Sabah kapıcı dairesinin kapısı kapalı, anahtarı yönetimde; eski kapıcının bordro dosyaları rafta eksik, kimlik fotokopileri bazı aylarda yok. Genel kurul yakında ve kasada belirsiz kayıtlar var — yönetici şimdi hangi belgeleri tamamlayacak, SGK ve kıdem hesaplarını nasıl güvenilir kayda dönüştürecek?
1. Önce hangi belgeler eksiksiz olmalı?
İşten ayrılan kapıcıyla ilgili yönetimin hemen toplayıp saklaması gereken temel belgeler şunlardır:
- İşten ayrılma bildirimi veya istifa/fesih yazısı (varsa)
- Her aya ait bordro nüshaları veya bordro özetleri
- SGK işe giriş/çıkış bildirgileri (e-Bildirge çıktısı veya e-Devlet dökümü)
- Ödenen ücretlerin banka dekontları ya da nakit makbuzları
- İzin kullanım kayıtları ve ödenen izin ücretleri
- Kıdem tazminatı hesaplamasına temel olacak hizmet süresi belgeleri (başlangıç tarihi vb.)
2. Adım adım 7 yapılacak işlem (yönetici kontrol listesi)
- Belgeleri derleyin ve tarih sırasına koyun: işe giriş, aylık bordrolar, izin ve ödeme kanıtları.
- SGK hizmet dökümünü e-Devlet’ten alın; bildirge ile uyuşmazlık varsa kayıtlı döneme ilişkin bordro ve banka dekontlarını eşleştirin.
- Kıdem ve ihbar süresini tespit edin (hizmet yılına göre) — hesaplama için net ücret ve varsa düzenli ödenen ekleri esas alın.
- Bordro eksikse gerçeğe en yakın şekilde düzeltme: varsa banka dekontlarına göre ödeme kayıtlarını gösteren bordro çıkarın ve yönetim kurulunda onaylatın (karar defterine geçirilecek).
- Ödenmesi gereken kıdem/ihbar varsa hesaplamayı belgeleyin; ödeme yapıldıysa dekont ekleyin, yapılmadıysa genel kurul kararıyla fon oluşturma yolunu planlayın.
- SGK çıkış bildirgesinin verildiğinden emin olun; verilmediyse derhal e-SGK üzerinden çıkış bildirimi yapılmasını sağlayın (yöneticinin yükümlülüğü olarak izleyin).
- Tüm işlemleri Karar Defteri'ne, bordro arşivine ve dijital kopyalara kaydedin; gerektiğinde delil sunmak için paketleyin.
3. SGK kayıt uyuşmazlıkları: pratik tespit ve düzeltme yolları
SGK hizmet dökümü ile elinizdeki bordrolar uyuşmazsa şu adımlar yardımcı olur:
- Önce tarihi belgeler (banka dekontu, makbuz, kira kontratı gibi) ile bordro arasındaki tarih ve tutarı kıyaslayın.
- Eksik bildirge varsa e-SGK üzerinden hizmet tespit talebi veya geriye dönük bildirim araştırması yapın; teknik sorunlarda işçinin kendisi/varisleri de e-Devlet üzerinden itiraz edebilir.
- Uyuşmazlık çözülmezse bir uzmana danışın; somut hukuki tavsiye için avukat veya mali müşavir gereklidir.
4. Kıdem tazminatı ve ödeme sorumluluğu: yönetici ne yapmalı?
Kıdem tazminatı iş sözleşmesinin sona erme tarihine ve çalışanın kıdemine göre hesaplanır. Yönetim olarak dikkat edilmesi gerekenler:
- Kıdem hesabında esas alınan ücret: net ücret değil, sürekli ödenen unsurlar (sabit prim, düzenli yol, yemek ödemeleri vb.) dikkate alınır.
- Kıdem tazminatı ödemesi yapılmışsa dekontu saklayın; yapılmamışsa genel kurulda ödeme veya fon oluşturulması gündeme alınabilir (karar defterine geçirilmelidir).
- Kıdemin kim tarafından ödeneceği somut duruma göre değişir; yönetim, çalışanla yapılan sözleşme ve genel kurul kararları çerçevesinde yükümlülük üstlenebilir. Kesin yoruma ve hesaplamaya ihtiyaç varsa iş hukuku uzmanına yönlendirin.
