Yönetici sabah gelen e-postada kapıcının bu ay ekstra prim ve fazla mesai talep ettiğini okuyor; bazı malikler itiraz ediyor, bazıları ise 'önce ödeyin' diyor. Hangi ödemeler işletme gideridir, hangi tutarlar malike yüklenir ve hesaplama nasıl şeffaf yapılır? Bu rehber, değişken kapıcı ödemelerini (prim, yakacak, fazla mesai vb.) 2026 uygulaması çerçevesinde adım adım açıklar.
1. Hukuki çerçeve: KMK ve iş hukuku sınırları
Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) bakımından ortak giderler, kat maliklerinin ortak yararına yapılan giderlerdir. Kapıcı ve site personeli ücretleri genelde işletme gideri kapsamına girer; ancak hangi kalemlerin aidata yansıyacağı uygulamaya göre değişir. İş hukuku (Türk İş Kanunu hükümleri ve sosyal güvenlik yükümlülükleri) ise işçinin ücret ve yan haklarının nasıl düzenleneceğini belirler. Bu yazıda hukuki kaynak olarak Kat Mülkiyeti Kanunu ve iş hukuku ilkeleri öne alınmıştır.
2. Hangi kapıcı ödemeleri genelde aidata yansır?
Genel uygulama ve içtihadın ışığında sık karşılaşılan kalemler:
- Sabit maaş (brüt/net ödenen tutar) — genelde işletme gideri.
- SGK işveren payları ve işsizlik sigorta primi — işveren maliyeti olduğundan işletme gideri.
- Kıdem tazminatı karşılığı (dönemsel muhasebeleştirme) — işletme gideri olarak ayrılabilir; ancak ödemeyi kim yapacağı değişebilir (satış/devir durumları için ayrı değerlendirme gerekir).
- Fazla mesai — iş sözleşmesi ve fiili çalışma saatine göre ödenir; düzenli değilse tartışmalı olabilir, ama işveren yükümlülüğüdür.
- Yakacak/elektrik/ayrıntılı avantajlar — iş sözleşmesinde belirtilmişse veya genel kurulca kabul edilmişse aidata yansıtılabilir.
- Prim/performans ödemeleri — sözleşmede veya genel kurul kararında varsa işletme gideri olabilir; aksi hâlde malike yansıtılması için karar gerekir.
3. Temel ilkeler: Şeffaflık, sözleşme ve genel kurul onayı
Değişken ödemelerin aidata yansıtılmasında üç ana ilke geçerlidir:
- Sözleşme önceliği: İş sözleşmesinde hangi ödemelerin düzenli olduğu açıkça yazmalıdır.
- Genel kurul veya yönetim planı onayı: Düzenli olmayan kalemlerin (prim uygulaması, yakacak payı vb.) aidata yansıtılması için genel kurul kararı veya yönetim planı hükmü gerekir.
- Delil ve hesaplama şeffaflığı: Hesaplamalar, bordro ve SGK makbuzlarıyla desteklenmeli, maliklere düzenli bildirim yapılmalıdır.
4. Hesaplama yöntemi: Somut örneklerle adım adım
Aşağıda üç tipik senaryo için örnek adımlar ve hesaplama mantığı verilmiştir. Örnekler açıklayıcı olup, rakamlar örnek amaçlıdır.
A) Düzenli sabit maaş + değişken yakacak payı
Varsayım: Brüt maaş 25.000 TL, SGK işveren payı %20 (5.000 TL), yakacak aylık 2.000 TL (sözleşmede belirtilmiş).
- Toplam aylık işveren maliyeti = 25.000 + 5.000 + 2.000 = 32.000 TL.
- Aidata dağıtım = Yönetim planına göre (arsa payı veya eşit). Örneğin 20 bağımsız bölümlü binada arsa payına göre payınız %5 ise sizin aylık katkınız = 32.000 x %5 = 1.600 TL.
B) Sabit maaş + dönemsel prim (genel kurul onayıyla)
Varsayım: Aylık brüt 20.000 TL, SGK işveren payı 4.000 TL. Genel kurul yılda iki kez prim ödenmesine izin verdi; yıllık prim toplamı 36.000 TL.
