Hafta sonu salonu kiraladınız, toplantı çağrısı ilan edildi, komşular geldi; söz alacak olan yönetici adayı iki kişi — ancak seçim sırası geldiğinde adaylardan biri çektiklerini açıkladı ve hazır bulunanların arsa payına göre çoğunluğu sağlanamadı. Toplantı salonunda hem belirsizlik hem de zamana karşı baskı var: Kararları erteleseniz de işler aksayacak, erteleseniz mali işler bekleyecek. Böyle bir durumda yönetici, malikler ve hazirun listesinin yönetişim süreçlerinde ne yapmalı? Bu rehber uygulamalı adımları, hukuki dayanakları ve pratik çözümleri açıklar.
1) Hangi kararlar eksik çoğunlukla alınamaz?
Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde genel kurul kararlarının geçerliliği çoğunluk arsa payı veya sayı esasına göre değişir. Genel olarak idarî ve olağan işlemler ile acil durum harcamalarında sınırlandırmalar olabilir; ancak Kanun ve yönetim planında açık hüküm varsa farklılık doğar.
- Yönetici seçimi ve yönetim ücretinin belirlenmesi gibi kararlar için genellikle hazır bulunan arsa payı ya da sayıya göre yeterlilik aranır.
- Kat Mülkiyeti Kanunu ve yönetim planı hükümleri farklı sonuçlar verebilir; yönetim planında özel çoğunluk kuralları varsa onlar uygulanır.
2) Hazirun listesindeki eksiklik: Sayı mı, arsa payı mı eksik?
Hazirun listesi toplantıya katılan maliklerin listesi olup hem sayı hem de arsa payı bilgilerini içerir. Hangi eksikliğin kararları etkilediğini tespit etmek için:
- Hazirun listesini hemen kontrol edin: imzalar, arsa payları doğru mu kayıtlı?
- Eğer arsa payı hesaplamasında hata varsa düzeltme için tutanak tutun; hata maddi usul hatasıysa düzeltilmesi mümkündür.
- Sayısal çoğunluğun eksik olmasıyla arsa payı çoğunluğunun eksik olması farklı sonuç doğurur; kararların geçerliliği buna göre değerlendirilir.
3) Toplantı kararlarının anında uygulanması: Acil harcama ve bakım işleri
Acil bakım, can güvenliği veya tesisat arızası gibi ertelemenin tehlike veya zarar doğuracağı durumlarda yönetici bağımsız olarak işlem yapabilir; ancak sonrasında genel kurula bilgi vermesi gerekir.
4) Eksik çoğunlukta karar alma yolları ve tekrar çağrı prosedürü
Genel Kurulda yeterli çoğunluk sağlanamadıysa izlenecek temel adımlar:
- Toplantının ertelenmesi ve yeniden çağrı: Yönetim planı veya ilk çağrı ilanında belirtilen usule göre tekrar çağrı yapılır. Çağrı usulüne uyulmazsa kararlar iptal riski taşır.
- Tekrar çağrıda toplantı nisabı genellikle daha esnek olur; çağrı metninde belirtilen yeni tarih ve yer açıkça yazılmalıdır.
- Eğer acil değilse, bir sonraki toplantıda yeniden aday belirlenmesi ve yeter sayı sağlanması beklenir.
5) Karar defteri, tutanak ve noter işlemleri: Delil eksikliğini nasıl kapatırsınız?
Toplantı sırasında yapılan tüm tutanaklar, hazirun listesi ve alınan kararlar karar defterine eksiksiz işlenmelidir. Karar defterinin noter tasdiki veya sonraki noter onayı gerekip gerekmediği yönetim planı ve uygulamaya göre değişir.
| Durum | Pratik Çözüm |
|---|---|
| Hazirun listesinde eksik arsa payı kaydı | ✅ Hazirun revize edilip imzalar alınarak karar defterine eklenebilir (usul hatasıysa düzeltilir). |
| Yönetici adayının çekildiği ve çoğunluk sağlanamadığı | ✅ Toplantı ertelenir, tekrar çağrı yapılır; acil işler için yönetici sınırlı yetki kullanabilir. |
6) Pratik tavsiyeler: İlk kez yönetici olanlar için adım adım
Toplantı sırasında panik yaşanmaması için yönetici veya toplantı başkanı aşağıdaki adımları izleyebilir:
- Hazirun listesini hemen kontrol edip yanlış varsa düzeltme isteyin.
- Aday çekilmelerini yazılı hale getirin ve tutanak ekleyin.
- Acil işler varsa ayrıntılı gerekçeyle yapılan işi belgelendirin; fatura ve fotoğraf ekleyin.
- Toplantıyı erteleyip yeniden çağrı tarihini belirleyin; çağrı metnini yönetim planına göre hazırlayın.
Eğer bu süreci dijitalleştirip hazirun, çağrı ve karar kayıtlarını düzenli tutmak isterseniz BYönetim gibi bir çözüme geçiş, tekrar çağrı süreçlerini ve tutanak yönetimini kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Yönetici adayı toplantı sırasında çekilirse seçime devam edilebilir mi?
Genel kural olarak aday çekildiğinde seçim mevcut adaylarla devam eder; ancak hazır bulunanların sayısı veya arsa payı çoğunluğu sağlanamazsa seçim geçersiz sayılabilir ve yeniden çağrı gerekebilir.
Hazirun listesinde arsa payı yanlış yazıldıysa karar iptal olur mu?
Eğer yanlış kayıt usul hatası niteliğindeyse ve gerçek arsa payları belgelerle düzeltilebiliyorsa eksiklik giderilerek kararlar korunabilir; aksi durumda iptal riski vardır.
Acil onarım gerekiyorsa yönetici tek başına harcama yapabilir mi?
Tehlike veya daha fazla zararı önlemek amaçlı acil harcamalar yönetici tarafından yapılabilir; sonrasında genel kurula bilgi verilmeli ve belgeler saklanmalıdır. Yönetim planı farklı yetki sınırlamaları koymuşsa ona uyulmalıdır.
Toplantıyı erteleyip yeniden çağrı nasıl yapılır?
İlk çağrı usulüne göre yönetim planında belirtilen süre ve bildirim metodu takip edilerek (ilan, taahhütlü mektup, ilan panosu vb.) yeni çağrı yapılır; usule uyulmaması halinde alınan kararlar iptal edilebilir.
Karar defteri tutanağında aday çekilmesi nasıl kaydedilir?
Çekilme bildirimi yazılı veya tutanakla kayıt altına alınmalı; hazirun listesi, çekilen adayın beyanı ve imza varsa bu belgeler karar defterine eklenmelidir. Noter tasdiki gerekliliği yönetim planı ve uygulamaya göre değişir.
