Genel kuruldan yeni çıkan ve ilk kez apartman/site yöneticisi olan Ahmet Bey, eline geçen kalın karar defterine bakıyor: "Bu deftere ne yazacağım? Kararları nasıl kaydederim, notar onayı gerekli mi, hazirun nasıl tutulur?" İşte yönetici olarak ilk toplantınızdan itibaren karar defterini hatasız, yasalara uygun ve denetlenebilir şekilde tutmanın pratiğe dönük rehberi.
Karar defterinin hukuki dayanağı ve neden doğru tutulmalı
Kat Mülkiyeti uygulamalarında karar defteri, malikler kurulu işlemlerinin resmi kaydıdır. Kararların usulüne uygun yazılmaması veya hazirun listesinin hatalı tutulması, alınan kararların iptaline veya yöneticinin sorumluluğuna yol açabilir. Kanun metni olarak özel bir maddeden ziyade Kat Mülkiyeti uygulama usullerinin genel gereklilikleri ve Yargıtay içtihatları bu kaydın önemini vurgular.
1. Karar defteri çeşidi: ciltli defter mi, dijital kayıt mı?
Halen birçok apartman/site fiziki ciltli karar defteri kullanır. 2026'da dijitalleştirme yaygınlaştı; fakat dijital kayıtların mahkemede/notaerde delil kabulü için imza, e‑imza veya elektronik defter uygulamalarının usule uygun olması gerekir. Yönetim planında aksi yoksa fiziki defter geleneksel ve güvenli bir seçenektir.
2. Toplantı öncesi: çağrı, gündem ve hazirun (hazır bulunanlar) listesi
Toplantı çağrısında tarih‑saat‑yer ile gündem açıkça yazılmalı. Hazirun listesi sırasında aşağıdaki bilgileri kesinlikle alın:
- Malik/temsilcinin adı‑soyadı
- Bağımsız bölüm numarası
- İmza (ve varsa vekaletname notu)
- Arsa payı belirtilecekse arsa payı tutarı
Hazirun listesi hem sayı hem de arsa payı bakımından çoğunluk tespiti için gereklidir. Eksik veya sonradan tamamlanan hazirun kayıtları, kararların yok sayılmasına yol açabilir.
3. Karar metninin yazım kuralları: ne yazılır, nasıl yazılır?
Her karar aşağıdaki başlıkları içermelidir:
- Toplantı tarihi, saati ve yeri
- Hazirun tespiti (sayı + arsa payı belirtildiyse arsa payı toplamı)
- Gündem maddesi numarası ve kısa başlığı
- Oy dağılımı açıkça: kabul‑ret‑çekimser (sayı/arsa payı olarak belirtilirse daha sağlam)
- Kararın özeti ve uygulanacak işlemler (kim, ne zaman, hangi bütçeyle)
Örnek kısa kayıt: "1. Maddede yer alan ortak alan aydınlatma tamiri için teklif görüşüldü. Kabul: 12 (arsa payı toplamı %60), Ret: 3 (arsa payı %30), Çekimser: 1 (arsa payı %10). Karar: Teklif kabul edilmiştir. Uygulama: Yönetici 7 iş günü içinde yüklenici ile sözleşme yapacak."
| Eksik/Kötü Kayıt | Doğru Kayıt |
|---|---|
| "Aydınlatma yapıldı" | ✅ "Ortak alan aydınlatma tamiri teklifleri görüşüldü; öneri X onaylandı. İşin bedeli: 15.000 TL; ödenme: işletme hesabından; yönetici 7 gün içinde sözleşme yapacak." |
4. Noter tasdiki ve karar defterinin sayfa atlamaları
Karar defterinin noter tasdiki zorunlu mu sorusu sık sorulur. Kanunda her durumda zorunluluk açık değildir; ancak bazı yönetim planlarında veya toplu konut uygulamalarında noter onayı istenebilir. Noter tasdiki; defterin sayfa bütünlüğünü, sayfa numaralarını ve sonrasında yapılan müdahaleleri engelleme bakımından güven sağlar.
5. Kararın uygulanması ve belgelerin eklenmesi
Karar defterine güvenilirlik katmak için eki şu belgelerle tamamlayın: teklifler, faturalar, sözleşmeler, vekaletnameler, tutanaklar. Her ek için defterde referans verin: "Ek‑A: Firma X teklif tarihi 01.03.2026" gibi. Bu, sonradan denetimde delil zinciri sağlar.
6. Sık yapılan hatalar ve pratik çözümler
- Hata: "Oy sayısı yazılmadı." Çözüm: Toplantı esnasında oyları hem sayı hem arsa payı olarak tutun.
- Hata: "Vekaletname deftere eklenmedi." Çözüm: Vekaletname fotokopisini ekleyin ve hazirun kaydına vekaleti not edin.
- Hata: "Kararın uygulanma sorumlusu yazılmadı." Çözüm: Her kararda uygulayıcı kişi/kurum ve süre belirtin.
7. Dijitalleştirme: Ne zaman ve nasıl güvenli geçiş yapılır?
Karar defterini dijital ortamda tutmayı düşünüyorsanız, kayıtların geriye dönük doğrulanabilir, değiştirilemez ve e‑imza ile teyitli olması gerekir. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, aidat tahakkuku, karar, duyuru ve oylama süreçlerini entegre eden bulut çözümleri işleri kolaylaştırır; örneğin BYönetim gibi platformlar, kayıtların düzenli tutulması ve oylama sonuçlarının dijital arşivlenmesi için pratik bir başlangıç sunar: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterinin noter tasdiki zorunlu mu?
Genel olarak kanunda her durumda zorunluluk yoktur; ancak yönetim planı veya özel durumlarda noter tasdiki istenebilir. Somut duruma göre değerlendirme gerekir.
Hazirun listesinde arsa payı yazılmasa karar geçersiz olur mu?
Oy çokluğu tespiti arsa payına göre yapılacaksa arsa payı kaydı eksikse kararın geçerliliği tartışılabilir. Bu nedenle arsa payı yazılması önerilir.
Kararda yazım hatası fark edildiyse nasıl düzeltilir?
Hata küçük yazımsa bir sonraki sayfada düzeltme ve düzeltilen kısımın toplantıda onaylandığına dair not yazılması, daha ciddi değişiklikte ise yönetim kurulu/kurulca onayla yeniden kayıt yapılması uygulanır. Somut durumlarda hukuki destek alınmalıdır.
Vekaletnameyi karar defterine nasıl eklemeliyim?
Vekaletname fotokopisi veya aslı alınıp bir ek numarası verilerek deftere iliştirilmelidir; hazirun kaydında temsil edildiği açıkça yazılmalıdır.
Dijital karar defteri mahkemede delil olur mu?
Olabilir; ancak dijital kaydın değiştirilmezliği, e‑imza veya güvenli arşivleme gibi unsurları sağlaması önemlidir. Teknik ve hukuki gereklilikler göz önünde bulundurulmalıdır.
