Akşamüstü bina kapıcısı ayrılacağını bildirdi; yönetici olarak hem bordro hem de ortak gider kayıtlarını doğru yapmak zorundasınız. Kapıcının kullanılmamış yıllık izin ücreti (ücret farkı) doğru hesaplanmazsa hem işçi hem de kat malikleri itiraz edebilir. Bu rehberde, 2026 şartlarında apartman/site yönetimlerinin uygulamada karşılaştığı en sık hesaplama ve kayıt hatalarını, yasal dayanakları ve pratik çözüm adımlarını örneklerle anlatıyorum.
Yasal çerçeve: Yıllık izin hakkı ve ücretine dair temel ilkeler
Yıllık ücretli izinle ilgili düzenleme İş Kanunu’nda yer alır; işçinin kullanılmayan izin süresinin ücretinin işten ayrılma halinde ödenmesi beklenir. Kapıcılar da işçi statüsünde olduğundan İş Kanunu hükümleri ile kıdem ve izin hakları uygulanır. Somut hukuki tavsiye yerine, gerektiğinde bir iş hukuku avukatına danışılması önerilir.
Kimlere, hangi süre için yıllık izin ücreti ödenir?
İşçinin o yıl veya geçmiş yıllardan kullanılmamış izin günleri varsa çıkışında bu günlerin ücretleri ödenir. Hesaplama taşeron, kısmi zamanlı veya vekalet durumlarına göre değişir; ancak kapıcı olarak tam süreyle çalışıyorsa standart izin süresi İş Kanunu'na göre uygulanır.
Adım adım yıllık izin ücreti hesaplama (pratik yöntem)
Aşağıda yönetici/pratik hesaplama için kısa ve uygulanabilir adımlar var. Bu adımlar örnek hesaplamayı da kolaylaştırır.
- Toplam kullanılmamış izin gününü tespit edin (senelik izin cetveli, bordro ve işçi beyanı ile çapraz kontrol).
- Hesaplama dönemi için işçinin brüt aylık ücreti ve varsa prim/ek ödemeleri belirleyin.
- Günlük ücret = Aylık brüt ücret / 30 (iş uygulamasında yaygın kullanılan yöntemdir).
- Kullanılmamış izin ücreti = Günlük ücret x kullanılmamış izin günü sayısı.
- Ücretin netleştirilmesi: SGK ve vergi kesintileri uygulanır; bordroda gösterilip net ödenmelidir.
Örnek: Brüt aylık 30.000 TL, kullanılmamış izin 10 gün ise; günlük = 30.000/30 = 1.000 TL, izin ücreti = 10.000 TL (brüt). Kesintiler sonrası net tutar bordroyla ödenir.
Kayıt, bordro ve SGK işlemleri: Nasıl belgeleyip muhafaza edeceksiniz?
Kullanılmamış izin ödemesi mutlaka bordroya geçirilmelidir. Bordroda "kullanılmamış izin ücreti" kalemiyle brüt ve net gösterilmeli, SGK bildirimiyle uyumlu olmalıdır. İşçi ile yapılan yazılı çıkış protokolü veya ihbar/işten ayrılma dilekçesi eklenmelidir.
Kapıcıya ödenecek yıllık izin ücreti aidata nasıl yansıtılır? (KMK m.20 açıklaması)
Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) uyarınca ortak giderler paylaşıma tabidir; personel giderleri (kapıcı maaşı, SGK, kıdem/izin gibi işçilik maliyetleri) işletme giderleri kapsamında değerlendirilir. KMK m.20 uyarınca ortak giderlerin paylaştırılması işletme projesine veya genel kurul kararına göre yapılır. Yönetici, yıllık izin ödemesini muhasebe kaydına geçirip ilgili döneme ait gider olarak aidat tahakkukuna dahil eder.
| Gider türü | Yansıtma |
|---|---|
| Kapıcı yıllık izin ücreti (kullanılmamış) | ✅ KMK m.20 uyarınca ortak gider; işletme projesine göre arsa payı veya eşit pay |
Genel kurul veya işletme projesinde farklı bir düzenleme yoksa, aidata yansıtma arsa payına göre yapılır. Aidata yansıtma konusunda şüphe varsa genel kurul kararı almak en güvenli yoldur.
Pratik ipuçları: Yönetici için kontrol listesi
- İzin gün sayısını yazılı belgeyle (izin defteri veya işçi beyanı) doğrulayın.
- Bordroya izin ödemesini ayrı kalem olarak işleyin ve SGK bildirgesini unutmayın.
- Aidat tahakkukunu yaparken giderin hangi döneme ait olduğunu açıklayan nota yer verin.
- Şeffaflık için ortaklara olağanüstü gider bildiriminde nümerik döküm sunun.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz
İşlemlerin doğru kaydı ve aidata yansıtılması için bordro, SGK bildirgesi ve aidat tahakkuku takibini bir arada yürütmek kolaylaştırır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi bir platformla 6 ay ücretsiz deneyip bordro, tahakkuk ve kişi kayıtlarını entegre edebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcının kullanılmamış izin günleri nasıl kanıtlanır?
İzin defteri, bordro notları, işçinin yazılı beyanı veya tanık ifadeleri ile kanıtlanır; yazılı kayıt her zaman en güçlü delildir.
Kullanılmamış izin ücreti SGK'ya nasıl bildirilir?
Bordro üzerinden "ek ödeme/izin ücreti" olarak gösterilerek SGK bildirgesi ve işten ayrılma bildirgesi ile uyumlu şekilde bildirilmelidir.
Aidatlara yansıtma için genel kurul kararı gerekli mi?
Genel kural işletme projesi ve KMK m.20'dir; farklı bir yöntem varsa genel kurul kararı gereklidir. Şüphede genel kurul kararı en güvenli yöntemdir.
İzin ücreti ödenmezse işçi dava açabilir mi?
Evet, kullanılmamış izin ücreti işçilik alacağıdır; işçi İş Mahkemesi'ne başvurma hakkına sahiptir. Somut durum için bir iş hukuku uzmanına danışın.
Hesaplamada hangi ücretler günlük ücrete eklenir?
Temel brüt ücretin yanı sıra sürekli ödenen prim, yakacak/ikramiye gibi kalemler günlük ücrete dahil edilebilir. Ödeme düzenine göre bordroda gösterilmesi gerekir.
