Genel kurul salonunda tutanak tutuluyor; kimlik kontrolleri yapılmış, hazirun listesi hazırlanmış ama toplantı ilerledikçe bir malik, “Benim arsa payım listede iki kez yazılmış” diyor. Karar önünde belirsizlik var: Bu fazlalık kararın yok hükmünde olmasına mı yol açar, yoksa düzeltilip toplantı devam mı eder? Yönetici ne yapmalı?
Hazirun listesi neden önemli?
Hazirun listesi, Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) uygulamalarında genel kurulda kimlerin hazır bulunduğunu, arsa paylarını ve oy haklarını gösteren temel belgedir. Karar yeter sayısı hem sayı (kişi) hem de arsa payı üzerinden ölçüldüğü için listenin doğruluğu toplantı sürecinin hukuki geçerliliği için kritiktir.
Arsa payı fazlalığı tespitinin olası etkileri
Listede aynı malik için fazla arsa payı kaydı veya aynı kişinin birden fazla yerde görünmesi karar yeter sayısını etkileyebilir. Etki, tespit zamanına ve düzeltilme imkânına göre değişir:
- Eğer toplantı başlamadan önce tespit edilirse: Hazirun düzeltilir, çağrı/usul hatası kalmaz.
- Toplantı başladıktan sonra ilk aşamalarda fark edilirse: Yönetici ve divan, düzeltilmiş listeyi tutanakla kayıt altına alarak devam edebilir.
- Karar aşamasında tespit edilirse ve karar arsa payına göre alınmışsa: Kararın iptali ihtimali doğar; ileride yargı organları veya itiraz eden malik tarafından dava konusu yapılabilir.
Yönetici ve divanın atması gereken adımlar (toplantı sırasında)
Toplantı sırasında arsa payı fazlalığı tespit edildiğinde yönetici ile divanın izlemesi gereken net adımlar şunlardır:
- Fazlalığın kaynağını hemen belgeyle (kimlik, tapu beyanı, hazirun kayıtları) kontrol edin.
- Derhal düzeltilmiş hazirun hazırlayın ve düzeltme nedenini tutanağa geçirin.
- Divan başkanının onayıyla düzeltmeyi katılımcılara duyurun; itiraz varsa itirazı da kaydedin.
- Karar alınırken hangi göstergeyle (sayı mı arsa payı mı) karar verileceğini net yazın; oyların nasıl sayıldığı açıklansın.
Toplantı sonrası düzeltme: hangi durumlarda yeniden çağrı gerekir?
Eğer hazirun hatası, çağrı usulünün ihlali veya genel kurulun asıl çağrısına etki edecek şekildeyse yeniden toplantı gerekebilir. Aşağıdaki kriterler yol gösterir:
- Eğer hatalı hazirun, toplantının toplantı nisabını (sayı/arsa payı) sağladığına kanaat getirilen bir durumu yaratmışsa ve bu durum düzeltilince nisap sağlanmıyorsa yeni çağrı gerekir.
- Eğer hata sadece yazım/teknik kayıttan kaynaklanıyorsa ve gerçek katılım durumu değişmiyorsa tutanakla düzeltme yeterli olabilir.
Karar defteri ve noter ilişkilendirmesi — kayıt usulü
Karar defteri, toplantı sırasında yapılan tüm düzeltmeler ve açıklamalarla birlikte usulüne uygun tutulmalıdır. Karar defteri tutma usulü ile ilgili uygulamalarda dikkat edilmesi gerekenler:
- Hazirun değişiklikleri açıkça işlenmiş sayfalar bırakılmamalı; sayfa atlaması veya silinti olmadan düzeltme kaydı yapılmalı.
- Noter tasdiki gereken hallerde (ör. yönetim değişikliği sonrası belgeleme) noterle işbirliği yapılmalı; noter tasdiki mevcut defterlerin geçerliliği açısından önem taşır.
Pratik kontrol listesi: Toplantı öncesi yöneticinin yapması gerekenler
Hazirun hatalarını önlemek için yöneticinin toplantı öncesi uygulaması gereken basit kontrol adımları:
- Tapu kayıtlarıyla bağımsız bölümlere ait arsa payı kayıtlarını önceden karşılaştırın.
- Çağrı listesi, hazirun ve vekalet formlarını merkezi bir dosyada toplayın.
- Kat maliklerine çağrı esnasında hazardaki hataların kontrolü için bir örnek hazirun gönderin.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, toplantı öncesi hazirun, çağrı ve belgelerin tek merkezde yönetilmesi işleri kolaylaştırır; örneğin BYönetim gibi platformlar kayıt, hazirun ve duyuru süreçlerini dijitalleştirir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1. Bu sayede hataların toplantı öncesinde tespiti ve düzeltilmesi daha hızlı olur.
| Durum | Öneri |
|---|---|
| Hata toplantı başlamadan tespit edildi | ✅ Hazirun düzeltilir, normal akış devam eder. |
| Hata toplantı sırasında ve karar aşamasından önce tespit edildi | ✅ Düzeltme tutanakta gösterilir, divan onayı ile karar alınabilir. |
| Hata karar aşamasında tespit edildi ve nisap etkileniyorsa | ⚠️ Yeniden çağrı gerekebilir; hukuki risk yüksek. |
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesinde arsa payı fazlası tespit edilirse genel kurul kesinlikle iptal mi olur?
Kesin değildir; sonuca etkisi somut duruma bağlıdır. Hata nisabı etkiliyorsa iptal ihtimali artar. Somut koşullar farklılık gösterir, gerekirse hukuki görüş alın.
Düzeltme tutanağa işlendiğinde dava ihtimali tamamen ortadan kalkar mı?
Hayır. Düzeltme tutanağa işlenmesi yöneticinin savunmasını güçlendirir ancak bazı durumlarda toplantı usulü eksiklikleri mahkemece yeniden değerlendirilebilir.
Toplantı sırasında hazirun düzeltmesine malik itiraz ederse ne yapılmalı?
İtiraz tutanağa geçirilmelidir. Divan itirazı değerlendirip karar almalı; itiraz edilen husus çözülmezse toplantı ertelenip yeniden çağrı yapılması gündeme gelebilir.
Karar defterinde sayfa atlaması veya silinti varsa bu hangi riskleri doğurur?
Sayfa atlaması ve silinti, defterin güvenilirliğini zedeler; itiraz halinde mahkeme bu eksiklikleri kararın iptali için gerekçe kabul edebilir. Noter tasdiki ve eksiksiz kayıt önemlidir.
Hazirun hatalarını önlemek için en etkili hazırlık nedir?
Tapu kayıtlarıyla ön eşleştirme, merkezi belge yönetimi ve toplantı öncesi örnek hazirun paylaşımı en etkili önlemlerdir. Dijital araçlar bu süreçleri kolaylaştırır.
