Yeni taşındığınız sitenin yönetim kurulu, apartmanın kapıcısının işe başlaması için acele ediyor; ama kim hangi belgeyi imzalayacak, SGK bildirimi nasıl yapılacak, çalışma süresi ve izinler nasıl kaydedilecek diye sorular kafanızı kurcalıyor. Bu rehberde yönetim kurulunun, yöneticinin ve maliklerin kapıcı işe alımında 2026 uygulamalarına uygun, yazılı ve belgeye dayalı adımlarını somut örneklerle anlatıyorum.
1. Kapıcıyı işe almadan önce yönetim kurulunun yetki ve karar süreci
Kapıcı istihdamı genel olarak kat malikleri kurulunun veya yönetim kurulunun yetkisi çerçevesinde yürütülür; yönetim planı ve genel kurul kararlarına bakın. İşe alım için alınacak kararın türü (sürekli personel mi, geçici mi) ve ücret politikası karar defterine geçirilmelidir.
2. İşe giriş: SGK bildirimi ve belgeler (adımlar)
Kapıcı işe başladığında işveren sıfatını taşıyan yönetim ya da yetkilendirdiği yönetici, Sosyal Güvenlik Kurumu'na işe giriş bildirgesini vermekle yükümlüdür. Eksiksiz belge ve bildirim için takip edilecek pratik adımlar:
- Genel kurul/yönetim kurulu kararı ile işe alımın yazılı onayı alınır.
- İş sözleşmesi/istatistik fişi hazırlanır; çalışma süresi, ücret (brüt/net), iş tanımı ve deneme süresi açıkça yazılır.
- Kapıcının kimlik fotokopisi, ikametgah/iban bilgisi, varsa SGK hizmet dökümü toplanır.
- e-Devlet veya e-Bildirge aracılığıyla işe giriş bildirgesi SGK'ya verilir; işe başlama tarihi ile bildirge uyumlu olmalıdır.
- İlk ay içindeki işe giriş bildirimi ve bordro düzenlemesiyle işe ilişkin kayıtlar saklanır.
3. Çalışma saatleri, fazla mesai ve yıllık izin uygulaması
Kapıcılar için iş kanunu kapsamında asgari çalışma prensipleri uygulanır; site/apartmanda vardiya veya tam zamanlı çalışmaya göre düzenleme yapılmalıdır. Aşağıda sık rastlanan uygulamalar ve uyulması gerekenler:
- Normal çalışma süresi: Haftalık çalışma süresi ve günlük süre sözleşmede belirtilmeli; fazla mesai, fazla çalışma ücreti olarak ödenir.
- Yıllık izin: İş günü ve kıdeme göre hesaplanır; kapıcının izin hakkı ücretli olarak yerine getirilir veya izin ücreti bordroya yansıtılır.
- İstirahat ve nöbet: Gece bekleme veya nöbet düzeni varsa ücretlendirmesi ve yazılı kayıtları olmalı.
4. Bordro düzeni: Net-brüt hesaplama ve işveren maliyeti
Bordroda net ve brüt ücret, SGK, işsizlik primi ve gelir vergisi/maaştan yapılan kesintiler açıkça gösterilmelidir. Yönetimlerin uygulayabileceği basit kontrol maddeleri:
| Açıklama | Uygulama |
|---|---|
| Brüt Ücret | İş sözleşmesinde belirtilir; bordroda yer alır. |
| İşveren SGK Maliyeti | İşveren payları bordroda hesaplanmalı (SGK prim + işsizlik işveren payı). |
| Net Ödeme | Çalışana yatacak net tutar bordroda görünür. |
Doğru bordro için TÜM kesintilerin ve işveren paylarının aylık olarak belgelenmesi gerekir; bu kayıtlar hem vergi hem de olası hukuki uyuşmazlıklarda delil niteliğindedir.
5. Kapıcı giderinin aidata yansıtılması: KMK m.20 uygulaması
Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında ortak giderlerin dağıtımı yönetim planına ve genel kurul kararlarına göre yapılır. Kapıcı giderleri ortak gider sayılır ve arsa payına göre bölüştürülebilir; ancak genel kurul farklı bir yöntem belirleyebilir.
- KMK düzenlemelerine göre ortak gider olarak kabul edilen personel maliyetleri arsa payına göre paylaştırılabilir.
- Yönetim planı özel bir dağıtım yöntemi öngörüyorsa o yöntem uygulanır.
6. Pratik örnek: Yeni kapıcı işe girişinden ilk 3 aya kadar kontrol listesi
Aşağıdaki kontrol listesi yöneticilerin uygulaması için örnektir:
- Genel kurul kararı veya yönetim kurulu yetkilendirmesi (yazılı).
- İş sözleşmesi imzalandı mı? (Ücret, çalışma süresi, deneme süresi açık.)
- SGK işe giriş bildirgesi verildi mi? e-Bildirge dekontu saklandı mı?
- İlk aylık bordro doğru kesildi ve bordro nüshası saklandı mı?
- Aidatlara yansıtılacak gider kalemi yönetim defterine işlendi mi?
Eğer bu süreci dijitalleştirip kayıtları, bordro ve bildirgeleri tek yerde tutmak isterseniz BYönetim gibi bulut tabanlı çözümler süreklilik ve raporlama açısından fayda sağlar: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı işe giriş bildirgesini kim vermeli?
Genel kurulca yetkilendirilen yönetici veya yönetim kurulu, SGK'ya işe giriş bildirgesini vermelidir.
Kapıcının fazla mesaisi nasıl hesaplanır?
Fazla mesai, günlük/haftalık çalışma süreleri aşıldığında iş kanunu ve sözleşme hükümlerine göre ücretlendirilir; bordroda gösterilmelidir.
Yıllık izin parası nasıl ödenir?
İzin süresi boyunca çalışanın ücreti ödenir; kullanılmayan izinler kıdeme göre tazminat yerine hesaplanabilir. Uygulama somut duruma göre değişir, detaylı hesap için uzman görüşü alın.
Bordro düzenini yönetici kendisi yapabilir mi?
Evet, yönetici bordro düzenleyebilir; ancak doğru SGK/vergilendirme hesapları yapılmalı ve belgeler saklanmalıdır. İhtiyaç halinde mali müşavir desteği önerilir.
Kapıcı gideri aidata nasıl yansır?
Kapıcı maliyetleri ortak gider olarak arsa payına göre bölüştürülebilir; yönetim planı veya genel kurul farklı bir dağıtım kararı almışsa o uygulanır.
Not: Bu rehber yasal çerçeve ve uygulama bilgisi amaçlıdır. Somut uyuşmazlık veya dava-riskli durumlarda bir iş hukuku avukatına veya mali müşavire danışmanız doğru olacaktır.
