Hafta sonu apartman girişinde toplanan komşular; ilk kez profesyonel yönetici seçecekler. Kimsenin deneyimi yok, çağrı nasıl yapılır, hazirun listesi nasıl tutulur, karar defterine hangi bilgiler yazılmalı ve noter tasdiki gerekir mi — herkes endişeli. Bu rehber, ilk kez yönetici seçimi sürecini adım adım, yasal dayanaklarla ve pratik kontrol listeleriyle anlatır.
1. Genel Kurul Çağrısı: Kim, Ne Zaman, Nasıl İlan Etmeli?
Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri çerçevesinde olağan veya olağanüstü genel kurul çağrısı, yönetici/kat malikleri tarafından yapılır. Yönetim planında farklı bir usul yoksa çağrı; binanın ilan panosuna asılmalı, site ise bloklara ayrıca duyuru yapılmalıdır. Çağrı metninde toplantı tarihi, saati, yeri ve gündem kesin olarak belirtilmelidir.
2. Hazirun Listesi (Katılım Cetveli) Nasıl Düzenlenir?
Hazirun listesi; toplantıya katılan maliklerin/temsilcilerinin isim, adres, bağımsız bölüm numarası, arsa payı ve imzasını içermelidir. Hazirun listesi hem sayı hem arsa payı bakımından karar yeter sayısını tespit etmek için temel belgedir.
- Her bağımsız bölüm için ayrı satır olmalı.
- Temsil veya vekaletle katılanlarda vekalet sahibinin adı ve kimin adına olduğunu açıkça yazın.
- Elektronik ortamda tutulan hazirun varsa toplantıda kağıt çıktısı alınsın ve imzaya açılmalıdır.
| Alan | Örnek |
|---|---|
| Bağımsız Bölüm No | 12 |
| Malik/Temsilci Adı | Ayşe Yılmaz (Vekalet sahibi: Mehmet Yılmaz) ✅ İmza |
3. Karar Yeter Sayısının Hesaplanması: Sayı ve Arsa Payı Dengesi
Genel kurul kararlarının geçerliliği için gerekli olan yeter sayı; kararın niteliğine göre değişir. Yönetici seçimi genelde basit çoğunlukla alınır; fakat yönetim planı veya özel konular farklı çoğunluk öngörebilir. Hazirun listesi üzerinden hem bağımsız bölüm sayısı hem de arsa payı toplamı hesabı yapılmalıdır.
- Toplam bağımsız bölüm sayısını ve toplantıya katılan bölüm sayısını not edin.
- Toplam arsa payını ve toplantıda bulunan arsa payı toplamını karşılaştırın.
- Karar konusu yönetim planında özel çoğunluk gerektiriyorsa o arsa payı oranı aranır.
4. Karar Defteri Tutma ve Noter Tasdiki: İlk Kez Yönetici İçin Pratik Kurallar
Karar defteri; toplantı tarih, yer, başkan ve katip adı, hazirun özet bilgileri, alınan kararlar (metin olarak) ve oy dağılımını içermelidir. Karar defteri noter tasdikine tabi tutulabilir; özellikle ileride ihtilaf çıkması halinde noter onaylı sayfalar delil değerindedir.
- Her karar açık, numaralı ve tarihli olmalı.
- Red veya çekimser oylar ayrı gösterilmeli.
- Karar defteri elektronik saklanıyorsa toplantı sonunda kağıt çıktısı alınmalı ve katılımcılarca imzalanmalı.
Noter tasdiki zaruri değildir ancak önerilir; bazı yönetim planları veya yönetim kurulları tasdiki öngörebilir. Karar defterinde sonradan ekleme/çıkarma yapmamak için toplantı bitiminde sayfa aralığının ve imzaların tamamlandığından emin olun.
5. İlk Kez Yönetici Seçimi: Adayların Sunumu, Oylama Usulleri ve Geçici Teslim-Tesellüm
Adaylar kısa bir sunum yapmalı; mali tablo ve devredilecek belge listesinin (imar durumu, sigorta poliçeleri, banka hesap bilgileri, önceki gider fişleri varsa) genel kurula sunulması şeffaflık sağlar. Oylama açık veya gizli olabilir; yönetim planında aksi yoksa açık oylama yaygındır.
- Aday tanıtımı ve soruların yanıtlanması.
- Oylama usulünün toplantıda katılımcılara belirtilmesi (açık/gizli).
- Seçim sonucu karar defterine yazılacak ve yeni yönetici teslim-tesellüm tutanağı hazırlayacak.
6. Dijital Araçlarla Süreci Kolaylaştırma (Pratik Öneri)
İlk kez yönetici seçimi gibi karmaşık evrak ve takip gerektiren süreçlerde dijital araçlar işleri azaltır. Hazirun listesi, karar defteri ve teslim-tesellüm formlarını standartlaştırmak, kat maliklerine elektronik duyuru göndermek süreci hızlandırır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi site/apartman yönetimi yazılımları toplantı daveti, hazirun takibi ve karar defteri şablonlarıyla işinizi kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Genel kurul çağrısını kim yapar?
Genellikle mevcut yönetici yapar; yönetici yoksa kat maliklerinden biri çağrı yapabilir. Yönetim planında başka düzenleme varsa ona göre hareket edilir.
Hazirun listesinde arsa payı yazılmazsa toplantı geçersiz olur mu?
Arsa paylarının kaydedilmemesi toplantıyı otomatik geçersiz kılmaz, ancak karar yeter sayısının hesaplanmasını zorlaştırır; düzeltme için tutanak tutulmalı ve mümkünse eksik bilgiler sonradan yazılı belgeyle tamamlanmalıdır.
Karar defteri noter tasdiki zorunlu mudur?
Kanunen her durumda zorunlu değildir; ancak ileride hukuki ihtilaf çıkma riskini azaltmak için noter tasdiki ve sayfa numaralandırması önerilir.
Vekaletle katılanların oyları nasıl kayıt altına alınır?
Hazirun listesinde vekalet veren ve vekalet alanın isimleri, hangi bağımsız bölüm adına hareket ettiği ve vekaletin tarih/süresi açıkça yazılmalı; vekalet belgesi toplantıda gösterilmeli ve kopyası saklanmalıdır.
Yönetici seçildikten sonra teslim-tesellüm ne zaman yapılmalı?
Yeni yöneticinin göreve başlamasıyla birlikte 7–14 gün içinde teslim-tesellüm tutanağı düzenlenip evrak ve kasa devri yapılması uygulamada uygundur; taraflar arasında farklı bir süre kararlaştırılabilir.
Hukuki dayanak notu: Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri ile yönetim planı ve sözleşmeler esas alınır. Somut uyuşmazlıklarda uygulanacak yöntemler olayın koşullarına göre değişir; gerektiğinde bir avukata başvurunuz.
