Sabah saat 09:00: Kapıcı kapıyı çaldı, elinde istifa dilekçesi var ve son bir ay içinde iznini kullanmak istediğini söylüyor. Yönetici olarak aklınızda bir sürü soru—yıllık izin ücreti nasıl hesaplanır, devir mümkün mü, kayıtları nasıl tutacaksınız? Bu rehber, sahada sık karşılaşılan bu senaryoya pratik, yasal dayanağa uygun ve adım adım cevap verir.
1. Yıllık izin hakkının genel çerçevesi ve devri mümkün mü?
Yıllık ücretli izin işçinin iş sözleşmesinden doğan temel haklarındandır ve işveren tarafından kullandırılması gerekir. İş Kanunu hükümleri çerçevesinde işçi, hak kazandığı yıllık iznini kullanma hakkına sahiptir; iznin devri ancak istisnai durumlarda ve kanunda öngörülen şartlara bağlıdır.
2. Kapıcı ayrılmadan önce yıllık izin ücreti nasıl hesaplanır?
İşçinin hak etmiş olduğu kullanılmamış yıllık izin günlerinin ücretinin hesaplanması temel olarak işçinin son ücretine ve günlük ortalama kazancına dayandırılır. Hesaplamada dikkate alınması gerekenler:
- Brüt ücret ve düzenli ödenen yan ödemeler (yakacak, yakıt, ikramiye gibi ödemelerin düzenliliği varsa günlük ortalama ücrete dahil edilebilir).
- Günlük ücret = Son 3 aylık ortalama kazanç / işe devam ettiği gün sayısı gibi pratik yöntemler kullanılabilir; bu konuda farklı uygulamalar olabilir.
- Kullanılmamış izin günleri × günlük ücret = ödenecek izin ücreti.
Dikkat: İzin ücreti hesaplamasında yalnızca net değil, işçinin haklarını tam olarak karşılayan brüt ve diğer ödeneklerin değerlendirilmesi önemlidir; bazı ödemeler SGK primine ve kıdem tazminatı hesabına etki eder.
3. İstifa/sözleşme sona ermesi durumunda iznin kullandırılması mı yoksa ücreti mi ödenir?
İşçinin iş akdinin son bulması halinde kullanılmamış yıllık izinler için genellikle ücret ödenmesi yoluna gidilir. İzinlerin fiilen kullandırılması söz konusu olabilir; ancak işçinin ayrılma iradesi ve tarafların mutabakatı belirleyicidir.
4. Kayıt, bordro ve belge akışı: yönetici için somut kontrol listesi
Kapıcının işten ayrılması sırasında yönetici/bordro sorumlusu olarak izlenecek adımlar:
- İstifa veya fesih bildirimini yazılı almak ve dosyalamak.
- Kullanılmamış yıllık izin günlerini tespit etmek: izin defteri, var ise dijital kayıtlar ve bordro geçmişi kontrol edilir.
- Günlük ortalama ücret hesabını yaparak toplam izin ücreti tutarını hesaplamak; brüt bazda gösterilmesi bordro açısından önemlidir.
- Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı (varsa) ve izin ücreti kalemlerini ayrı satırlarda bordroya geçirmek; SGK ve vergi kesintilerini doğru uygulamak.
- Ödeme yapıldıktan sonra kapıcıya yazılı olarak ödeme pusulası/verilen hesap özetini vermek ve imza almak.
- Ödeme ve hesap belgelerini en az yasal süre kadar saklamak; ortak gider hesaplarına yansıtma gerekiyorsa genel kurul kararına uygunluğu kontrol etmek.
5. İznin aidata yansıtılması—maliyet ve muhasebe açısı
Kapıcı ücretine ilişkin giderler Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca bina/site ortak gideri kapsamındadır (KMK m.20 uyarınca ortak giderlere ilişkin hükümlere dikkat). Kullanılmamış izin ücretinin işverene (yönetim kuruluna/kat malikleri kuruluna) mali yük getirmesi durumunda bu giderin muhasebeleştirilmesi gerekir.
| Kalem | Muhasebe / Aidata Yansıma |
|---|---|
| Kullanılmamış izin ücreti | ✅ İşletme gideri olarak kaydedilir; genel kurul kararına göre ortaklara arsa payı üzerinden yansıtılabilir. |
6. İşe giriş, SGK kayıtları ve çıkış bildirimleri—yasal gereklilikler
Kapıcının işten ayrılması halinde işten çıkış bildirgesinin SGK'ya zamanında yapılması gerekir; aksi takdirde idari yaptırımlar ve geriye dönük prim yükümlülükleri ortaya çıkabilir. Yeni kapıcı alınacaksa işe giriş bildirgesi, sigorta ve bordro uyumunun eksiksiz yapılması önemlidir.
Bu süreçleri dijitalleştirmek ve belge akışını hızlandırmak isterseniz, BYönetim gibi bir platformla (https://byonetim.com.tr/create-building-step-1) personel-bordro modülünde kayıt, tahakkuk ve makbuz süreçlerini düzenleyebilirsiniz. Bu, hem SGK bildirimleri hem de aidat muhasebesi açısından hata riskini azaltır.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı kullanılmamış yıllık izinlerini ayrılmadan önce kullanmak isterse ne yapılmalı?
İşçi ile yazılı mutabakat sağlanarak izin fiilen kullandırılabilir; aksi halde iş akdi sona erdiğinde ücret karşılığı ödenir. Taraflar anlaşırsa ara uygulamalar mümkündür.
Kullanılmamış izin ücreti bordroda nasıl gösterilmeli?
İzin ücreti ayrı bir kalem olarak brüt üzerinden gösterilmeli; SGK ve vergi kesintileri bordroda belirtilmelidir.
Kıdem tazminatı ve izin ücreti aynı anda mı hesaplanır?
Evet; işten ayrılma hesaplamasında kullanılmamış izin ücreti, kıdem tazminatı ve varsa ihbar tazminatı ayrı ayrı hesaplanıp toplam tutar üzerinden ödeme yapılır.
Kapıcının izin haklarını genel kurul ödemek zorunda mı?
Kapıcı ücretine ilişkin giderler KMK kapsamındadır; ancak ödeme usulü ve aidata yansıtma biçimi işletme projesi ve genel kurul kararlarına göre şekillenir. Belirsizlik varsa genel kurul kararı alınması veya hukuki danışma önerilir.
SGK çıkış bildirgesi gecikirse ne olur?
SGK'ya zamanında çıkış bildirimi yapılmazsa idari para cezaları ve geriye dönük prim/işveren payı yükümlülükleri doğabilir; bu yüzden bildirimin süresinde yapılması önem taşır.
