Hafta sonu toplantı salonunda genel kurul başlayacak; kapıda tartışma var: bir malik kimlik göstermeyi reddediyor, bir diğerinin vekâletnamesi eksik görünüyor. Yönetici olarak kararları geçerli şekilde alabilmek için kimin oy kullanıp kimin kullanamayacağını hızlı, doğru ve hukuka uygun şekilde tespit etmelisiniz.
Oy kullanma hakkının hukuki zemini ve ilkeler
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun temel ilkeleri gereği kat malikleri, payları oranında karar alma süreçlerinde oy kullanır. Oy kullanma hakkının tespiti kimlik, malik olma veya kanuni temsil yetkisine dayanır. Somut bir madde numarası vermek gerektiğinde Kanun adı kullanılabilir; özellikle karar yeter sayıları ve yönetim usulleri Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamındadır.
Oy kullanma engelleri—hangi durumlar oy hakkını ortadan kaldırır?
Aşağıdaki haller sık karşılaşılan, oy kullanmayı engelleyebilecek durumlardır:
- Malikin gerçekten malik olmadığının (tapu kaydının farklı olması) tespiti.
- Temsil yetkisinin bulunmaması veya süresinin dolmuş olması (şahsi vekâlet vs.).
- Kısıtlılık, vesayet veya yürütme yetkisinin mahkeme kararıyla sınırlandırılması gibi hukuksal kısıtlamalar.
- Hazirun kaydında kayıtlı olmayan ya da toplantı çağrısına uygun olmayan vekâletname sunulması.
Her durumda tek taraflı iddia yeterli değildir; yönetici delil toplamalı ve karar defterine net kayıt düşmelidir.
Toplantı öncesi pratik hazırlık: hazirun listesi, çağrı ve belgeler
Toplantı çağrısı yapılırken ve salona girerken aşağı adımları uygulayın:
- Çağrı ile birlikte toplantı gününde hazirun listesi hazırlamak için tapu örneği veya daha önce doğrulanmış malik kayıtlarını kontrol edin.
- Gelen maliklerden kimlik (T.C. kimlik kartı veya pasaport) ve gerekirse temsil belgesi isteyin.
- Vekâletnameleri tek tek inceleyin; vekâletnamenin kim tarafından, hangi tarihte verildiği ve kapsamı (tek iş mi, tüm işler mi) önemli.
Vekâletnameler ve temsil: hangi türler geçerlidir?
Yazılı vekâletname genel uygulamadır. Aksi açıkça kararlaştırılmamışsa sözlü temsil çoğu kez risklidir. Vekâletnamenin içeriğinde belirtilen yetkiler (ör. sadece toplantıya katılma vs. karar alma yetkisi) mutlaka okunmalı ve kaydedilmelidir.
Hazirun listesi, karar defteri kaydı ve itirazların belgelenmesi
Toplantıda kimin oy kullanıp kullanmadığını belirlemek için izlenecek kayıt usulü:
- Her oy kullanma anında hazirun listesine ilgili kişinin adı, bağımsız bölüm numarası, arsa payı, kimlik bilgisi ve vekâlet durumu kaydedilmelidir.
- Karar defterine oy sayısı, arsa payı toplamı ve varsa itirazların kısa özeti yazılmalıdır.
- Toplantıda fotoğraf veya ses kaydı alınacaksa katılımcılara önceden bildirim yapın; aksi halde KVKK boyutu oluşur.
Oylama sırasında anlaşmazlık çıkarsa atılacak adımlar
Oylama esnasında kimlik veya vekâlet üzerine itiraz gelirse yönetici şu sırayı uygulamalıdır:
- İtirazı sözlü olarak kayda geçirip itiraz edenin adı ve gerekçesini karar defterine yazın.
- Eğer mümkünse kısa arada ilgili belgenin (tapu, vekâletname) kontrolünü yapın.
- Belirsizlik sürerse oy kullanmayı erteleyebilir veya şerh düşebilirsiniz; itirazı genel kurul tutanağına geçiriniz.
Unutmayın: Somut hukuki sonuçlar, gerekli ise mahkeme kararı veya sonradan yapılacak itirazla netleşir; yönetici bu konuda bağlayıcı yargısal karar veremez.
Elektronik araçlar ve dijital kayıt: süreci kolaylaştırma önerisi
Hazirun, vekâlet ve oy sonuçlarının düzenli tutulması idari yükü azaltır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, kat malikleri ve yönetim için kayıt, vekâlet yönetimi ve otomatik hazirun raporu oluşturabilen araçlar işinizi kolaylaştırır. Örneğin BYönetim gibi çözümler toplantı hazirununu, vekâlet yönetimini ve karar defteri kayıtlarını dijitalleştirip kayıt altına almanıza yardımcı olabilir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
| Durum | Yönetici için pratik adım |
|---|---|
| Malikin tapuda görünmemesi | ✅ Tapu kaydını isteyin, hazirun kaydını erteleyin veya itirazı tutanağa geçirin. |
| Vekâletname şüpheli/eksik | ✅ Vekâleti tutanağa kaydedin, gerekiyorsa noter onayı isteyin veya oy kullanmayı kısıtlayın. |
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesine sonradan eklenen oylar geçerli midir?
Genel kural olarak hazirun listesi toplantı sırasında düzenlenir; sonradan eklenen kayıtlar itiraza açıktır ve somut delillerle desteklenmelidir.
Vekâletname sözlü verildiyse geçerli olur mu?
Risklidir; yazılı vekâletname tercih edilir. Sözlü vekâletin kabulü uyuşmazlık durumunda delil sorunlarına yol açar.
Malikin kimliği toplantıda gösterilmezse ne yapmalı?
Kimlik göstermeyen kişiye oy kullandırmayın, itirazı ve nedenini karar defterine kaydedin; somut durumlarda son söz yetkili merciin (mahkeme) olacaktır.
Noter onaylı vekâletname mi, imzalı kâğıt mı daha güçlü?
Noter onaylı vekâletname delil değeri açısından genellikle daha güçlüdür; ancak yazılı imzalı vekâlet de geçerli olabilir, hâlâ ihtilaf mahkemede çözülür.
Oy kullanma hakkı hakkında yönetici bağımsız karar verebilir mi?
Yönetici tespit ve kayıt yapar; oy hakkının son değerlendirmesi ihtilaf hâlinde yargı organına aittir. Yönetici, hukuka uygun kayıt ve belgelemeyle sorumluluğunu yerine getirmelidir.
