Genel kurul günü geldi; salon dolu, gündem odaklı tartışmalar sürüyor ve siz—ilk kez yönetici olarak—karar defterini açtınız. Tutanağın doğru sayfaya yazıldığından, hazirun listesinin eksiksiz olduğundan ve sayfa numaralarının bozulmadığından emin olmak zorundasınız. Bir yanlış düzenleme, sonradan alınacak kararların iptaline veya uyuşmazlıklara yol açabilir.
Karar defteri nedir ve neden önemlidir?
Karar defteri (kat malikleri kurulu karar defteri), Kat Mülkiyeti uygulamasında genel kurul kararlarının kalıcı kaydıdır. Kanunda açık bir "karar defteri formatı" zorunluluğu olmasa da; uygulamada defterin düzenli, bütünlük prensibine uygun ve gerektiğinde delil niteliğinde olması beklenir.
Noter tasdiki hangi durumlarda gerekir?
Genel uygulama olarak karar defterinin noter tasdiki zorunlu değildir; ancak bazı durumlarda veya sitenin iç işleyişinde güvence amaçlı tasdik tercih edilir. Özellikle şu hallerde noter onayı taraflara delil kolaylığı sağlar:
- Yeni yönetici ilk defa defter tutacaksa, defterin başlangıç sayfalarının noter tarafından mühürlenmesi güvencedir.
- İhtilaflı dönemlerde (kararların iptal dava riski yüksekse) karar defterinin noter onaylı olması hukuki delil değerini artırır.
Sayfa numaralandırması, atlamalar ve sonradan eklemeler
Defter bütünlüğü ilkesinin korunması gerekir; sayfa atlamaları, yırtılmış veya çıkarılmış sayfalar belgenin güvenilirliğini zedeler. Genel kurullarda sık rastlanan sorunlar ve çözüm yaklaşımı şunlardır:
- Sayfa numaralarının baştan sona eksiksiz olması: Her sayfanın numaralandırılması yönetici ve kurul için temel kontrol adımıdır.
- Sonradan yapıştırılan/eklenen sayfalar: Eğer mutlaka eklenecekse, eklenen sayfanın kenarına toplantı tarih ve sayfa aralığı yazılmalı, ekli olduğuna dair not düşülmeli ve mümkünse noter tasdiki alınmalıdır.
- Sayfa atlaması tespit edilirse: Yönetim, atlama nedenini karar defterine yazmalı; varsa eksik sayfaların noter onaylı kopyaları eklenmelidir.
Hazirun listesi, imzalar ve arsa payı bilgileri nasıl kaydedilmeli?
Hazirun listesi; kat maliklerinin/vekil ve kiracıların isim, imza, bağımsız bölüm numarası ve arsa payı bilgilerinin yer aldığı listenin karar defteriyle birlikte veya defter içine iliştirilmiş hali olmalıdır. Eksik arsa payı bilgisi kararların geçerliliğini tartışmalı hale getirebilir.
- Hazirun listesi, genel kurul tutanağına referans verilerek eklenmeli ve her türlü ek belge karar defterinde iz bırakacak şekilde arşivlenmelidir.
- Arsa payı toplamının kontrolü: Karar yeter sayısı hesaplanırken sayı/arsa payı kıstası kullanıldığında yönetici/kurul hesaplamayı tutanakta göstermelidir.
| Durum | Pratik Sonuç |
|---|---|
| Sayfa yapıştırılmış, imzalanmamış | ✅ İhtilaf halinde risk: yük daha yüksek |
| Sayfa noter tasdikli eklenmiş | ✅ Delil gücü artar |
Uygulama adımları: İlk kez yönetici olanlar için kontrol listesi
Aşağıdaki adımlar, genel kurulu ve karar defteri sürecini hatasız yönetmenize yardımcı olur.
- Toplantı öncesi defteri kontrol edin: sayfa numarası, mürekkep kalitesi ve önceki kararların eksiksiz olduğuna bakın.
- Hazirun listesini eksiksiz hazırlayın; arsa payı rakamlarını tapu kayıtlarıyla eşleştirin.
- Tutanak yazımında tarih, saat, davet şekli, gündem, oylama biçimi (sayı/arsa payı) net olarak yazılmalı.
- Kararların altına toplantıyı yöneten ve yazan kişilerin imzası, varsa komşu şahit imzaları eklenmeli.
- Sonradan ek/çıkarma gerekiyorsa bunun gerekçesi, eklenecek sayfa numarası ve tüm katılımcıların imzası deftere düşülmeli; mümkünse noter tasdiki alınmalı.
Noter tasdiki alınmalı mı? Ne zaman fayda sağlar?
Genel kural olarak küçük apartmanlarda rutin kararlar için her toplantı sonrası noter tasdiki zorunlu değildir. Ancak şu durumlarda tasdik pratik fayda sağlar:
- Yüksek tutarlı harcamalar, tadilat veya bağımsız bölümün yükümlülüklerini değiştiren kararlar alınmışsa.
- Kat malikleri arasında anlaşmazlık geçmişi ya da dava riski bulunuyorsa.
- Hazirun listesinin, arsa paylarının veya imzaların doğruluğu ileride tartışılabileceği hallerde.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, karar defteri kayıtları, hazirun ve duyuru/icat süreçlerini kolaylaştırmak için BYönetim gibi bir platforma kayıt başlatabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Hukuki dayanak ve uygulama notları
Kat Mülkiyeti uygulamaları genel olarak Kat Mülkiyeti hukuku ve yönetim planı esaslarına göre yürür. Karar defterinin delil niteliği bakımından özel bir maddesi olmamakla birlikte, usul ve bütünlüğe ilişkin uygulamalar pratikte önem taşır. Somut uyuşmazlıklarda mahkemeler kayıtların bütünlüğüne ve usule uygunluğuna bakar; gerektiğinde yönetimin idare şekli incelenir. Şüpheli veya dava gerektiren durumlarda bir hukuk uzmanına başvurunuz.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine sonradan yapıştırılan sayfa kararı geçersiz kılar mı?
Tek başına yapıştırma kesin geçersizlik nedeni değildir; ancak imza, tarih ve açıklama eksikse ve bütünlük bozulmuşsa mahkemede şüphe oluşturabilir. Noter tasdiki riski azaltır.
Karar defteri noter tasdikli değilse mahkemede delil olur mu?
Olur; ancak noter tasdiki olan bir defterle kıyaslandığında delil değeri ve güvenilirliği daha düşük değerlendirilebilir. Usule uygun tutulmuş defter her durumda önemlidir.
Hazirun listesindeki arsa payı hatası kararları iptal ettirir mi?
Arsa payı hatası, karar yeter sayısı hesaplamasını etkiliyorsa iptal nedeni olabilir. Eğer hata küçük ve karara etkisi yoksa mahkeme farklı değerlendirebilir; somut duruma göre hukuki görüş alın.
Eksik imza varsa ne yapılmalı?
Eksik imza tespitinde yönetim, bir sonraki genel kurulda hatayı tespit edip düzeltme kararı alabilir veya ilgili kişiden imzayı yazılı şekilde talep edip deftere işlemeye çalışabilir. İhtilaf halinde hukuki danışmanlık gerekir.
Noter tasdikli sayfa nasıl alınır, maliyeti nedir?
Noterliklerde karar defterinin o sayfaları tasdik ettirilir; maliyet noterin tarifesine göre değişir. Küçük siteler için tek seferlik ek maliyet sayfalarca riski düşürebilir. Detaylı ücret bilgisi için ilgili notere başvurun.
