Yeni bir kapıcıyla el sıkıştınız; komşular anahtar teslim ederken yönetici olarak aklınızda bir soru var: "Ne yazmalı ki iş tanımıyla bordro, yıllık izin ve aidat kayıtları çakışmasın?" Bu rehber, işe alma anından bordro kayıtlarına, KMK ve iş hukuku uyumuna kadar yöneticinin atması gereken somut adımları anlatır.
Neden 'asgari iş tanımı' zorunlu ve faydalıdır?
Asgari iş tanımı; çalışanın görev, çalışma süresi, fazla mesai beklentisi ve ücret bileşenlerini yazılı kılar. Yazılı tanım; işçi, yönetici, genel kurul paydaşları ve muhasebe için tartışmasız referans sağlar. İş tanımı eksikse işçilik alacaklarına ilişkin uyuşmazlık riski, fazla mesai iddiaları veya kıdem hesaplama sorunları artar.
Asgari iş tanımında bulunması gereken maddeler (adım adım)
İş tanımı kısa ama net olmalı; aşağıdaki unsurları mutlaka içermelidir:
- Görev başlıkları ve sınırları (temizlik, asansör bakımı değilse ne olmadığı gibi)
- Çalışma süresi ve vardiya düzeni (haftalık saat, hafta tatili uygulaması)
- Ücret: aylık brüt/net tutar, prim, ikramiye politikası
- Fazla mesai prensibi ve ücretlendirmesi (onay mekanizması)
- Yıllık izin hakkı ve kullanım usulü
- Kapıcı dairesi kullanım koşulu ve varsa yan haklar (elektrik/ısıtma paylaşımı)
- İşe başlama tarihi ve deneme süresi (varsa)
Bordro uyumu: yönetici hangi kalemleri kesinlikle kontrol etmeli?
Bordro tertip edilirken yönetici işveren vekili sıfatıyla şu alanları kontrol etmelidir:
- Brüt ücret ve net ücret tutarlarının sözleşmeyle uyumu.
- SGK prim matrahı ve prim gün sayısı (sigortalı işe giriş bildirgesi ile örtüşmeli).
- İşveren payları: SGK işveren primi, işsizlik sigortası işveren payı ve varsa vergisel yükümlülükler.
- Fazla mesai, hafta tatili, ulusal bayram ücretleri ayrı satırlarda gösterilmeli.
- Yıllık izin ücreti karşılığı tahakkukları ve kullanılmamış izinlerin bordro kaydı.
Yasal dayanak ve uygulama notları
Kapıcı istihdamında uygulanacak temel hukuki kaynaklar iş hukuku ve sosyal güvenlik mevzuatıdır. İş Kanunu kapsamındaki hükümlere göre çalışma süresi, hafta tatili ve yıllık izin düzenlemeleri uygulanır. SGK bildirimi ve prim ödemeleri Sosyal Güvenlik Kurumu mevzuatına göre yapılmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu'ndan hareketle ortak giderlere yansıtma ise KMK hükümlerine ve genel kurul kararlarına bağlıdır; KMK madde numarası belirtilmesi gerekiyorsa ilgili hükümlere referans verilir.
Kapıcı maliyetini aidata yansıtma: hangi kalemler hangi şekilde kaydedilmeli?
Kapıcı maliyeti yalnızca brüt maaş değildir. Yönetici muhasebe kaydında şu giderleri ayrı tutmalıdır:
| Gider Kalemi | Aidat Kaydında Nasıl Görünmeli? |
|---|---|
| Brüt ücret | ✅ Doğrudan personel gideri olarak periodik tahakkuk |
| İşveren SGK ve vergi payları | ✅ Personel yan gideri; aylık raporlarda gösterilmeli |
| Kıdem tazminatı karşılığı (aylık ayrılan) | ✅ Muhtemel yükümlülük olarak karşılık hesabı |
| Yıllık izin ücreti ve fazla mesai | ✅ Ayrı satırlarda takip, kullanılmayan izin için karşılık |
Genel kurul kararıyla ortak giderlere hangi oranda yansıtılacağı belirlenir; aksi halde işletme projesine veya daha önceki kararlara bakılır.
Bordro düzeninde pratik kontrol listesi (yeni işe girişte yöneticinin 10 kontrolü)
İşe alırken yönetici aşağıdakileri sırayla yapmalı:
- Yazılı iş tanımını hazırlayıp çalışana imzalatın.
- İşe giriş bildirgesini SGK'ya süresinde gönderin.
- Bordroda sözleşmedeki brüt ücreti kontrol edin.
- Fazla mesai düzenini belgeleyin; onay mekanizması belirleyin.
- Yıllık izin planını yazılı hale getirin.
- Kıdem tazminatı hesabı için her ay karşılık ayırın.
- Kapıcı dairesi kullanım kurallarını kontrata ekleyin.
- Maaş ödeme kanıtını (banka veya makbuz) saklayın.
- Genel kurulun bilgilendirilmesi gereken ödemeleri raporlayın.
- İşyeri defteri ve bordro kayıtlarını düzenli arşivleyin.
Sık karşılaşılan sorunlar ve nasıl önlersiniz?
En yaygın hatalar: yazılı iş tanımı yokluğu, SGK bildiriminde gecikme, fazla mesai kayıt eksikliği, kıdem karşılığının ayrılmaması. Bunları önlemek için iş tanımı + imzalı sözleşme, düzenli bordro, aylık SGK kontrolleri ve genel kurul bilgilendirmesi gereklidir.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı için hazırlanan iş tanımı işe giriş bildirgesinin yerine geçer mi?
Hayır. İş tanımı iş sözleşmesinin eki olarak değerlidir; işe giriş bildirgesi SGK bildirimi ve yasal zorunluluktur, ikisi birlikte olmalıdır.
Bordroda brüt ile sözleşmedeki brüt farklıysa ne yapılmalı?
Fark tespit edilirse derhal bordroyu düzenleyen muhasebeci ile görüşülmeli ve gerekirse düzeltilmiş bordro çıkarılmalıdır; sürekli hata işçilik alacaklarına yol açabilir.
Kapıcıya ödenen fazla mesailerin kayıt dışı yapılması durumunda yönetici sorumlu olur mu?
Yönetici, işveren vekili sorumluluğuyla kayıt dışılığı önlemek için tedbir almakla yükümlüdür; somut durumlar için hukuki danışmanlık önerilir.
Kıdem tazminatı karşılığı nasıl ayrılır, aidata nasıl yansır?
Kıdem tazminatı gelecekte doğacak bir yükümlülüktür; muhasebide karşılık ayırmak doğru uygulamadır. Genel kurul kararı çerçevesinde bu karşılık aidat bütçesine dahil edilebilir.
Kapıcı dairesi kullanımından doğan faydaların bordroya etkisi var mı?
Eğer kapıcı dairesi kira veya yan hak olarak ücretten mahsup ediliyorsa bu durum sözleşmede belirtilmeli ve bordroda parasal karşılığı açıkça gösterilmelidir; aksi halde uyuşmazlık riski doğar.
