Hafta sonu binada su kaçağı çıktı; yönetici, kapıcıyı motive etmek için sözlü olarak prim vereceğini söyledi ama sonradan kimse ödeme kayıtlarını bulamıyor. Böyle bir durumda yöneticinin hem iş hukuku hem de aidat/muhasebe açısından doğru adımları bilmesi gerekir.
Neden sözleşme ve yazılı onay şart?
Kapıcı ile yapılan ek ödemeler (prim, gönüllü fazla mesai, yakacak yardımı gibi) yazılı hale getirilmezse sonraki ihtilaflarda delil eksikliği ortaya çıkar. İşveren-bina yönetimi açısından belgesizlik işçilik alacaklarında aleyhe delil oluşturabilir. Ayrıca SGK bildirimi ve bordro kaydı yapılmazsa vergi ve sosyal güvenlik riskleri doğar.
Ödemelerin türüne göre uygulama: prim, fazla mesai ve yardım ayrımı
Ödeme yapmadan önce kaynağını ve niteliğini netleştirin:
- Prim/başarı ödemesi: Belirli bir iş, olay veya hedef için verilmişse kazanca dahildir; bordroya işlenmeli.
- Fazla mesai: Haftalık/ günlük çalışma saatleri aşıldığında doğrudan fazla çalışma ücreti; kanunlara göre ücret ve zamlı ödeme gerekir.
- Yardım/ikramiye: Sosyal nitelikli ödemeler de düzenli verilirse sürekli ücret sayılabilir; tek seferlik küçük hediyeler farklı değerlendirilebilir.
Pratik kontrol listesi: Yönetici ne yapmalı? (2026 güncel adımlar)
- Ödemenin niteliğini yazılı olarak belirleyin (tek seferlik mi, düzenli mi, hangi koşulda verilecek?).
- Kapıcı ile kısa bir yazılı ek protokol imzalayın; tarih, miktar, gerekçe ve ödeme dönemi açık olsun.
- Bordro düzenleyin ve SGK işe giriş/bildirimlerini ilgili ay için güncelleyin.
- Ödemeyi kasa/banka üzerinden yapın; nakit ödemede makbuz alın ve kayda geçirin.
- Aidat hesaplarına yansıtma gerekiyorsa KMK ve işletme projesine uygun kayıt oluşturun.
SGK ve bordro uygulaması: nelere dikkat edilmeli?
Kapıcıya yapılan prim veya fazla mesai ödemeleri ücret niteliği taşıyorsa bordroya yansıtılmalıdır. Ücret unsurlarının dökümü bordroda net olarak görülmeli; işverene ait SGK işveren payı ve gelir vergisi gibi kesintiler hesaplanmalıdır. Tek seferlik ödemelerin bile belgelenmesi ileride vergi/SGK incelemelerinde başınızı korur.
Aidata/ortak giderlere yansıtma: KMK uyarısı ve uygulanabilirlik
Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre ortak giderlerin kim tarafından karşılanacağı işletme projesi ve genel kurul kararlarıyla belirlenir. Kapıcı giderlerinin aidata yansıtılması işletme projesinde veya genel kurul kararında öngörülmüşse mümkündür. Aksi halde ek ödemeler için malikler arasında ayrıca karar alınmalıdır.
| Durum | Uygulanabilirlik |
|---|---|
| İşletme projesinde kapıcı gideri açık | ✅ Aidata yansıtılabilir |
| İşletme projesinde açık değil, genel kurul onayı yok | ❌ Karar gerekir |
Belge/defter kaydı ve muhasebe notları
Ödemeyi belgeleyen ek protokol, bordro, kasa çıkışı veya banka dekontu ve genel kurul/karar var ise karar tutanağı dosyada saklanmalıdır. İşletmenin gelir-gider defterine doğru sınıflandırma yapılmalı; vergi denetimleri için muhasebe kayıtları şeffaf olmalıdır. Kapıcıya verilen ödemeler personel gideri hesabında takip edilmelidir.
Uygulama örneği: tek seferlik taşkın müdahalesi primi
Senaryo: gece meydana gelen su baskınında kapıcı ekstra 2.000 TL prim teklif edildi. Nasıl kaydedilir:
- Olay tarihli kısa yazılı protokol (tek seferlik, miktar, neden) imzalanır.
- Ödeme bankadan yapılır; dekont saklanır.
- Bordroda "tek seferlik prim" olarak gösterilir; SGK ve vergi için bordroda gösterim sağlanır.
- Genel kurul kararı gerekiyorsa sonraki toplantıda bilgi verilir veya onay alınır.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, ödemeler, bordro ve makbuz kayıtlarını tek yerde tutmanızı sağlayacak bir yönetim yazılımı süreci kolaylaştırır; hızlı kayıt için BYönetim ücretsiz denemeyle başlamayı sunar: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcıya sözlü olarak verilen prim sonradan istenebilir mi?
Net cevap: Evet; işçilik alacağı olarak talep edilebilir. Yazılı belge yoksa ispat zorlaşır ancak fiili uygulamalar ve tanık beyanları dikkate alınabilir.
Tek seferlik prim bordroya girmezse ne olur?
Net cevap: SGK ve vergi açısından risk oluşur; tespit halinde geriye dönük prim, vergi ve ceza ile karşılaşılabilir.
Kapıcı için fazla mesai nasıl hesaplanır?
Net cevap: Haftalık çalışma süresi ve günlük çalışma aşımı esasına göre fazla mesai ücreti ve zamlı ödeme yapılır; toplam ücret bordroya yansıtılmalıdır.
Kapıcıya yapılan ödemeyi aidata yansıtmak gerekir mi?
Net cevap: Ancak işletme projesi veya genel kurul kararı bunu öngörüyorsa mümkündür; aksi halde maliklerce onay alınmalıdır (Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında değerlendirilir).
Sözleşmesiz kapıcıya ek ödeme verilirken nelere dikkat edilmeli?
Net cevap: Öncelikle yazılı ek protokol yapılmalı, bordro ve SGK bildirimi unutulmamalı; nakit ödemede makbuz alınarak muhasebe kayıtları eksiksiz tutulmalıdır. Somut durumlara göre bir uzmana danışılması tavsiye edilir.
