Yeni seçildiniz; salonu dolduran apartman sakinleri sizi sorumlu gördü ve karar defterini açmanız istendi. Toplantı sonrası kararı yazarken hangi ifadeyi kullanacaksınız, kimlerin imzası zorunlu, karar defteri noter onayı hangi durumlarda şart — bütün bu sorular bir anda başınıza çökebilir. Bu rehber, ilk kez yönetici olanlar için karar defterinin doğru tutulması ve noter tasdiki süreçlerini somut adımlarla ve pratik örneklerle anlatarak riskleri azaltmayı hedefler.
Karar defteri nedir ve hangi kararlar yazılmalıdır?
Karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamasında kat malikleri kurulu kararlarının kaydedildiği resmi defterdir. Genel Kurulda alınan her kararın usulüne uygun olarak kayıt altına alınması gerekir; özellikle mali ve düzenleyici nitelikteki kararlar (aidat belirleme, yönetici seçimi/azli, büyük onarım, kiralama, ortak alan devri vb.) mutlaka deftere geçirilmelidir.
Karar defterinin biçimi ve zorunlu unsurlar
El yazısıyla veya bilgisayarda düzenlenebilir; ancak defterin içeriğinde bulunması gereken temel bilgiler şunlardır:
- Toplantı tarihi, saati ve yeri
- Hazirun cetveline göre toplantıda bulunanların listesi (adı, soyadı, bağımsız bölüm no/sayısı/arsa payı belirtilirse daha sağlamdır)
- Gündem maddeleri ve alınan kararların açık metni
- Oylama sonuçları: kabul/ret sayıları ve arsa payı dağılımı (karar yeter sayısı hesaplandıysa gösterilmeli)
- Kararı öneren/oy kullananların imzaları ve toplantıyı yöneten ile tutanağı düzenleyen kişinin imzası
Kararın metni kısa, net ve yorumdan uzak olmalıdır. Örneğin: "Genel kurulda oy çokluğuyla apartman yönetimine X TL yıllık aidat belirlenmesine karar verildi."
Hazirun cetveli ve imza süreci — nelere dikkat edilmeli?
Hazirun cetveli, toplantıya kimlerin katıldığını gösterir ve kararların geçerliliği için önem taşır. Cetvelde imzalar eksikse veya yanlış bilgiler varsa, kararların iptali riski doğabilir. Hazirun cetvelinde ideal uygulama:
- Her kat malikinin adı-soyadı, bağımsız bölüm numarası ve varsa arsa payı yazılır.
- Temsilci/vekâleten katılma durumunda vekaletname bilgisi (kimin vekaleti olduğu, tarih) eklenir.
- Her katılımcı toplantı sonunda cetveli imzalar; elektronik ortamda yapılmışsa kağıt çıktısı ve imza işareti arşivlenir.
Noter tasdiki ne zaman gerekir ve nasıl yapılır?
Karar defterinin noter tasdiki uygulaması uygulamada farklılık gösterebilir; genel kural olarak Kat Mülkiyeti Kanunu fiili bir zorunluluk tanımlamaz, ancak bazı işlemler (örneğin tapu işlemleri, resmi başvurular veya üçüncü kişilerle yapılacak sözleşmeler) için noter onaylı karar sunulması talep edilebilir. Noter genelde defterin belirli sayfalarının veya kararların tasdikini yapar.
Pratik adımlar:
- Karar defterinin ilgili sayfasının fotokopisi alınır veya aslı noterle götürülür.
- Noterde karar metni ve hazirun cetveli gösterilir; noter sayfanın/kararın tarih ve içeriğini onaylar.
- Tapu veya banka gibi kurumlar bazen noter onaylı yönetim kararının aslı istenir; bu durumda noter tasdikli belge veya son sayfanın tasdikli kopyası sunulur.
Pratik örnek: Aidat artırımı kararı nasıl yazılır ve tasdik istenir?
Örnek metin: "01.04.2026 tarihinde saat 18:00'de yapılan olağan genel kurul toplantısında, kat malikleri oyçokluğuyla aylık aidatın 1.000 TL'den 1.200 TL'ye yükseltilmesine karar verilmiştir. Kabul: 12 daire (%65 arsa payı), Ret: 3 daire (%35 arsa payı)."
Bu karar tapuya veya bankaya sunulacaksa noter onayı istenebilir. Yönetici olarak notere giderken hazırun cetveli ile birlikte kararın aslı veya onaylı sureti hazır bulundurulmalıdır.
| Durum | Noter Tasdiki Gerekliliği |
|---|---|
| Aidat/uygulama iç kararları | ✅ Not zorunlu değil ama gerektiğinde istenebilir |
| Tapu/üçüncü taraf sözleşmeleri | ✅ Genelde noterli onay talep edilir |
Karar defteri kaydında sık yapılan hatalar ve çözüm önerileri
- Hata: Kararın belirsiz veya muğlak yazılması — Çözüm: Kararı kısa, açık ve oylama sonuçlarıyla yazın.
- Hata: Hazirun cetvelinde eksik arsa payı/temsilci bilgisi — Çözüm: Toplantı öncesi kat maliklerinden güncel bilgileri isteyin.
- Hata: İmzaların eksik bırakılması — Çözüm: Toplantı sonunda imza turu yapın; imzalamayanlar için tutanak tutun.
- Hata: Kararın elektronik kopyasının arşivlenmemesi — Çözüm: Hem basılı hem dijital kopya saklayın; muhasebe ve resmi işlemler için PDF arşiv oluşturun.
Karar defteri dijitalleştirilir mi? Güvenli uygulama önerisi
2026'da birçok yönetici karar defterini dijital olarak arşivliyor. Elektronik kopya, toplantı tutanakları ve hazirun cetvelleri düzenli şekilde saklanırsa hem şeffaflık artar hem de belge kaybı riski azalır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi site ve apartman yönetim yazılımları toplantı kayıtlarını, kararları ve hazirun cetvellerini güvenli biçimde saklamaya yardımcı olur: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defteri noter onayı her karar için zorunlu mu?
Hayır. Kanunen her karar için noter onayı zorunlu değildir; ancak tapu, banka veya üçüncü taraf işlemlerinde kurumların talebi üzerine noter tasdiki istenebilir.
Hazirun cetvelinde imza eksikse karar kesinlikle geçersiz mi?
Kesinlikle demek doğru olmaz; usul eksiklikleri mahkeme önünde delil ve itiraz konusu olabilir. Eksiklik varsa düzeltme ve ilave yazılı beyanlarla risk azaltılmalıdır.
Karar defterine alınmayan sözlü kararlar bağlar mı?
Genellikle yazılı ve imzalı kararlar bağlayıcıdır. Yazılı deftere geçirilmemiş sözlü kararların ispatı zordur; uygulamada bağlayıcı kabul edilmesi risklidir.
Noter tasdikli karar sunulmazsa tapu işlemi yapılmaz mı?
Bazı resmi daireler veya bankalar noter onaylı karar talep eder. Noter tasdikli karar sunulmazsa ilgili kurum işlem yapmayı reddedebilir; duruma göre yeniden toplantı yapılıp onaylı karar alınması gerekebilir.
Karar metni nasıl yazılmalı, örnek bir ifade nedir?
Net ve ölçülebilir olmalı: örn. "01.04.2026 tarihli genel kurulda oyçokluğuyla aylık aidatın 1.000 TL'den 1.200 TL'ye çıkarılmasına karar verilmiştir. Kabul: 12/15; Ret: 3/15."
