Genel kurul toplantısı sonrası apartman yöneticisi kararların yazılı tutulduğunu söylüyor ama karar defterine işlenmemiş; bir malik yeni masraf çıktığını görünce "Bu karar beni bağlamaz" diyor. Böyle bir durumda hangi kararlar geçerli, hangi eksiklikler düzeltilebilir ve yönetici olarak atmanız gereken adımlar nelerdir?
Özet: Yazılı karar ile karar defteri ilişkisi—neden önemlidir?
Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde kat malikleri kurulunun kararları, kurulun oluş biçimi ve kararların usulüne uygun yazılmasıyla hukuki bağlayıcılık kazanır. Karar defterine geçirilme hem iç hukuki ispat hem de sonraki denetimler, satış ve icra süreçleri için kritik belgedir. Karar defterine kayıt eksikliği bazı kararların uygulanmasını zorlaştırır veya iptal iddialarına zemin hazırlar.
Hangi yazılı kararlar karar defterine geçirilmemiş olsa bile malikleri bağlayabilir?
Genel kural olarak kurulca alınan kararların tevsiki gerekir; ancak pratikte aşağıdaki durumlarda yazılı kararın kendisi ve uygulanması bağlayıcı olabilir:
- Kararın alınışına ilişkin hazirun cetveli, imza ve arsa payı kayıtlarının mevcut ve doğrulanabilir olması.
- Kararın uygulanmasına başlanmış ve mali sonuçlar doğmuş olması (ör. onarım yapılmış, fatura ödenmişse). Bu durumda geri alma zorlaşır.
- Kararın açıklık ve oylama tutanağıyla desteklenmesi; toplantı zabıtları, çağrı belgeleri, davetlilerin e-postaları, kayıtlı ses/video varsa ispat gücü artar.
Hukuki dayanak — nelere atıf yapabilirsiniz?
Kat Mülkiyeti Kanunu ve uygulamaları temel alınır. Kanun hükümlerinin yanı sıra, Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarına ilişkin yerleşik uygulama ve Yargıtay içtihatları (somut olay bazında değerlendirilir) bağlayıcılık ve ispat açısından önem taşır. Somut hukuki tavsiye için uzman görüşü alınması önerilir.
Eksik defter kaydı olduğunda yönetici için adım adım pratik yol haritası
- Mevcut belgeleri toparlayın: hazirun cetveli, çağrı yazıları, imzalı katılımcı listesi, tutanak, ödeme/fatura kayıtları.
- Toplantı tarihli yazılı kararın aslı veya dijital kopyasını karar defterine geçirilmek üzere hazırlayın; yönetim kurulu/sekreter onayı ekleyin.
- Bir sonraki genel kurulda veya olağanüstü kurulda eksikliği resmen tespit edip karara bağlatın; tutanakta düzeltme ve geriye dönük kayıt oylarına yer verin.
- Gerekirse noter onaylı düzeltilmiş karar defteri sayfası oluşturun; aksine itiraz varsa itirazı tutanağa geçirin.
- Uygulamaya devam edilmişse, mali işlemlerin gerekçesini açık belgeleyin; malikler bilgilendirilsin.
Hangi durumlarda karar iptal yoluna gidilebilir?
Kararın esasen şekil eksikliği değil, hukuka aykırılık veya nisap/çağrı usulüne aykırılık nedeniyle iptali söz konusu olur. Örnekler:
- Çağrı yapılmamış veya gündem bildirilmemişse (usule ilişkin eksiklik). Eğer bu eksiklik toplantının sonucunu etkilediyse iptal iddiası güçlenir.
- Karar, Kanun/ yönetim planı veya tapu kayıtlarına açıkça aykırıysa (ör. arsa paylarını değiştirecek karar). Bu durumda iptal talebi ciddi hukuki zemin bulur.
- Hazirun cetvelinde sahtecilik veya bilerek yanlış arsa payı gösterimi varsa.
Pratik örnek: Aidat artışı kararı yazılı ama deftere geçirilmemişse ne olur?
Eğer aidat artışı için gerekli çağrı yapıldı, hazirun cetveli ve oylama belgeleri mevcutsa ve artış uygulamaya konduysa, malikler borçlu kabul edilir. Ancak bir veya birkaç malik usul eksikliğini ileri sürerse, itirazın mahiyeti ve zamanında yapılması önemli olur. Yönetici olarak yapılacak en hızlı yol; mevcut belgeleri toplayıp bir sonraki genel kurula düzeltme maddesi koymak ve uygulamanın dayanağını belgelemektir.
Karar defteri düzeltmesi nasıl yapılır? Noter onayı gerekir mi?
Karar defterine sonradan ekleme veya düzeltme yapılacaksa en sağlıklısı bir sonraki kurulda eksikliğin tespit edilip tutanağa geçirilmesi ve bu kararın deftere işlenmesidir. Noter onayı her zaman zorunlu değildir; ancak şüphe ve ihtilaf ihtimali yüksekse noter tasdiki veya onaylı belge düzenlenmesi delil değerini artırır. Yargıtay içtihatları somut koşullara göre farklı değerlendirebilir.
Eğer bu süreci dijitalleştirip belgeleri merkezi ve izlenebilir hâle getirmek isterseniz, BYönetim gibi site/apartman yönetim yazılımları toplantı belgeleri, hazirun cetveli, karar tutanakları ve mali kayıtları güvenli biçimde saklamanıza yardımcı olur: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine geçirilmemiş bir karar kesinlikle geçersiz midir?
Kesin değildir; usul ve uygulama, hazirun cetveli, çağrı belgeleri ve uygulamanın başlaması gibi unsurlar toplam değerlendirilir.
Eksik kayıt varsa hangi belge ve delilleri derlemeliyim?
Çağrı yazıları, hazirun cetveli, imzalı katılımcı listesi, toplantı tarihli yazılı karar, fatura/ödeme belgeleri, varsa ses/video kayıtları.
Karar defterini sonradan düzeltirken noter tasdiki şart mı?
Her durumda şart değildir; ancak ihtilaf riski yüksekse noter onayı delil değerini güçlendirir.
Bir malik kararın uygulanmasını durdurabilir mi?
Tek taraflı durdurma mümkün değildir; itiraz eden malik iddiasını mahkemeye taşırsa gecikme veya ihtiyati tedbir gündeme gelebilir. Yönetici somut hukuki tavsiye için avukata yönlendirmelidir.
Karar defteri eksikliği icra veya tapu işlemlerinde sorun yaratır mı?
Evet; özellikle aidat borcu, ortak gider ve genel kurul kararlarının ispatı gerekirken defter kaydı eksikse uygulama zorlaşabilir. Bu yüzden belgelerin eksiksiz saklanması gerekir.
