Yeni seçildiniz; ilk genel kurul sonrası kararları düzenli kaydetmek, ilerideki itirazları engellemek için en büyük önceliğiniz. Bir apartman yöneticisi olarak elinizdeki karar defteri doğru tutulmazsa, aidat, bakım-onarım ve personel kararları mahkemede/heyette zayıf delil kalabilir — bu rehber o boşlukları kapatmanız için yazıldı.
Karar defterinin hukuki zemini ve temel ilkeler
Karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarında yönetimin ve kat malikleri kurulunun aldığı kararların resmi kaydıdır. Kararın içeriği, tarih, toplantı türü, karar no'su ve imzalar açıkça görünmelidir. Yasal hüküm olarak Kanun metninde karar defterinin usulüne ilişkin ayrıntılı maddeler bulunmaz; bu nedenle uygulama ve içtihat önem kazanır. Karar defterinin doğru tutulması, özellikle sonradan yapılacak itirazlarda ve kararların icrasında kritik delil vasfındadır.
Karar defterine hangi bilgiler kesinlikle yazılmalı?
Her karar kaydında aşağıdakiler mutlaka yer almalıdır. Bu bilgiler eksikse kararın uygulanması veya delil değeri zayıflar.
- Toplantı tarihi, saati ve türü (olağan/olağanüstü).
- Hazirun listesi referansı: hazirun listesinin nerede saklandığı ve sayfa/numarası.
- Gündem maddesinin tam metni ve oylama sonucu (lehte, aleyhte, çekimser sayıları; arsa payı yüzdeleri belirtilmişse gösterim).
- Alınan kararın açık, uygulanabilir metni (belirsiz ifadeler yerine somut yükümlülükler).
- Kararı hazırlayan ve tutanağı imzalayan kişiler (yönetici, tutanak sahibi, varsa iki kat maliki temsilcisi).
- Karara dayanak gösterilen özellikle mali kararlar için işletme gelir-gider hesabı veya tahmini tutarlar.
Noter tasdiki: ne zaman, nasıl ve nelere dikkat edilmeli?
Noter tasdiki, karar defterinin belirli sayfalarının noter huzurunda mühürlenmesi anlamına gelir; bu işlem defterin toplantı tarihinden önce mi sonra mı tasdikleneceği uygulamada farklılık gösterebilir. Genel kural yoktur; pratikte iki yöntem öne çıkar:
- Toplantıdan önce belirli sayfaların noter tasdiki: Tasdiklenmiş sayfalar toplantı anında kullanılır, sonradan müdahale ihtimalini azaltır.
- Toplantı sonrası (kararlar yazıldıktan sonra) sayfaların noter tasdiki: Bu yöntemde kararların toplantı tutanağı ile birlikte tasdiklenmesi amaçlanır.
Karar yeter sayısı yazılırken sayısal ve arsa payı kayıtları nasıl gösterilmeli?
Karar defterinde oy dağılımını sadece sayılarla bırakmak çoğu zaman yeterli değildir. Özellikle KMK uygulamalarında arsa payına göre farklı sonuçlar doğabileceği için, oylamada yer alan lehte/aleyhte oy sayılarının yanında arsa payı toplamlarının da gösterilmesi önemlidir.
| Oylama Türü | Deftere Yazılması Gereken Bilgi |
|---|---|
| Sayıya Göre Karar | Lehte: X daire (Y arsa payı %), Aleyhte: Z daire (B arsa payı %), Çekimser: ... |
| Arsa Payına Göre Karar | Toplam arsa payı dağılımı ve karar lehine çıkan arsa payı yüzdesi. ✅ Kararın geçerliliği burada netleşir. |
Sonradan yapılacak itirazlarda karar defterinin delil gücü ve izlenecek adımlar
Bir kararın iptali veya uygulanmasının engellenmesi halinde mahkeme ve icra süreçlerinde karar defteri delil olarak kullanılır. İtiraz sürecinde dikkat edilmesi gerekenler:
- Defterle bağlantılı hazirun listesi, davet e-postaları/ilan kopyaları gibi destekleyici belgeler bir arada sunulmalıdır.
- Noter tasdiki varsa, tasdikin zamanlaması ve hangi sayfaları kapsadığı belirtilmelidir.
- Eksik veya şüpheli yazım varsa, toplantı tutanağını imzalayan kişiler yerinde tanık olarak kullanılabilir.
Somut hukuki değerlendirme şartlara göre değişir; somut bir itiraz veya dava planlıyorsanız bir hukukçuya danışmanız doğru olur.
Uygulamada pratik adımlar: İlk yönetici için 7 maddelik kontrol listesi
- Yeni defteri (tercihen ciltli, numaralı) temin edin; sayfa numaralarını kontrol edin.
- İlk sayfada yönetim bilgilerini (site adı, adres, yönetici adı, iletişim) yazın.
- Her toplantı için hazirun listesini ayrı saklayın ve deftere referans verin.
- Karar metnini yazdıktan sonra toplantıyı imzalayanlara ıslak imza attırın; elektronik imza varsa noter uygulamasına göre düzenleyin.
- Önemli mali kararları alırken arsa payı dağılımını gösterin; hesap tablolarını saklayın.
- Defter sayfalarını düzenli periyotlarla (ör. yılda/kurulda) noterle tasdik ettirin veya uygulamanızı notere danışarak belirleyin.
- Karar ve destek belgelerini dijital olarak da arşivleyin; zamanı geldiğinde erişim kolay olsun.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, karar defteri kayıtlarını, hazirun listelerini ve duyuruları dijitalde düzenleyip arşivleyebileceğiniz araçlar işinizi kolaylaştırır; örneğin BYönetim ile 6 ay ücretsiz deneyip toplantı kararlarınızı dijital olarak da saklayabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterini noter tasdik ettirmek zorunlu mu?
Net cevap. Kanunda açık bir zorunluluk bulunmaz; fakat uygulamada noter tasdiki delil değerini artırır. Yerel uygulamaları dikkate alarak hareket edin.
Toplantı bittikten sonra karar defterine düzeltme yapılır mı?
Net cevap. Toplantı sonrası düzeltmeler şüphe uyandırabilir; hata varsa düzeltme için yeni toplantı veya tutanakla açıklama yapılması, düzeltmeyi yapanların imza ve tarih bilgisiyle belirtmesi gerekir.
Hazirun listesi kaybolduysa ne yapılmalı?
Net cevap. Kaybedilen hazirun listesi delil zayıflatır; toplantıya katılanların imzalı beyanları, çağrı belgeleri ve tanık ifadeleri alternatif deliller olarak kullanılabilir.
Karar defterinde oy dağılımı sadece sayı şeklinde yazıldı; arsa payı belirtilmedi. Karar geçersiz olur mu?
Net cevap. Her durumda geçersizlik doğmaz; ancak arsa payı ile alınması gereken kararlar veya arsa payı ayrıcalığı içeren kararlar için eksik kayıt itiraz nedeni olabilir. İtiraz değerlendirmesi somut olaya bağlıdır.
Kararların sonra uygulanmasında yöneticinin sorumluluğu nedir?
Net cevap. Yönetici kararları uygulamakla yükümlüdür; ancak hukuki uygunluk veya kayıt eksikliği durumlarında sorumluluk değerlendirmesi somut şartlara göre değişir. Şüphe durumunda hukuki destek alınması önerilir.
