Kapıcı dairesi boş, apartmanda ilk kez yönetici seçilecek; bazı maliklerin tapuları hala banka teminatında ve bir komşu yurtdışında. Genel kurul çağrısı yapılacak, kimler oy kullanacak, hazirun nasıl tutulacak ve bir kararın geçmesi için kaç kişinin evet demesi gerekiyor? Bu rehber ilk defa yönetici atayacak apartmanlar için pratik bir yol haritası sunar.
1. İlk genel kurul çağrısının şekli ve süreleri
Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca (Kanun adı olarak belirtilir), apartman yönetiminde genel kurul çağrısı yazılı yapılmalıdır. Çağrı usulü işletme projesi ya da yönetim planında farklı bir düzenleme yoksa uygulanır; ancak çağrının usulüne uygunluğu ileride alınan kararların iptali açısından kritiktir.
Pratik uygulama adımları:
- Çağrı metninde toplantı tarihi, saati, yeri ve gündem açıkça yazılmalı.
- Varsa ikinci toplantı tarihi de belirtilmeli (ilk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı için).
- Çağrı, maliklere noter aracılığıyla veya kayıtlı e-posta/ilgililerin kabul ettiği tutanaklı tebliğ biçiminde yapılabilir; apartmanınızın önceki uygulamalarına göre eksiksiz delil bırakın.
2. Hazirun listesi (katılanlar listesi) nasıl hazırlanır?
Hazirun listesi genel kurulun katılımcılarını gösteren en önemli belgedir. Gerçekleştirilen toplantıda kimlerin oy kullandığını, temsil varsa kimin hangi vekaletle bulunduğunu gösterir.
Hazirun hazırlanırken dikkat edilecekler:
- Listeye kat maliklerinin tam isimleri, bağımsız bölüm numaraları ve imzaları konur.
- Temsilen katılım varsa vekaletname metni veya noterden alınmış vekaletin beyanı listeye eklenmeli.
- Tapuda malik değişikliği varsa ve tapu devri henüz yapılmadıysa, kimlerin kayıtlı malik olduğuna göre işlem yapılır; listeyi tapu kayıtlarıyla uyumlu tutun.
3. Karar yeter sayısı: sayı mı arsa payı mı — hangi durumda hangisi uygulanır?
Genel kurul karar yeter sayısının hesabında iki unsur sık karışır: kat maliklerinin sayısı (kişi sayısı) ve arsa payları. Hangi sayının esas alınacağı, alınmak istenen kararın niteliğine göre değişir.
Pratik özet:
- Basit işler (örneğin genel giderlerin yürütülmesi, rutin onarımlar) genellikle toplantıya katılanların oy çokluğuyla alınır; sayıya göre basit çoğunluk gündeme gelebilir.
- Tadilat, işletme planı değişikliği, yönetici seçimi veya maaş belirlenmesi gibi önemli kararlar için Kanun kapsamında arsa payı esaslı çoğunluk istenebilir.
- İşletme projesi veya yönetim planında farklı bir düzenleme varsa o metin uygulanır; Kanun ile çelişmiyorsa geçerlidir.
| Karar Türü | Genel Pratik |
|---|---|
| Yönetici seçimi | ✅ Genelde sayı esaslı basit çoğunluk (katılanlar arasında) |
| Tamir / ağır bakım / işletme projesinde değişiklik | ✅ Arsa payı çoğunluğu gerekebilir |
Somut durumda hangi yöntem gerektiği, kararın niteliğine göre değişir; yönetim planı ve işletme projesini dikkatle inceleyin.
4. İlk kez yönetici seçimi sırasında 'eksik tapu' ve 'ilave vekaletler' sorunları
İlk genel kurulda bazı maliklerin tapuları bankada ipotekli olabilir veya malik elinde bulunmayabilir. Ayrıca bazı maliklerin uzakta olması nedeniyle vekalet verme ihtiyacı doğar.
Kullanılacak yöntemler:
- Tapu sicil kayıtları üzerinden sahiplik tespiti yapın; hazirun bu kayda göre düzenlenmeli.
- Vekaletlerle ilgili olarak; açık ve tarihli vekaletname gösterilmelidir. Noter vekaleti yoksa bazı hallerde genel kurul kabul etmeyebilir — bu durum çağrı metninde belirtilmelidir.
- Eğer yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı ve çağrı usulüne dair delil güçlü tutulmalı.
5. Karar defteri, tutanak ve sonraki kayıtlar: hangi belgeler zorunlu?
Genel kurul kararlarının hukuki etkisi için karar defteri ve toplantı tutanakları önemlidir. Karar defteri noter tasdikli olabilir; bazı apartmanlarda ikinci el defter kullanımından doğan sorunlar görülebilir.
Kontrol listesi:
- Toplantı tutanağı (gündem, oylama sonuçları, seçilen yönetici bilgileri) düzenli yazılmalı.
- Hazirun listesi, vekaletnameler ve varsa ek belgeler dosyalanmalı.
- Karar defteri tutuluyorsa sayfa atlamaları, sonradan eklemeler kayıt altına alınmalı; noter tasdiki ihtiyacı varsa uygulayın.
Eğer bu süreci dijitalleştirip tutarlı kayıt, hazirun takibi ve oy kullanımını kolaylaştırmak isterseniz BYönetim'in 6 ay ücretsiz deneme ile hızlı kayıt akışı sağlayan çözümünü kullanabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
İlk genel kurul çağrısını kim yapar?
Genelde yönetici adayı veya kat malikleri tarafından yapılabilir; çağrının usule uygun yazılı ve belgeli olması gerekir.
Hazirun listesine kiracı imza atabilir mi?
Kiracı, malik tarafından açıkça yetkilendirilmişse imza atabilir; aksi halde tapuda kayıtlı malik esas alınır.
Yönetici seçimi için arsa payı mı sayı mı dikkate alınır?
Kararın niteliğine bağlıdır; yönetici seçimi genelde sayıya göre basit çoğunlukla alınır, ancak yönetim planı farklı düzenleyebilir.
Vekaletle oy kullanmada hangi belge geçerli sayılır?
Noter vekaleti en güçlü belgedir; apartman genel kurulunda kabul şartları çağrı metninde belirtilmişse ona göre işlem yapılır.
Karar defterine sonradan ekleme yapıldıysa ne olur?
Sonradan yapılan eklemeler açıklanmalı ve delillendirilmeli; aksi halde kararların hukuki güvenliği tartışmaya açık olabilir. Somut durumlara göre hukuki danışma önerilir.
