Sabah saat 08:00—yeni kapıcıyla tanışıyorsunuz; anahtar teslimi, anahtar tesliminde eksik evrak ve SGK girişinin hangi tarihte yapılacağı sorusu yöneticiyi bekliyor. Küçük bir site için tek bir eksik belge bile hem idari para cezası hem de ileride kıdem-tazminat sorunu demek olabilir. Bu rehberde, 12–30 daireli siteler için kapıcı işe giriş sürecini 2026 mevzuatına ve uygulama pratiklerine göre adım adım anlatıyorum.
1. İşe başlamadan önce yapılması gereken ön kontroller
İşe başlamadan önce yöneticinin somut olarak kontrol etmesi gerekenler kısa ve net olmalı: iş sözleşmesi taslağı, kimlik ve ikamet belgesi, SGK için gerekli bilgiler, sağlık raporu gerekliliği gibi adımlar atlanmamalıdır.
- İş sözleşmesi: yazılı (çalışma süresi, ücret, çalışma saatleri, fazla mesai, yıllık izin ölçütleri).
- Kimlik fotokopisi ve ikametgah (adres beyanı).
- Vergi kimlik numarası (özellikle bordro ve muhtasar işlemleri için).
- Sağlık raporu: tehlikeli işler listesinde olmasa bile kapıcı hizmeti için işyeri hekimliği veya aile hekiminden uygunluk istenebilir.
2. SGK işe giriş bildirgesi (İşe Giriş) — ne zaman, kim yapar?
SGK işe giriş bildirgesi, çalışanın ilk işe başlama gününden önce, aynı günün sonunda en geç 1 ay içinde elektronik ortamda işveren (yönetici veya yetkilendirdiği kişi/şirket) tarafından yapılmalıdır. Uygulamada yöneticiler sıkça e-Devlet / SGK işyeri sistemleri veya yetki devriyle bir mali müşavir/işe giriş hizmeti veren firmaya yönlendirme tercih eder.
- İşe başlama tarihi kesinleşince SGK işe giriş kaydı planlanır.
- Yönetici veya yetkilendirilmiş muhasebeci e-işlemler veya SGK sistemi üzerinden bildirimi yapar.
- Bildirgeyi takiben çalışan için prim ödeme ve hizmet kayıtları işlemeye başlar.
3. Gerekli belgeler ve form örnekleri
Aşağıdaki liste, işe giriş sırasında yöneticinin mutlaka istemesi gereken belgeleri içerir. Eksik belgeyle işe başlatma sonradan sıkıntı yaratır.
| Belge | Neden gerekli? |
|---|---|
| Kimlik fotokopisi | SGK kaydı ve kimlik doğrulama için |
| İkametgah / adres beyanı | Resmi tebligat ve ikamet esaslı bildirimler için |
| İş sözleşmesi (yazılı) | Çalışma koşullarının ispatı, kıdem hesabı için |
| Sağlık uygunluk raporu (gerekliyse) | İşe uygunluk, işyeri riskleri açısından |
| Vergi kimlik numarası veya beyan | Bordro ve vergilendirme işlemleri için |
4. Bordro düzeni ve yönetici sorumlulukları (küçük site pratikleri)
Küçük sitelerde yöneticinin iki seçeneği vardır: bordroyu kendisi (yönetici hesabı üzerinden) düzenlemek ya da yetkili bir mali müşavire devretmek. Ancak yükümlülük yöneticiye aittir; ücretin ödenmesi, SGK primlerinin yatırılması ve damga/vergi kesintileri takibi sorumluluğu devam eder.
- Bordro: net/brüt ayrımı, SGK işveren payı ve işsizlik sigortası işveren payı hesaplanmalı.
- Kayıt saklama: ücret bordro ve ödeme belgeleri en az 5 yıl saklanmalı.
- Gecikme/eksik ödemelerde çalışan iş mahkemesine başvuru hakları saklıdır; somut olaylar için avukat/uzman yönlendirin.
5. İşe girişten sonra yapılacaklar: izin, çalışma saatleri ve kayıtlı bildirimler
İş sözleşmesinde belirtilen çalışma saatleri, yıllık izin hakları ve fazla mesai uygulaması yöneticinin takip etmesi gereken hususlardır. Kayıt dışı uygulamalar sonradan ihtilaf yaratır.
- Çalışma saatleri: haftalık çalışma süresi, nöbet/mesai düzeni yazılı olmalı.
- Yıllık izin: kıdem süresine göre hesaplanır; kullanım planı ortakla paylaşılmalı.
- Fazla mesai ve hafta tatili ücretleri: sözleşmede net ifade edilmeli.
6. Tapu/satış durumunda işe giriş bilgilerinin güncellenmesi
Daire satışlarında kapıcıya ilişkin SGK kayıtları ve kıdem tazminatı durumuyla ilgili bilgiler alıcıya/ satıcıya bildirilmelidir. Yönetici, tapu öncesi kontrol listesinde SGK bildirgeleri ve kıdem bilgilerini doğrulamalıdır.
Satış öncesi yapılacaklar arasında, kapıcıya ait hizmet dökümünün (SGK hizmete esas gün sayısı, prim ödeme durumu) kontrolü yer alır. Bu bilgiler eksikse taraflara doğru yönlendirme yapın; somut hukuki tavsiye için avukata danışılması uygundur.
7. Süreci kolaylaştıran dijital araç ve öneri
Kayıt, bordro, aidat ve bildirgelerin takibi küçük sitelerde dahi yoğun idari iş yükü çıkarır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi bulut tabanlı yönetim yazılımları, personel ve bordro modülleriyle işe giriş, bordro takibi ve ödeme hatırlatmalarını kolaylaştırır. Denemek isterseniz hızlı kayıt için şu adımı kullanabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
| Manuel Yönetim | Yazılımla Kolaylaştırma |
|---|---|
| ✅ Kâğıtta evrak takibi | ✅ Otomatik işe giriş bildirimleri ve bordro takibi |
Sıkça Sorulan Sorular
SGK işe giriş bildirgesi ne zaman yapılmalıdır?
İşe başlama gününde veya en geç SGK'nın öngördüğü sürede (genelde işe başlama tarihinden sonra kısa sürede) işveren veya yetkilendirilmiş kişi tarafından yapılmalıdır.
Yöneticinin SGK bildirgesini yapmama cezaları nelerdir?
Eksik veya geç bildirim idari para cezası ve geriye dönük prim borcu riskini doğurur; somut sonuçlar duruma göre değişir.
Kapıcı için sağlık raporu gerekli mi?
Genel kural olarak tehlikeli işler listesi dışındaysa zorunlu olmayabilir; ancak işyeri veya belediye uygulaması gerektirebilir—yerel uygulamaları kontrol edin.
Bordroyu kim düzenlemeli, yönetici mi yoksa mali müşavir mi?
Bordroyu düzenleme sorumluluğu yöneticidedir; çoğu küçük site mali müşavir veya dış hizmet alımıyla bu yükü devreder ancak hukuki sorumluluk yöneticide kalır.
İşe girişte eksik belgeyle işe başlatılabilir mi?
Geçici olarak başlatılabilir ancak kimlik/ikamet/iş sözleşmesi gibi temel belgelerin tamamlanması en kısa sürede sağlanmalıdır; aksi halde ileride ihtilaf riski artar.
