Sabah toplantısında yönetici, bir malik grubunun aidat borcu ile kapıcıya verilen borçların birbirine karıştırıldığını görünce gerilmiş bir ifadeyle soruyor: "Bu vatandaşın aidatını neden kapıcı alacağıyla mahsup ettik?" Sakinler itiraz ediyor, hesaplar karışıyor ve bütçe dengesi bozuluyor. İşte bu rehber, ortak gider alacağı ile bireysel borçların (örneğin kiracıya/kapıcıya yapılan ödemeler, malikin şahsi borçları) nasıl, ne zaman ve hangi kayıtlarla mahsup edilebileceğini somut adımlarla açıklar.
Mahsup nedir; hangi durumlarda söz konusu olur?
Mahsup, bir kişinin birbirine karşılıklı olan borçlarının birbirinden düşülmesi işlemidir. Apartman/site yönetiminde iki temel senaryo olur:
- Malik veya kiracının yönetime olan aidat/ortak gider borcu.
- Yönetimin malike veya aynı kişiye karşı olan alacağı (ör. fazla ödeme iadesi, depozito iadeleri, kiracıdan yönetimin aldığı bedel) veya yönetimin üçüncü kişilere (kapıcı, tedarikçi) yaptığı ödemeler nedeniyle malikin sorumluluğu.
- Ortak gider tahakkuku ve aidatın tahsil usulü için Kat Mülkiyeti Kanunu hükümlerine ve işletme projesine göre hareket edilir.
- Muhasebe ve tahsilat kayıtları Türk Ticaret Hukuku ve Vergi mevzuatı ile uyumlu tutulmalıdır; yanlış mahsup halinde hem hesap açıklamasında hem vergide sorun çıkabilir.
- Sorumluluklar somut olaya göre değişir; gerektiğinde bir avukat veya mali müşavir görüşü alınmalıdır — bu rehber genel bilgi verir, somut hukuki tavsiye değildir.
- Alacak ve borcun aynı gerçek veya tüzel kişiye ait olduğunu teyit edin (malik vs. kiracı ayrımı).
- Alacağın türünü belirleyin: ortak gider alacağı mı yoksa şahsi alacak mı?
- Mevcut sözleşme, işletme projesi veya genel kurul kararı mahsup yetkisi veriyor mu kontrol edin.
- Ödeme belgeleri, makbuzlar, banka dekontları ile delilleri toplayın.
- Varsa mahsubun muhasebe ve vergi etkisini mali müşavirle değerlendirin.
- Malike yazılı bildirim ve onayı sunun; onay alınamıyorsa genel kurul veya yönetim kurulu kararı gerekebilir.
- Mahsup uygulandıktan sonra detaylı kayıt ve makbuz düzenleyin; hesap özetini ilgili tarafa verin.
- Malikin yazılı onayı: E-posta veya imzalı belge ile açık rıza alın.
- Genel kurul/ yönetim kurulu kararı: Toplu uygulamalar için önerilir.
- Karar defterine kaydedilecek kısa metin: "X tarihli, Y kişisinin Z tutarındaki alacağı aidat borcuna mahsup edildi."
Mahsup ancak alacak ve borcun hukuki ve muhasebe bakımından aynı tarafa ait ve net olarak tespit edilebilir olması halinde uygulanır.
Hukuki çerçeve — hangi kurallara dikkat etmelisiniz?
Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca ortak giderlerin toplanması ve işletme hesabının tutulması yönetimin yükümlülüğüdür; ancak KMK özel mahsup hükmü içermez. Bu nedenle uygulamada şu ilkeler takip edilir:
Mahsup yapmadan önce kontrol edilmesi gereken 7 şart
Pratik örnekler ve muhasebe kaydı
Aşağıda sık karşılaşılan üç somut örnek ve uygulanacak işlemler yer alıyor.
| Durum | Nasıl mahsup edilir? |
|---|---|
| 1) Malik A’nın aidat borcu 5.000 TL; yönetim A’ya 1.500 TL depozito iadesi borcu | ✅ Öneri: Önce malik yazılı bilgilendirilir. Rıza varsa 1.500 TL mahsup edilip kalan 3.500 TL tahsil edilir. Muhasebe: (a) Ortak gider alacağı 5.000 TL düşürülür; (b) Nakdi iade borcu 1.500 TL mahsup edilerek kapatılır. |
| 2) Kiracı B’nin aidat borcu 2.000 TL; malik B’ye yönetim tarafından yapılmış 500 TL’lik tamir ödemesi var | ✅ Öneri: Kiracı ile malik farklı gerçek kişilerse önce kim sorumlu belirlenir. Eğer malik sorumlu ise mahsup mümkündür; aksi halde malik veya kiracı onayı gerekir. Kayıtlar kişisel hesaplarda ayrılmalı. |
| 3) Malik C’nin aidatı 3.000 TL; aynı malik adına kapıcıya yapılan 800 TL’lik borç kaydı (ör. anahtar yaptırma) | ✅ Öneri: Yönetim doğrudan malikin borcunu kapıcı alacağı ile mahsup edebilir; ancak işlem karar defteri/duyuru ile belgelenmelidir. Muhasebe kaydı detaylı tutulmalı. |
Mahsup için yazılı onay ve karar örnekleri
Yönetici tek başına karar veriyorsa hata riski artar. En güvenli yol şunlardır:
Uygulamada dijital kolaylık: kayıt, delil ve bildirim
Mahsup süreci belge, onay ve kayıt gerektirdiğinden dijital araçlar büyük kolaylık sağlar. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi bulut tabanlı yönetim yazılımları ile aidat tahakkuku, kredi kartı/banka tahsilatı, makbuz ve hesap özetlerini tek noktada yönetebilir; malik onaylarını ve karar defterini dijital şekilde saklayabilirsiniz. Hızlı kayıt için BYönetim'de sürtünmesiz bina kaydı başlatabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Mahsup için malikin yazılı onayı şart mı?
Genel uygulama olarak evet; özellikle şahsi alacaklarla ortak gider alacakları arasında mahsup yapılacaksa yazılı onay veya yönetim/ genel kurul kararı güvenlidir.
Mahsup kararını yönetici tek başına alabilir mi?
Tek seferlik ve düşük tutarlı işlemlerde pratikte yapılabiliyor ancak hukuki riskleri azaltmak için yazılı onay veya kurul kararı önerilir.
Kiracı borcu ile malik alacağı mahsup edilebilir mi?
Kiracı ile malik farklı kişiler ise doğrudan mahsup yapılamaz; önce kimin sorumlu olduğu tespit edilmeli, gerekiyorsa malik veya kiracı onayı alınmalıdır.
Mahsup yapıldıktan sonra itiraz gelirse ne olur?
İtiraz üzerine işlemin dayanak belgeleri, kayıtları ve varsa yazılı onaylar incelenir; hata varsa mahsup geri alınmalı ve açıklama yapılmalıdır. Somut uyuşmazlıkta hukukî danışmanlık gerekir.
Mahsupun muhasebe kaydı nasıl tutulmalı?
Mahsup, ortak gider alacak hesabından düşme ve diğer hesapların kapatılması şeklinde açıkça belgelenmeli; makbuz, banka dekontu ve karar/onay dokümanları saklanmalıdır. Vergisel etkiler için mali müşavirle kontrol edin.
