Genel kurul sabahı kat malikleri toplantı salonunda; bazı imzalar eksik, bir iki arsa payı yanlış yazılmış ve yeni yönetici olarak siz cetveli düzeltmek zorundasınız. Toplantı ilerlerken bir malik itiraz ederse kararların geçersiz sayılma riskiyle karşılaşabilirsiniz. Bu rehber, ilk kez yönetici olanlara hazirun cetvelini doğru düzenleme, sık yapılan hataları önleme ve gerekiyorsa düzeltme adımlarını somut, kaynaklı şekilde anlatır.
Hazirun cetveli nedir, neden önemli?
Hazirun cetveli, kat malikleri kurulunda kimlerin hazır bulunduğunu, temsil yetkisiyle katılanları ve arsa paylarını gösteren resmi listedir. Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarında toplantı başta 'hazır bulunanlar' üzerinden karar yeter sayısı ve arsa payı hesabı yapılır; cetvel hatalı ise kararların geçerliliği tartışılabilir.
Hazirun cetvelinde yazılması gereken asgari bilgiler
Cetvelde yer alması gereken temel kalemler şunlardır:
- Malikin/temsilcinin tam adı-soyadı
- Bağımsız bölüm numarası ve varsa blok adı
- Arsa payı (varsa ondalık/ yüzde gösterim) — yönetim planı veya tapudaki kayıtlara uygun
- İmza veya temsil belgesi doğrulaması (vekâletname gösterimi)
- Toplantı tarihi ve başlama saati
Arsa payı hesaplamasında bir tereddüt varsa, tapu kayıtları ve yönetim planı esas alınmalıdır.
En sık yapılan hatalar ve etkileri
Sık görülen hatalar ve bunun kararlar üzerindeki etkisi:
- Arsa paylarının yanlış yazılması — kararlarda arsa payı dağılımı bozulursa nitelikli kararlar (ör. kararın arsa payı çoğunluğu gerektirdiği haller) hukuka aykırı sayılabilir.
- Eksik veya yanlış imza — hazirun cetveli imza ile desteklenmezse kimlik ve temsil iddiası sonraki itirazlarda zayıf kalır.
- Vekaletlerin usulüne uygun olmaması — noter onaylı vekalet veya yönetim planının öngördüğü biçim aranır; eksik vekalet toplantı itibarıyla yok sayılabilir.
| Hata | Olası Sonuç |
|---|---|
| Arsa payı yanlış yazılmış | ✅ Kararların arsa payı çoğunluğu gerektirenleri iptal edilebilir |
| İmza eksik | ✅ İtiraz halinde cetvel delil niteliğini kaybedebilir |
Toplantı öncesi ve sırasında yapılacak pratik kontroller (adımlar)
- Tapu ve yönetim planından arsa payı dökümü çıkarın; cetvel için kağıt/şablon hazırlayın.
- Toplantı çağrısında hazirun cetveli örneğini duyuruda belirtin; maliklerin kayıtlarını önceden güncelleme talebi yapın.
- Toplantı başında katılımcıların kimlik ve vekâletlerini tek tek kontrol edip kaydedin.
- İmzaların eksiksiz atılmasını sağlayın; elektronik ortamda kayıt tutuluyorsa yedek alın.
- Toplantı sonunda cetveli imzalattırın, karar defterine referans olarak ekleyin.
Hatalı hazirun cetveli tespit edildiğinde izlenecek yol (hukuki sınırlar dahilinde)
Toplantı sırasında veya sonrasında bir hata tespit edilirse uygulanabilecek adımlar şunlardır:
- Toplantı esnasında fark edildiyse başkanlığa düzeltme önerisinin yazılı olarak sunulması ve tutanakla kayıt altına alınması en sağlıklısıdır.
- Toplantı sonrasında hata iddiası varsa, düzeltme için toplantı kararına dayanak olan belgelerle (tapu, vekâletname, kimlik fotokopileri) birlikte yönetim tarafından açık bir tutanak hazırlanıp kat maliklerine bildirilebilir.
- Bazı durumlarda kararların geçerliliği tartışmalıysa, tarafsız bir arabuluculuk ya da yönetim kurulunca alınacak ek bir genel kurul kararı ile durum netleştirilebilir. Somut hukuki değerlendirme koşullara göre değişir; gerektiğinde hukukçuya başvurun.
Noter tasdiki, karar defteri ve belgeleme ilişkisi
Karar defteriyle hazirun cetveli birlikte değerlendirildiğinde toplantı delil niteliği kazanır. Karar defterinin noter tasdiki, bazı süreçlerde (ör. resmi işlemler) istenebilir; bununla birlikte yalnızca cetvel hatası nedeniyle otomatik olarak noter tasdiki gereken bir zorunluluk yoktur. Ancak hataların sonradan düzeltilmesi ve ispat kolaylığı açısından belgelerin eksiksiz tutulması önemlidir.
Yeni yönetici için pratik araç önerisi
Hazirun cetveli ve toplantı kayıtlarını düzenlemek, arsa payı doğrulamak ve imza/alım süreçlerini takip etmek zaman alır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi bulut tabanlı çözümler toplantı hazirun listesini, vekâlet kayıtlarını ve karar defteri entegrasyonunu kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun cetvelinde arsa payı yazılmazsa kararlar geçersiz olur mu?
Net cevap: Arsa payı gösterilmeden alınan kararlar özellikle arsa payı çoğunluğu gerektiren kararlarda itirazla karşılaşabilir; somut durum ve kararın niteliği belirleyicidir.
Vekâletle katılan kişinin imzası cetvelde olmayınca oy geçerli midir?
Net cevap: Vekâletname usulüne uygunsa (noter onayı veya yönetim planındaki şekil) oy geçerli sayılır; imza cetvelde yoksa kimlik ve vekâlet tutanağı delil oluşturur.
Hazirun cetvelindeki imza hatası sonradan düzeltilebilir mi?
Net cevap: Toplantı tutanağında ve karar defterinde düzeltmeyi gösteren belgeyle beraber düzeltme yapılabilir; ciddi ihtilaf halinde hukuki yol ve deliller önem kazanır.
Hazirun cetveli için noter tasdiki gerekli mi?
Net cevap: Genel olarak hazirun cetveli noter tasdiki zorunlu değildir; ancak bazı işlemler veya ihtilaflar için karar defteri/noter belgeleri talep edilebilir.
Yeni yönetici hazirun cetvelini hazırlarken hangi belgeleri yanına almalı?
Net cevap: Tapu dökümleri/ariza paayları, yönetim planı, tapu fotokopileri, toplanan vekâletnameler ve kimlik fotokopileri ile hazır bulunmak en doğrusudur.
