Genel kuruldan sonra elinizde duran karar defterinin bazı sayfalarında boş bırakılmış yerler, el yazısıyla eklemeler veya eksik imzalar gördünüz; yeni yönetici olarak aklınızda tek soru var: "Bu defter geçerli mi, noter tasdiki şart mı, yoksa ileride iptal sebebi olur mu?" Bu rehberde gerçek hayattan örneklerle (eksik sayfa, hazirun listesi hatası, sonradan eklenen karar) 2026 uygulamasını, ilgili hukuki dayanakları ve yöneticinin atacağı adımları net, uygulanabilir biçimde anlatacağım.
1. Karar defteri nedir ve hangi işlemler için zorunludur?
Karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamasında apartman/site organlarının (kat malikleri kurulu, yönetim kurulu varsa) aldığı kararlar ile toplantı tutanaklarının kaydedildiği resmi defterdir. KMK doğrudan "karar defteri" ibaresiyle özel bir tasdik zorunluluğu getirmez; ancak uygulamada defterin usulüne uygun tutulması ve gerektiğinde mahkemeye/ilâmî mercilere sunulabilecek delil niteliği taşıması beklenir.
2. Noter tasdiki ne sağlar? Zorunluluk mu, güvencemi artırır mı?
Noter onayı, karar defterinin belirli tarihlerde var olduğu ve sayfaların o tarihte yerinde bulunduğunu ispatlar. Bu, özellikle sonradan sayfa ekleme/çıkarma, sayfa atlama gibi fiili müdahaleleri ispatlamada güçlü bir güvence sağlar. Ancak hukuken her karar için mutlaka noter tasdiki zorunlu değildir; birçok mahkeme tatbikatında imzalı, tarihli ve usulüne uygun tutulmuş bir defterin delil değeri kabul edilir.
3. Pratik kontrol listesi: Karar defterini ilk kez devralırken ne bakmalısınız?
Yeni yönetici olarak devralma anında dek işlemleri hızla kontrol edin. Aşağıdaki adımlar hem delil değeri artırır hem de olası itirazları önler:
- Defterin cilt / sayfa numaralarının devamlılığını kontrol edin.
- Genel kurul tarihleriyle kararların tarih uyumunu karşılaştırın.
- Hazirun listesi ve imza sirkülerinin defterle eşleşip eşleşmediğini inceleyin.
- Sayfa atlaması veya yırtık, silinti varsa fotoğraf çekin ve varsa önceki yönetimden açıklama isteyin.
- Gözlem ve şüphe varsa noterden tasdik veya resmi tutanak tutturmayı planlayın.
| Durum | Öneri |
|---|---|
| Sayfa atlaması ya da yırtık | ✅ Fotoğraf + Noter tasdiki önerilir |
| Eksik imza/arsa payı uyumsuzluğu | ✅ Hazirun listesi ve davet kayıtlarıyla çapraz kontrol |
4. Yaygın sorunlar: Eksik sayfa, sonradan eklenen karar, hazirun uyuşmazlığı
En sık karşılaşılan durumlar ve pratik çözüm yaklaşımı şunlardır:
- Eksik sayfa: Fotoğraflayın, önceki yönetime yazılı olarak sorun, gerekirse notere bildirimle tutanak tutturun.
- Sonradan el yazısıyla ekleme: Yazının farklı el ve mürekkep özellikleri varsa delil değeri azalır; noter tespiti ve bağımsız bilirkişi raporu seçenekleri vardır.
- Hazirun listesinde arsa payı fazlası/eksikliği: KMK uygulamalarına göre arsa payı esas alınarak itiraz edilebilir; bu tespit için gerekiyorsa uzman denetimi alınmalıdır.
5. Karar defteriyle ilgili itiraz, iptal veya mahkeme sürecine hazırlık
Bir malik veya üçüncü kişi defter nedeniyle genel kurul kararına itiraz etmek isterse, mahkeme sürecinde deliller arasında defter, hazirun listesi, çağrı belgeleri, tutanaklar dikkate alınır. Noter tasdiki olmasa bile; tutarlı kayıt, tarih ve imzalar mahkemede lehine delil oluşturabilir. Yine de belgelerde çelişki varsa bilirkişi incelemesi istenebilir.
Usulsüzlük tespit edildiğinde yapılacaklar genelde şunlardır:
- İlgili sayfanın fotokopisini ve fotoğrafını alın.
- Genel kurul çağrı belgelerini, ilan tarihlerini ve hazirun listesini saklayın.
- Gerekirse yönetim kurulu kararıyla bağımsız denetim veya noter tasdiki doğrulaması yaptırın.
6. İlk kez yöneticiyseniz hangi rutinleri hemen başlatmalısınız?
Yeni yönetici için kısa, uygulanabilir bir takvim:
- Devir tutanağı düzenleyin ve taraflarca imzalatın.
- Mevcut karar defterini hemen dijital kopyalayın (fotoğraf + PDF arşiv).
- Her genel kurul sonrası defteri mümkünse notere sunarak tasdik ettirin veya en azından fotoğraflarla usul denetimi yapın.
- Hazirun listesi, çağrı belgeleri, karar özetlerini dijital ortamda saklayın; gerektiğinde paylaşmaya hazır olun.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterinin noter tasdiki her genel kurul sonrası zorunlu mu?
Net cevap. Hukuken her genel kurul için noter tasdiki zorunlu değildir; ancak hukuki güvenliği artırır ve ileride itirazlara karşı güçlü delil sağlar.
Sayfa atlaması tespit edilirse yönetici ne yapmalı?
Net cevap. Önce fotoğraf ve yazılı tespit alın; mümkünse noterden tutanak veya tasdik isteyin ve hazirun, çağrı belgeleri ile çapraz kontrol yapın. Şüphe sürerse hukuki/uzman desteği gerekir.
El yazısıyla sonradan eklenen kararlar geçersiz mi?
Net cevap. Her somut olayın koşullarına göre değişir; el yazısı, mürekkep farklılığı, tarih tutarsızlığı varsa itiraz riski vardır ve resmi inceleme gerekebilir.
Hazirun listesi ile karar defteri arsa payı uyuşmazsa ne olur?
Net cevap. Arsa payı esasına göre itiraz ve iptal yolları mevcuttur; uyuşmazlık durumunda konuşma ve toplantı çağrı kayıtları, oy pusulaları ve belgeler incelenir; gerekirse hukuk uzmanı devreye alınmalıdır.
Yeni yönetici defteri dijitalleştirirse delil değeri azalır mı?
Net cevap. Orijinal fiziksel defterin yerini dijital kopya almaz; fakat düzenli dijital arşiv, fotoğraf ve tarih damgası ile birlikte sunulduğunda delil sunma sürecini kolaylaştırır ve uygulamada kabul görür.
