek teminat) alacağı olduğu bilgisiyle karşılaşıyor. Diyelim ki malik, aidat borcunu ödemekten kaçınıyor; yönetici alacağı otomatik olarak mahsup edip borcu kapatabilir mi? Apartman/sitenizde sık görülen bu durumun hem uygulaması hem de hukuki sınırları netleştirilmeli.
Aidat mahsup (geçici mahsubun) ne demektir?
Aidat mahsup, kat malikinin yönetim veya ortaklardan alacağı bulunduğunda bu alacağın aidat borcuyla karşılaştırılarak kapatılmasıdır. Pratikte iki tür mahsubu konuşuruz:
- Kesin mahsup: Taraflar arasında uzlaşma ile yazılı ve kayıtlı biçimde yapılan mahsup.
- Geçici (idari) mahsup: Yönetimin muhasebe kaydı veya işlem kolaylığı amacıyla borcu alacakla tek taraflı kapatması; tartışmaya açıktır.
Hukuki çerçeve: Kat Mülkiyeti uygulamalarında neler geçerli?
Kat Mülkiyeti Kanunu (Kat Mülkiyeti Kanunu) doğrudan mahsup düzenlemez; ancak genel ilkeler ve yönetim yetkileri çerçevesinde işlem yapılır. Yönetimin harcama, tahsilat ve defter tutma yükümlülükleri nedeniyle uygulamada şu kurallar önem kazanır:
- Genel Kurul yetkisi: Gelir-gider hesaplarının, ortak giderlerin ve özel kalemlerin nasıl dağıtılacağının esasları yönetim planı ve genel kurul kararlarıyla belirlenir.
- Hesapların şeffaflığı: Yönetim, hesap ve defterleri düzenli tutmak ve istenildiğinde kat maliklerine sunmak zorundadır.
Ne zaman mahsup yapılabilir? Pratik şartlar
Kesin mahsup uygulaması için şu şartların sağlanması gerekir:
- Alacağın ve borcun mahiyeti ve tutarı açık, belgelenmiş olmalı (makbuz, kira sözleşmesi, iade proforma vb.).
- Taraflar arasında yazılı rıza veya genel kurul kararı ya da yönetim kurulunun açık yetkilendirmesi bulunmalı.
- Mahsupun muhasebe ve karar defterine işlenmesi, makbuzların ve bildirimlerin saklanması gereklidir.
Uygulama örnekleri ve hesaplama
Aşağıda iki somut örnek ve hesaplama adımları var.
| Durum | Uygunluk |
|---|---|
| 1) Malik A'nın depo kira alacağı 6.000 TL; aidat borcu 2.000 TL. | ✅ Eğer kira sözleşmesi ve tahsil edilememiş fatura varsa, malikin yazılı onayıyla 2.000 TL mahsup edilip 4.000 TL iade edilebilir. |
| 2) Malik B için idari kayıtla tek taraflı mahsup: Aidat borcu 3.000 TL, yönetim alacağı 3.000 TL (kapıcı ücreti iadesi). | ⚠️ Tek taraflı mahsup risklidir; yazılı rıza veya genel kurul kararı yoksa itiraz halinde yönetim sorumlu tutulabilir. |
Yönetici için adım adım güvenli uygulama önerisi
Somut hukuki tavsiye veremem; ancak uygulamada riski azaltmak için şu adımlar tavsiye edilir:
- Alacak ve borcu belgeleyin: sözleşme, makbuz, tutanak.
- Malikle yazılı mutabakat isteyin; mümkünse ıslak imzalı veya e-imzalı onay alın.
- Genel kurulda mahsup usulünü içeren bir iç düzenleme veya yetki kararı alın (özellikle sık tekrar eden durumlar için).
- Muhasebe kaydını ve makbuz/harcama belgelerini dosyalayın; hesap ve kasa/banka hareketleriyle uyuşmasını sağlayın.
- Malik itiraz ederse izlenecek idari yol: itiraz ve belge talebini kayıt altına alın; gerekiyorsa hukuki görüş alın.
Muhasebe ve belgelendirme: Nelere dikkat edilmeli?
Yönetimin defterleri (gelir-gider defteri, karar defteri) ve makbuz düzeni mahsup işlemlerinin ispatı için kritik önemdedir. Aşağıdakiler şarttır:
- Mahsup işlemi için ayrı belge veya ek makbuz düzenlenmesi,
- İlgili genel kurul kararı veya malik onayı varsa bunun karar defterine geçirilmesi,
- Kasa-banka kadın eşleşmesi ve aylık raporlarda mahsup gösterimi.
Mahsup uygulamasının sınırları ve itiraz durumları
Alacak şüpheli veya henüz kesinleşmemişse (örneğin dava konusu, tahsil edilememiş kira) mahsup yapmak risklidir. Malik itiraz ederse bu itiraz ve varsa dava süreci yönetimin kayıtlarına yansıtılmalıdır. Yönetim, Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamındaki genel hesap ve bildirim yükümlülüğünü ihlal edemez.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, aidat-alacak karşılaştırması, makbuz takibi ve yazılı onayların saklanması gibi işlemleri kolaylaştırmak için BYönetim gibi bir yönetim yazılımı süreci hızlandırır ve kayıt şeffaflığını artırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Yönetici malik rızası olmadan mahsup yaparsa ne olur?
İtiraz halinde yönetici hukuki ve mali sorumlulukla karşılaşabilir; mahsupta delil ve karar eksikliği yönetimin aleyhine işler.
Mahsup için genel kurul kararı gerekli mi?
Her durumda gerekli değildir; ancak sürekli veya yüksek tutarlı mahsuplar için genel kurul yetkilendirmesi güçlü bir teminat sağlar.
Kiracı aidat ödemiş, malik alacaklı ise mahsup yapılabilir mi?
Kiracının yaptığı ödeme malik adına sayılır; malik ve yönetim arasında mahsup için belge ve mutabakat aranmalıdır. Somut durum farklılık gösterir.
Alacak dava konusuysa mahsup yapılabilir mi?
Şüpheli veya dava konusu alacaklar için tek taraflı mahsup risklidir; davanın sonucuna göre işlem yapılması daha güvenlidir.
Mahsup muhasebe kaydı nasıl tutulmalı?
Mahsup işlemi ayrı belgeyle, gelir-gider defteri ve kasa/banka kayıtları ile uyumlu şekilde gösterilmeli; ilgili makbuzlar saklanmalıdır.
Kaynaklar ve uygulama notu
Kat Mülkiyeti uygulamaları genel hukuki çerçevesi Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri ve genel hukuki ilkelerle şekillenir. Muhasebe ve işleyiş bakımından uygulama ve içtihat farklılık gösterebilir; somut uyuşmazlıklarda hukuki görüş alınması tavsiye edilir.
