Genel kurul toplantısı bitmiş, kararlar sözlü olarak ilan edilmiş ama bir ay sonra karar defterine bakınca bazı kararların yazılmadığını görüyorsunuz: aidat artışı kararı eksik, yönetici maaşı kaydı yok. Yönetici ne yapmalı, kararlar geçerli mi, malikler hangi yolu izleyebilir? Bu rehber gerçek bir apartman/sitenin sabah kahvesinde başlayan tartışmasını sahneleyerek konuyu adım adım açıklıyor.
Karar defterinin hukuki niteliği ve neden önemlidir
Karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarında apartman/sitenin resmi kayıtlarından biridir. Genel kurul kararlarının yazılı olarak tutulması hem iç denetim hem de dışarıya karşı ispat bakımından hayati önem taşır. Kararlar deftere geçirilmeden üçüncü kişilere, bankalara veya mahkemelere karşı ispat zayıflar.
Deftere geçirilmemiş kararlar: Geçerlilik prensibi
Genel kurulda usulüne uygun şekilde alınmış bir kararın varlığı, esasen kararı alan organın (genel kurul) iradesine bağlıdır. Ancak uygulamada kararın deftere geçirilmemesi şu sonuçları doğurabilir:
- Malikler arası iç ilişkide kararın bağlayıcılığı devam ederken ispat zorluğu ortaya çıkar.
- Resmi işlemler (ör. taşınmazın bir kısmının kiraya verilmesi, banka işlemleri) için defter kayıtları istenebilir; eksik kayıt işlemlerin yapılmasını engeller.
- Kararların uygulanması konusunda uyuşmazlık çıkarsa mahkeme incelemesinde defter kaydının bulunmaması olumsuz etki yaratabilir.
Pratik sonuç: Usulüne uygun alınan karar, ilke olarak geçerlidir; ancak uygulanabilirlik ve ispat sorunları nedeniyle derhal deftere geçirilmesi zorunludur.
Yönetici sorumluluğu: hangi hallerde kusur söz konusudur?
Yönetici genel kurul kararlarını karar defterine işlemekle yükümlüdür. Bu yükümlülük yerine getirilmezse yöneticinin ihmali veya kusuru değerlendirilir. Kusur tespit edilirse malikler yöneticiye karşı tazminat talep edebilir veya hesap sorabilirler.
Eksik kaydın tespiti ve düzeltme adımları (yönetici için yol haritası)
- İlk olarak genel kurul karar tutanaklarını, hazirun listesini ve varsa toplantı kayıt/ ses/görüntülerini kontrol edin.
- Eksik kararları belgeleyin: toplantı çağrısı, yapılmış oylamalar veya elektronik oylama raporları delil sağlar.
- Bir sonraki genel kurulda eksik kayıtların tescili için gündem maddesi ekleyin ve açık oylama ile onaylatın. (Önerilen uygulama: kararların yeniden yazılması değil; tutanakla tespit ve onay.)
- Eğer acil uygulama gerekiyorsa bütün malikler imzalı yazı ile söz konusu kararı yöneticiye yazılı olarak bildirebilir.
- Hukuki belirsizlik sürüyorsa noter ihtarnamesi ile durumu kayıt altına almak, ileride gerekirse dava yolu için delil sağlar.
Maliklerin ve yönetim kurulunun atabileceği somut adımlar
Malikler veya yönetim kurulu yöneticiye yazılı talep göndererek eksik kararların deftere geçirilmesini isteyebilir. İlgili adımlar:
- Yazılı talep ve süre (ör. 15 gün) verin.
- İtiraz sürerse genel kurul olağanüstü toplantı ile konuyu karara bağlayabilir.
- Yönetici hâlâ yerine getirmezse, KMK ve yönetim planı hükümlerine göre görevden alma ve yeni yönetici seçimi gündeme gelebilir.
| Durum | Hızlı çözüm |
|---|---|
| Karar deftere hiç yazılmamış | ✅ Bir sonraki genel kurulda onaylatma / noter ihtarnamesi |
| Karar yanlış yazılmış | ✅ Düzeltilmek üzere tutanak düzenleme ve onay |
Delil oluşturma: neyi, nasıl saklamalıyız?
Eksik kaydı telafi ederken delil zenginliği sonucu güçlendirir. Saklanması gereken belgeler:
- Toplantı çağrısı ve ekleri
- Hazirun listeleri ve varsa vekaletler
- Tutanaklar, elektronik oylama raporları, ses/görüntü kayıtları
- Yazılı talepler, ihtarnameler ve yönetici cevapları
Bu belgelerin dijital arşivlenmesi hem erişimi kolaylaştırır hem de kayıp riskini azaltır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi çözümler toplantı kayıtları, karar defteri dijital yedekleri ve duyuru/oylama modülleriyle süreci hızlandırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sık yapılan hata: "Kararı sözlü açıkladım, yazmaya gerek yok" düşüncesi
Yöneticilerin sık düştüğü hata, kararları sözlü bildirmeyle yetinmeleridir. Bu hem uygulamada hem de hukuki ihtilaflarda yönetimi savunmasız bırakır. Kararlar yazılı kayda geçirilmeli, hazirun ve oy sonuçları net şekilde gösterilmelidir.
Ne zaman noter tasdiki gerekir? Karar defteri ve noter ilişkisi
Karar defterinin noter tasdiki genel uygulamada tüm sayfalar için zorunlu değildir; ancak bazı özel durumlarda (isim değişikliği, resmi işlemler, icra/mahkeme süreçleri gibi) noter onayı veya resmi belgeler talep edilebilir. Kararın türüne ve işlemin gerektirdiği resmiyete göre noter onayı istenebilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Genel kurulda alınan karar deftere yazılmadıysa karar geçersiz mi?
Genel kurulun usulüne uygun aldığı karar ilke olarak geçerlidir; ancak deftere geçirilmemesi uygulama ve ispat sorunlarına yol açar. Hemen kayıt altına alınmalıdır.
Yönetici kararları deftere yazmazsa ne yapabiliriz?
Öncelikle yazılı talep verin, süre tanıyın; sonuç alınamazsa olağanüstü genel kurul veya ihtar/noter yoluyla haklarınız zenginleştirilir.
Eksik yazılan kararı sonradan düzeltmek mümkün mü?
Evet; düzeltme için genel kurulda onay alınması veya ilgili belgelerle birlikte noter kayıtları kullanılarak düzeltme yapılabilir. Usule dikkat edin.
Karar defterinde sayfa atlaması/eksik sayfa tespit edilirse ne olur?
Duruma göre müteakip genel kurulda durum tespit edilip onaylatılabilir; gerektiğinde noter ve hukuki danışmanlık alınmalıdır. Sayfa atlaması ciddi bir delil sorunudur.
Mahkeme önünde hangi deliller kararın varlığını destekler?
Hazirun listesi, toplantı çağrısı, tutanaklar, ses/görüntü kayıtları, vekaletler ve yönetici ile malik yazışmaları en güçlü delillerdir.
Not: Bu metin bilgi amaçlıdır; somut olaylar ayrıntılı hukuki değerlendirme gerektirir. Gerektiğinde bir avukat veya uzman yönetici danışmanından yardım alın.
