Sabah posta kutusunda gelen kısmi aidat ödemesi, yönetici masasındaki hesap defterinde hangi kalemi kapatacağını düşündürüyor: elektrik mi, kapıcı maaşı mı, gecikme faizi mi? Bir bina yöneticisi veya site yönetim kurulu için kısmi ödemelerin nasıl mahsup edileceği hem hukuki hem de uygulama açısından sık karşılaşılan, ama yanlış yapıldığında tartışma çıkaran bir konudur.
Temel hukukî çerçeve: KMK ve borçların mahsubu
Kat Mülkiyeti Kanunu (Kanun) doğrudan mahsup sıralarını ayrıntılı şekilde düzenlemez; ancak genel borç ilişkisinde borçlu ile alacaklı arasındaki hakkî durum, icra ve borçların takibi bakımından Borçlar Kanunu ve uygulanan hukuk ilkeleri önem taşır. Bu nedenle yönetici uygulamalarını belirlerken; 1) yönetim kurulunun veya genel kurul kararlarının, 2) sözleşmelerin (ör. hizmet sözleşmeleri), ve 3) muhasebe kayıtlarının tutarlılığı esas alınmalıdır.
Genel prensipler: Kısmi ödeme geldiğinde öncelik nasıl belirlenir?
Kısmi ödeme (örneğin aidatın bir kısmı) geldiğinde uygulanabilecek ana ilkeler şunlardır:
- Taraf iradesi (ödemeye ilişkin beyan): Ödeyendekî açık beyan varsa (dekontta veya ödeme açıklamasında) yönetici önce bunu dikkate alır.
- Kanuni veya sözleşmesel özel hüküm: Yönetim planı, iç tüzük veya genel kurul kararı mahsup önceliği getiriyorsa o kurala uyulur.
- Alacaklı takdiri: Yukarıdakiler yoksa alacaklı (yönetim) hangi alacağı kapatmak istediğini beyan edebilir; fakat bu uygulama itirazlara açık olabilir.
- İcra ve ödeme önceliği: İcra veya mahkeme yoluyla takip başladıysa, icra hukukundan doğan öncelikler ile haciz/taksit durumları dikkate alınır.
Pratik öncelik sırası — önerilen uygulanabilir şablon
Aşağıdaki şablon yargı içtihatlarından ziyade uygulama kolaylığı ve ihtilaf azaltma amaçlıdır; kesinlik için genel kurul kararı veya yönetim planı en yetkili kaynaktır.
- Ödeme açıklamasına göre belirtilen alacak (ör. "Aidat - Mayıs")
- Genel giderler / işletme giderleri dönemine ait aidat ana borcu
- Gecikme/faiz/administratif masraflar (bu kalemlerin tahsili yönetim planına göre yapılır)
- Özel sözleşmeli giderler (ör. kapıcı maaşı ödenmesi gereken dönem) ve üçüncü şahıs alacakları
- Diğer geçmiş dönem borçları (eski aidat, geçmiş hizmet borçları)
Gecikme faizi ve mahsup: Önce ana para mı, önce faiz mi?
Genelde hukuki uygulamada, borçlunun yapmış olduğu ödeme hangi alacağa ilişkin belirsizse önce faize mi yoksa ana paraya mı uygulanacağı tartışılır. Türk borçlar hukuku uygulamalarında, borçlu açıkça belirtmediği sürece alacaklı hangi borca uygulayacağını belirleyebilir; ancak bu belirleme keyfi olmamalı ve kayıtlarla desteklenmelidir. Yönetimler için pratik yaklaşım:
- Kullanıcı belirtilmişse o doğrultuda mahsup edin.
- Belirtilmemişse önce gecikme faizi ve masrafları kapatıp kalan tutarı ana paraya uygulamak, sonraki ihtilafları azaltabilir.
- Genel kurul veya yönetim planında farklı hüküm varsa o kurala uyun.
UYARI: İcra öncesi ve icra sürecindeki mahsup farklılığı
Uygulama-örneği: Aylık aidat 1000 TL, kısmi ödeme 600 TL geldi
| Kalem | Ödenme Durumu |
|---|---|
| Aidat ana borcu (Mayıs) | ✅ Öncelikli kapatma — kısmi ödemeyle kısmi mahsup |
| Gecikme faizi (önceki dönem) | Ödenen kalemler bittikten sonra kalan tutarla kapatma |
Bu örnekte, eğer ödeyen dekontta "Mayıs aidatı" yazdıysa 600 TL doğrudan Mayıs ana borcuna uygulanır; dekont belirsizse yönetimin uygulama politikası (ve varsa genel kurul kararı) belirleyicidir.
Yönetici için uygulama adımları (pratik kontrol listesi)
- Ödeme dekontunu ve açıklamasını kaydedin.
- Ödeyenle yazılı teyit isteyin (e-posta/SMS/dekont doğrulaması).
- Varsa yönetim planı veya genel kurul kararlarını kontrol edin.
- Belirsizlik varsa yönetim kurulu kararıyla mahsup politikasını kesinleştirin ve duyurun.
- Kayıtları muhasebeye uygun şekilde (tarih, açıklama, dekont) saklayın.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, aidat tahakkuku, dekont takibi ve kısmi ödeme/muhasebe mahsup akışlarını otomatikleştiren araçlar işinizi kolaylaştırır; örneğin BYönetim ile sürtünmesiz kayıt ve otomatik tahakkuk süreçlerini başlatabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Kısmi ödeme geldiğinde yönetici hangi belgeyi saklamalı?
Ödeme dekontu, ödeme açıklaması, ödeyene gönderilmiş yazılı teyit (e-posta/SMS) ve yönetim kurulunca alınmış mahsup politikasını saklayın.
Ödeyen dekontta "aidat" yazdı ama hangi döneme ait belli değilse ne yapılmalı?
Önce ödeyene yazılı olarak hangi döneme mahsup edilmesini istediğini sorun; cevap yoksa yönetim planı veya kurul kararı doğrultusunda uygulayın.
Gecikme faizi önce mi kapatılmalı, sonra ana para mı?
Taraf beyanı yoksa uygulamada genellikle önce faiz ve masraflar kapatılıp kalan ana paraya uygulanır; ancak yönetim planı farklı düzenleyebilir.
İcra takibi varsa mahsup sırası değişir mi?
Evet. İcra veya mahkeme süreçleri ile haciz emirleri bağlayıcıdır; bu durumda icra hukukunun gerektirdiği öncelik uygulanır.
Mahsup politikası oluşturmak için genel kurul kararı gerekli mi?
Kesin zorunluluk yoksa da ihtilafları azaltmak için genel kurulda açık bir mahsup politikası belirlemek ve bunu karar defterine geçirmek en güvenli yaklaşımdır.