5. Bordro eksikleri varsa zaruri kayıt düzeltmeleri nasıl belgelendirilir?
Bordro veya makbuz eksikse izlenecek iyi uygulama:
- Eksik döneme ilişkin ödeme kanıtları toplanır (banka dekontu, elden ödeme makbuzu, tanık yazısı).
- Yönetim kurulunda kayıt düzeltme kararı alınır; karar defterine tarihi ve gerekçesiyle işlenir.
- Düzeltme bordrosu düzenlenir ve eski bordro ile birlikte arşivlenir; SGK bildirimi gerekiyorsa aynı gün tamamlanır.
| Durum | Hızlı Çözüm |
|---|---|
| Eksik aylık bordro | ✅ Yönetim kararı + yeniden düzenlenen bordro |
| SGK bildirgesi eksik | ✅ e-SGK çıkış/işe giriş bildirgesi ile düzeltme |
6. Aidata yansıtma ve maliyet takibi: bordro giderleri nasıl şeffaf tutulur?
Apartman gider hesaplarında bordro kalemleri ve kapıcı maliyetleri açıkça izlenmelidir. Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde ortak giderlere ilişkin uygulamalar yönetim planına ve genel kurul kararına bağlıdır (Kat Mülkiyeti Kanunu). Pratik uygulama önerileri:
- Bordro, SGK ve vergi ile ilgili tüm harcamaları ayrı hesap kodunda tutun.
- Genel kurulda yıllık personel maliyetleri hakkında şeffaf rapor sunun.
- Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, bordro ve aidat kayıtlarını birlikte takip eden çözümler işinizi kolaylaştırır; örneğin BYönetim ile hızlı kayıt oluşturup arşivleyebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı işten ayrıldığında SGK çıkış bildirgesini kim vermeli?
Net cevap: İşçi işten ayrıldıysa işveren (yönetim/karar yetkisi verilen kişi) e-SGK üzerinden çıkış bildirgesini vermekle yükümlüdür; verilmemesi halinde yönetim sorumlulukla karşılaşabilir.
Bordro eksikse kıdem tazminatı hesaplanabilir mi?
Net cevap: Evet; ancak kıdem hesaplaması için ücretin ispatı gerekir. Banka dekontları, tanık yazıları ve yönetim kayıtlarıyla ücret belgelenirse hesaplama yapılır. Kesin hesaplama için uzman görüşü önerilir.
Yönetici bordro kayıtlarını kendi başına düzeltebilir mi?
Net cevap: Yönetici düzeltme hazırlayıp sunabilir, ancak bordro ve kayıt düzeltmelerinin yönetim kurulunda karara bağlanması ve karar defterine geçirilmesi en güvenli uygulamadır.
Kıdem tazminatı ödeme kararı genel kurulda mı alınmalı?
Net cevap: Kıdem tazminatının ödenmesi fiilen yönetimin yükümlülüğündedir; ancak bütçe veya olağanüstü ödeme gerektiriyorsa genel kurulda onay veya ödenek ayrılması gerekir. Duruma göre değişir; gerektiğinde hukuk/mali danışmanlık alın.
Eskiden elden ödeme yapılmışsa nasıl kanıtlanır?
Net cevap: Elden yapılmış ödemelerde en iyi kanıt banka transferine benzer bir belge yoksa çalışanın imzaladığı makbuz, tanık ifadeleri ve yönetim kararlarıdır. Mümkünse taraflarca imzalı ödeme makbuzu düzenlenmelidir.
Eksik SGK bildirgesi tespit edilirse ne kadar sürede düzeltilmeli?
Net cevap: Hukuki ve mali risklerin artmaması için tespit edilir edilmez düzeltme için işlem başlatılmalı; idari gecikmeler ceza ve faize yol açabileceğinden ertelememek gerekir.
Bu konuda doğrudan hukuki tavsiye almalı mıyım?
Net cevap: Somut hesaplamalar, uyuşmazlıklar veya yasal itirazlar için bir iş hukuku avukatı veya mali müşavirden danışmanlık alınması uygundur; bu rehber genel bilgi amaçlıdır.
