Bir apartmanda yönetici olarak kapıcının işten ayrılacağını öğrendiniz; kapıcı ise ayrılmadan önce yıllık iznini kullanmak istiyor. Genel kurul telaşı ve eksik personel riski arasında ne yapılacağına karar verilmeli: izin parası mı ödenir, izinde iken iş sona erdirilebilir mi, SGK ve kıdem yükümlülükleri nasıl etkilenir? Bu rehber yöneticilere pratik, hukuka uygun ve kayıtlı bir yol haritası sunar.
Kapıcının yıllık izin hakkı ve işten ayrılma ilişkisi (temel hukuk)
Yıllık ücretli izin hakları İş Kanunu kapsamında düzenlenir; çalışan iş sözleşmesi devam ettiği sürece kullandırılması gereken haktır. Kapıcıların daireli işveren statüsüyle istihdam edilmesi durumunda (apartman yönetiminin işveren olması) İş Kanunu hükümleri uygulanır. Ayrıca Kat Mülkiyeti Kanunu, kapıcı istihdamına ilişkin özel düzenleme getirmez; ancak yönetici hakkaniyet ve genel kurul kararları çerçevesinde hareket etmelidir.
İzin kullanımı talebi nasıl alınır ve belgeleyin
Kapıcı yazılı talep ederse talebi belgeleyin; sözlü bildirim varsa kısa bir yazılı teyit isteyin. Yönetici prosedürü şu şekilde düzenlemelidir:
- Çalışanın izin talebini yazılı olarak (e‑postayla veya imzalı dilekçe) alın.
- Talebi personel dosyasına ve bordro kayıtlarına işleyin.
- İzinin başlangıç ve bitiş tarihlerini, kullanılacak ücretli izin gün sayısını açıkça kaydedin.
İzne çıkarma mı, izin parası mı? Hangi durumda ne yapılır?
İşten ayrılma öncesi iznin kullandırılması ve izin ücreti ödenmesi durumları:
- Eğer çalışan iznini fiilen kullanmak istiyor ve süre içinde iş akdini feshetmiyorsa, izni kullandırın. Bu durumda bordroda normal izin ücreti ödenir.
- Çalışan ayrılacaksa ve izni kullanmak istemiyor/uzun süre işleyemeyecekse, kullanılmayan izin günlerinin ücretini hesaplayıp işten ayrılma ödemelerinde (kıdem/fesih hesaplaması dahil) kapatın.
- İşverenin (yönetimin) izni işin gerekleri nedeniyle erteleme hakkı sınırlıdır; iş sağlığı/güvenliği veya yönetim açısından haklı gerekçeniz varsa erteleme tartışılabilir fakat somut gerekçe ve yazılı bildirim gerekir.
İzin ücreti, kıdem ve ihbar tazminatı hesaplama notları
İzin ücreti, çalışanın normal ücretine göre günlük hesaplanır ve izin süresince ödenir. İşten ayrılma halinde kullanılmamış izin günleri için ücret ödenir; bu tutu kıdem tazminatı hesabında ayrı olarak değil, işçilik alacağı olarak kapatılır. Kıdem ve ihbar tazminatına ilişkin yükümlülükler İş Kanunu çerçevesinde devam eder.
Pratik hesaplama adımları:
- Günlük brüt ücret = aylık brüt ücret / 30
- Kalan izin ücreti = günlük brüt ücret x kullanılmamış izin günü sayısı
- Kıdem tazminatı işçinin çalışma süresine göre hesaplanır; kullanılmamış izin ücreti ayrı kalem olarak ödenir.
SGK bildirgeleri ve son bordro işlemleri
İşten ayrılma bildirgesi, işten çıkış işlemleri ve SGK prim/pesin ödemeleri doğru yapılmalıdır. İşe giriş/çıkış tarihlerinin SGK’ya eksiksiz bildirilmesi, izin ödemelerinin bordroda ayrı kalem olarak gösterilmesi muhasebe ve denetim açısından zorunludur.
| İşlem | Yapılması Gereken |
|---|---|
| İzne çıkarma | ✅ Yazılı onay, izin tarih kayıtları, bordro kaydı |
| Kullanılmayan izin ödemesi | ✅ İşten ayrılma bordrosunda ayrı kalem ve SGK bildirgesi |
Pratik yönetici uygulamaları — kayıt, iletişim, ve geçici personel
Kapıcının izne ayrılması veya izni kullanıp ayrılması sürecinde yönetici için pratik adımlar:
- İzin talebini aldıktan sonra genel kurulu bilgilendirin veya yönetim kurulu kararı ile kısa süreli yerine bakıcı/vekil atayın.
- İzin ve işten ayrılma ödemelerini muhasebeleştirin; gelir-gider kayıtlarına doğru yansıtın.
- Geçici personel gerekiyorsa SGK işe giriş bildirgesi ve ücret/çalışma koşullarını yazılı yapın.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, personel kayıtları, bordro ve izin takibi gibi işlemleri BYönetim gibi bir yönetim yazılımı ile kolaylaştırabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1 — sistem, bordro, kişiler ve izin kayıtlarını düzenli tutmanıza yardımcı olur.
Sıkça Yapılan Hatalar ve Nasıl Önlenir
Yönetici sıklıkla şu hataları yapar: izin talebini yazılı kayıt altına almamak, izin ücretini bordroda göstermemek, SGK bildirimlerini geciktirmek. Bu hatalar idari ve hukuki risk yaratır. En iyi uygulama: her talebi yazılı belgeleyin, bordroya işleyin ve SGK bildirgelerini zamanında verin.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı izne ayrılmak istiyor ama yerine kim bakacak?
Genel kurul kararı veya yönetim kurulu yetkisiyle kısa süreli vekil/yardımcı atanabilir; sürekli ihtiyaç varsa geçici personel SGK kaydıyla işe alınmalıdır.
Kapıcı ayrılmadan kullanılmamış yıllık izninin ücreti kim tarafından ödenir?
İşveren (apartman/site yönetimi) işten ayrılma bordrosunda kullanılmamış izin ücretini ödemekle yükümlüdür.
İzin sırasında iş akdi feshedilebilir mi?
İş Kanunu kapsamında fesih mümkündür ancak somut gerekçe ve fesih usulüne uyulmalıdır; fesih anında kullanılan izin günleri ücretlendirilir.
İzne çıkarma talebi yazılı değilse geçerli olur mu?
Sözlü talepler hukuken tamamen geçersiz sayılmaz; ancak ispat ve delil için yazılı onay ve yönetici belge kaydı önemlidir.
İzne çıkarılan kapıcı için SGK bildirgeleri nasıl düzenlenir?
İzin süreleri sırasında iş sözleşmesi devam ettiğinden SGK prim bildirimi ve bordro kayıtları normal şekilde yapılmalı; işten çıkış varsa SGK’ya çıkış bildirgesi verilmelidir.
