Sabah gelen banka mutabakatında birkaç dairenin otomatik aidat tahsilatının başarısız olduğunu görüyorsunuz; bazı malikler itiraz ediyor, kiracılar ödeme yaptığını söylüyor. Bina kasasında nakit darlığı baş gösteriyor, tedarikçilere ödeme gecikebilir. Böyle bir durumda yönetici olarak hem hukuki hem idari doğru adımları hızla atmanız gerekir.
1. Öncelikli kontroller: başarılı/başarısız işlem kaynağını tespit edin
İlk işiniz banka bildirimi, çekim dökümü ve muhasebe kayıtlarını karşılaştırmaktır. Hangi hesaplardan, hangi tarihlerde ve hangi hata kodları (ör. talimat iptali, bakiye yetersizliği, kart süresi dolmuş) döndüğünü not alın.
2. İletişim adımı: malik/kiracı/ödeme sahibine resmi bildirim gönderin
Başarısız çekim görülen bağımsız bölümler için yönetime kayıtlı iletişim bilgilerini kullanarak öncelikle SMS/e‑posta/posta ile bildirim gönderin. Bildirimde; işlem tarihi, tutar, hata nedeni (varsa) ve 10–15 gün içinde ödeme yapılmazsa takip edilecek idari/ hukuki adımlar (gecikme faizi, ihtar, icra) belirtin.
3. Malik mi kiracı mı ödemeli? KMK çerçevesi ve belge talebi
Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca aidat borcu maliklere aittir; ancak kira sözleşmelerinde farklı hüküm varsa uygulama değişir. Yönetim, ödeme yapan kişinin malik mi kiracı mı olduğunu belgelemesini isteyebilir.
- Tapu/kira sözleşmesi incelemesi: yönetim kayıtları ile uyuşmuyorsa malikten tapu fotokopisi isteyin.
- Kira sözleşmesinde "aidat kiracı tarafından ödenir" yazıyorsa yönetim kiracıdan tahsil edebilir; aksi halde borç malik sorumluluğundadır.
Bu aşamada somut tavsiye yerine: durumun özelliklerine göre bir avukata danışılması uygun olur.
4. Muhasebe kaydı ve gecikme faizi uygulaması — nasıl hesaplanır?
Gecikme faizi uygularken sözleşme, yönetim kararları veya genel kurul kararı esas alınır. Karar yoksa borçludan kanunen talep edilebilecek faiz türü konusunda dikkatli olun.
- Önce borç kalemini (aidat, gecikme faizi, masraf) muhasebede ayrı hesaplara kaydedin.
- Gecikme gün sayısını ve uygulanacak faiz oranını tespit edin (yönetim kararı ya da daha önceki uygulama).
- Faiz tutarını hesaplayıp ön bildirimde gösterin; ileride icra sürecine temel oluşturur.
5. İhtarnameden icraya: ne zaman ve hangi belgelerle hareket edilir?
Ödeme süresi dolup borç halen yoksa yönetim kurulunun kararı veya yetkilendirdiği yönetici aracılığıyla ihtar (yazılı bildirim) gönderilip sonrasında icra takibi başlatılabilir. İcra için genelde şu belgeler gerekir:
- Aidat alacak dökümü (tarih, tutar, dönem)
- Yönetim kararları veya aidat belirlenme belgeleri
- İletişim ve gönderim kayıtları (SMS, e‑posta, taahhütlü tebligat)
Dava/icra kararı somut değerlendirme gerektirir; bu adımda hukuki destek alınması önerilir.
6. Operasyonel çözüm: otomatik ödemeyi yeniden sağlama ve alternatif yöntemler
Tekrarlanan iptallerin önüne geçmek için yönetime düşen uygulamalar:
- Kullanıcıya otomatik ödeme talimatını kontrol etmesi için adım adım rehber gönderin.
- Banka hata koduna göre kart süresi, IBAN veya talimat sahibinde güncelleme isteyin.
- Geçici çözüm olarak online kredi kartı veya EFT linki ile tek seferlik tahsilat sağlayın.
| Durum | Hızlı çözüm |
|---|---|
| Kart süresi dolmuş | ✅ Kart yenileme + linkle tek seferlik tahsilat |
| Hesapta bakiye yok | ✅ Ödeme planı ve taksitlendirme (genel kurul veya yönetim kararı) |
Eğer bu süreci dijitalleştirip otomatik talimat, hatırlatma ve tahsilat linklerini yönetmek isterseniz BYönetim gibi bir araçla hızlı kayıt başlatabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
7. İdari önlemler ve iletişim politikası: şeffaflıkla itirazları azaltın
Tekrarlayan otomatik ödeme iptallerinde yönetime düşen önlemler şunlardır:
- Her dönemin başında otomatik ödeme talimatı hatırlatma bildirimi gönderin.
- Başarısız çekimlerde gecikme faizi uygulanacağına dair yönetim içi karar alın ve bunu maliklere duyurun.
- Ödeme kanallarını çeşitlendirerek (kart, banka, otomatik EFT, mobil uygulama) sorunlu tek bir kanala bağımlılığı azaltın.
Sıkça Sorulan Sorular
Banka otomatik ödeme talimatı iptal eden malik hakkında yönetim ne yapabilir?
Net cevap. Yönetim, öncelikle yazılı bildirim gönderir; ödeme yapılmazsa gecikme faizi uygulanabilir ve yönetim kararı ile icra takibi başlatılabilir. Ancak somut adımlar için hukuki danışmanlık önerilir.
Kiracı otomatik talimatı iptal ettiyse yönetim kime başvurmalı?
Net cevap. Borç esasen malike aittir; kiracı ödeme yaptığını iddia ediyorsa kira sözleşmesi ve ödeme belgeleri istenmelidir. Yönetim, ödeme yapan kişinin kim olduğunu belgelemesini talep edebilir.
Başarısız çekim sonucu uygulanan gecikme faizi hangi kurala göre hesaplanır?
Net cevap. Gecikme faizi, genel kurul kararı, yönetim sözleşmesi veya daha önce uygulanan yönetim prensiplerine göre hesaplanır; açık hüküm yoksa uygulamada tutarlılık ve makul oran gözetilmelidir.
Banka hata koduna göre yönetim hangi bilgiyi talep etmelidir?
Net cevap. Hata kodu, işlemin neden başarısız olduğunu gösterir (bakiye, talimat iptali, kart süresi vb.). Yönetim, malik/kiracıdan güncel kart/IBAN bilgisi veya talimat yeniden onayı talep edebilir.
Otomatik talimat sık sık iptal oluyorsa yönetim ne önerir?
Net cevap. İletişim bilgilendirmeleri artırılmalı, alternatif ödeme kanalları sunulmalı ve otomatik tahsilatın tekrar kurulması için maliklere adım adım rehber gönderilmelidir. Uzun vadede dijital tahsilat yönetimi (ör. BYönetim) değerlendirilmelidir.
