Akşam işten geç dönen bir yönetici, hafta sonu yapılacak genel kurul için sulh hâlâ okunmuş kağıt imzaları topluyor; bazı maliklerin şehir dışında olduğu, bazılarının ise toplantıya katılamayacağı bildiriliyor. Peki elektronik (uzaktan) oy kullanımı; çağrı, hazirun listesi, karar defteri ve oyların geçerliliği nasıl sağlanır? Bu rehberde pratik adımlar ve hukuki çerçeveyle anlatıyorum.
1. Elektronik oy kullanımı için yasal çerçeve ve sınırlar
Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) doğrudan "elektronik oy" terimini düzenlemez; ancak KMK'nın genel ilkeleri çerçevesinde kat malikleri kurulunun toplanması ve karar alınması usulü uygulanır. KMK m.34 ve m.35 gibi genel kurallara uygun olarak çağrı ve karar yeter sayıları gözetilmelidir. Elektronik yöntemlerin kullanılabilmesi için yönetim planı veya kat maliklerinin açık kararı gereklidir.
2. Çağrı ve gündemde elektronik oy seçeneğinin duyurulması
Çağrıya konulacak hususlar: toplantı yeri, tarih, saat, gündem ve elektronik katılım/oy uygulamasının nasıl yapılacağı hakkındaki açık açıklama. Çağrının ilan ve tebliğ yöntemleri (örneğin yönetim planı veya site uygulaması aracılığıyla) kullanılmalıdır.
- Çağrıda elektronik oy için kullanılacak platform, zaman aralığı ve kimlik doğrulama yöntemleri belirtilmeli.
- Hazirun (çağrı listesi) oluşturulurken elektronik katılımcıların durumu ayrıca not edilmelidir.
3. Kimlik doğrulama ve oy güvenliği: pratik gereklilikler
Elektronik oyların geçerli sayılması için geçerli kimlik doğrulama gerekir. Bu amaçla seçenekler:
- Mobil uygulama veya web portalına T.C. kimlik + telefon doğrulaması.
- İki faktörlü doğrulama (SMS + e-posta) ve toplantı özel erişim kodu.
- Oy verme süresinin sınırlanması; oyların kayıt ve zaman damgası ile saklanması.
| Doğrulama yöntemi | Uygunluk |
|---|---|
| SMS + T.C. kimlik | ✅ Yaygın ve pratik |
| Elektronik imza | ✅ Hukuken güçlü ancak erişim sınırlı |
4. Hazirun listesi ve karar defterine kayıt nasıl yapılır
Hazirun listesi toplantıya katılanları (fiziksel + elektronik) ve arsa payını gösterir şekilde hazırlanmalıdır. Karar defterine geçen metinde elektronik oy kullananların kimlik bilgileri, oy kullanma yöntemi ve kaç hengi oy verdiğine dair özet bilgi yer almalıdır. Karar defterine elektronik oyların tamamının ham metninin yazılması gerekmese de, hangi oyların hangi karar için kullanıldığı açıklanmalıdır.
5. Oy sayımı, arsa payı ve geçerlilik: pratik hesaplama adımları
Karar yeter sayıları hem sayı hem de arsa payı esasına göre değerlendirilecekse, elektronik oylar hem sayı hem arsa payı bakımından hesaplanmalıdır. Bu aşamada izlenecek adımlar:
- Toplam bağımsız bölüm sayısı ve toplam arsa payı doğrulanır.
- Elektronik katılımcıların arsa payları haziruna eklendikten sonra sayı ve arsa payı toplamı kontrol edilir.
- Her karar için kabul/red/çekim oyları ayrı ayrı kaydedilir.
6. Uygulama önerileri ve dijital araçların rolü
Elektronik oy sürecini şeffaf ve izlenebilir kılmak için bir platform kullanılmasını öneririm. Dijital kayıt, otomatik zaman damgası, SMS bildirimleri ve raporlanabilir hazirun listesi süreci kolaylaştırır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi site yönetim çözümleri, kullanıcı doğrulama, elektronik bildirim ve karar defteri kayıtlarını düzenlemekte yardımcı olabilir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Elektronik oy kullanımı KMK'ya aykırı mı?
Doğrudan aykırı değildir; KMK elektronik oy düzenlemediği için uygulama yönetim planı veya genel kurul kararıyla hukuka uygun hale getirilebilir. Somut durumlar için uzman görüşü alınması önerilir.
Elektronik oy kullananların haziruna nasıl kaydı yapılır?
Haziruna elektronik katılımcıların isimleri, bağımsız bölüm numaraları ve arsa payları ile "elektronik katılım" notu düşülerek kayıt yapılmalıdır.
Elektronik oyların delili nasıl saklanır?
Oy kayıtları zaman damgalı, kullanıcı kimlik doğrulamalı ve erişim loglu şekilde saklanmalı; dijital yedek ve çıktı olarak muhafaza edilmelidir.
Toplantıya sonradan eklenen elektronik oylar geçerli midir?
Çağrıda izin verilmiş ve oy verme süresi içinde kullanılmışsa geçerlidir; aksi halde itiraza açıktır. Eksik çağrı veya yanlış duyuru kararı etkileyebilir.
Elektronik oy sayımı arsa payı hesaplamasını nasıl etkiler?
Elektronik oylar arsa payı bakımından hesaplanır; karar yeter sayısı hem sayı hem arsa payı gerektiriyorsa bu iki hesaplama ayrı yapılmalı ve karar defterinde açıkça gösterilmelidir.