- Yıllık maliyet = (20.000+4.000) x 12 + 36.000 = 288.000 TL.
- Yıllık aidat payınız = işletme gideri dağıtımıyla hesaplanır; primler yıllık döneme yayılabilir (aylık eşit paylaşım = yıllık maliyet /12 / bağımsız bölüm sayısı gibi).
C) Aykırı fazla mesai talepleri (aylık bazda yüksek değişkenlik)
Fazla mesai, işçinin fiilen çalıştığını gösteren kayıtlarla desteklenmelidir. Aşağıdaki adımlar önerilir:
- Fazla mesai çizelgesi tutun (gün, saat, onaylayan yönetici).
- Bordroda fazla mesai karşılığı net/brüt olarak gösterilmeli; SGK beyanı yapılmalı.
- Eğer fazla mesai düzensiz ve beklenmedikse, genel kurul ek ödeme politikası belirleyebilir veya fazla mesai üst sınırı koyabilir.
5. Muhasebe ve uygulama adımları — yönetici kontrol listesi
Pratik uygulama için kısa kontrol listesi:
- 1) İş sözleşmesini gözden geçirin; değişken ödemeler açık mı?
- 2) Genel kurulda değişken ödemeler için karar alın (özellikle prim/aylık yakacak gibi kalemler).
- 3) Her ödeme için bordro, SGK dökümü ve dekont saklayın.
- 4) Aidat dağıtım yöntemini (arsa payı/sayı) açıkça malikler ile paylaşın.
- 5) Olağan dışı ödemeler için ön onay mekanizması kurun (yönetim kurulu veya denetim raporu).
| Maliyet Kalemi | Genel Uygulama |
|---|---|
| Sabit maaş + SGK | ✅ Genelde işletme gideri |
| Yakacak / elektrik (sözleşmeli) | ✅ Sözleşme/karar varsa aidata yansır |
| Performans prim (sözleşme yoksa) | Karar gerekir / tartışmalı |
| Fazla mesai (belgesiz) | İhtilaflı — belge şart |
6. Dijital süreçlerle hata ve itirazları azaltma
Değişken ödemeler hesaplamaları ve bildirimleri hataya açık kalabilir. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi bir yönetim yazılımı ile bordro, aidat dağılımı ve makbuz süreçlerini düzenlemek işleri hızlandırır ve delil üretir. Örneğin BYönetim kayıtlarıyla ödeme dekontları, bordro verileri ve aidat bildirimleri tek bir yerde tutulabilir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Değişken primleri genel kurul kararı olmadan ödeyebilir miyiz?
Genel olarak düzenli değilse ve sözleşmede yoksa primin aidata yansıtılması için genel kurul kararı tavsiye edilir; aksi hâlde malikler itiraz edebilir.
Kapıcının yakacak gideri aidata otomatik mi eklenir?
Sözleşmede veya genel kurul kararında belirtilmişse eklenir; aksi halde yönetim bunu tek taraflı uygulamamalıdır.
Fazla mesai kanıtı yoksa yönetici ödeme yapmalı mı?
İş hukuku gereği fazla mesai belgelendirilmelidir; belge yoksa yönetici ödeme yapmamalı ve öncesinde kayıt sistemi oluşturmalıdır.
Kıdem tazminatı aidata nasıl yansır?
Kıdem tazminatı uygulaması işletme maliyeti kapsamında yıllık karşılık ayrılarak muhasebeleştirilebilir; ancak somut satış/devretme durumlarında kimin ödeyeceği koşullara göre değişir ve hukuki inceleme gerektirir.
Bordro ve SGK dökümü malikler tarafından istenebilir mi?
Evet; şeffaflık için bordro ve SGK belgelerinin yönetmeliklere uygun biçimde saklanması ve talep halinde gösterilmesi önerilir. Kişisel veriler açısından gösterimde KVKK'ya dikkat edilmelidir; çalışan onayı gerekebilir.
