Hafta sonu gelen e-posta: bir malik bankadan gönderdiğini, gönderilen tutarın dekontunu gönderdiğini söylüyor ama kasada görünmüyor — genel kurulda aidat gecikmesi gündeme gelecek. Yönetici olarak hem mahkeme/icra riski hem de sakin güveni arasında hızlı, usulüne uygun hareket etmeniz gerekiyor.
Durumu ilk tespit ettiğinizde atılacak adımlar (ilk 24 saat)
Havale bildirimi ile yönetici hesabına alındığı iddia edilen aidat arasında fark varsa ilk 24 saatte aşağıdaki adımları atın:
- Gönderenin gönderi dekontunu (ekran görüntüsü, PDF) talep edin; dekontta gönderici adı, alıcı IBAN, tutar, tarih ve işlem ID’si olmalı.
- Banka hesap hareketlerinizi (yönetim hesabı için) aynı günün tamamını kapsayacak biçimde kontrol edin; sanal pos veya başka bir ödeme aracı kullanıldıysa onların dekontlarını da inceleyin.
- Delilleri kayda alın: dekont fotoğrafı, e‑posta yazışmaları, banka hesap ekstresi çıkışı. Yönetim defterine (ve elektronik kayıt sisteminize) kısa not düşün.
Banka ile iletişim: hangi talepleri ve nasıl yapmalısınız?
Banka hareketi görünmüyorsa yönetici banka ile resmi olarak iletişime geçmelidir. Yazılı talep ve kayıt önemlidir; telefon konuşmasını not edin ama mutlaka e‑posta/faks/sistem üzerinden belge sağlayın.
- Hesap ekstresini yetkili olarak yazılı talep ile isteyin (şirket/yonetim kaşesi ve yetki belgesi gerekebilir).
- Gönderenin verdiği işlem ID/REFERANS ile bankadan «ödeme sorgulaması» isteyin; bankalar iç transferlerde hata/geri dönüş olursa işlem geçmişini sağlayabilir.
- Banka işleminin gönderici tarafından başlatılıp başlatılmadığını, hangi banka hesabına yönlendiğini ve iade/ret bilgilerini yazılı istekte talep edin.
Delil değerlendirmesi: dekont tek başına yeterli mi?
Gönderenin banka dekontu önemli delildir ancak tek başına her zaman yeterli değildir. Değerlendirme için:
- Dekont ile sizin banka ekstre kaydınız arasında uyuşma var mı?
- Eşleşme varsa işlem ID ve tarih kontrolü yapın.
- Eşleşme yoksa bankadan açıklama isteyin. - Eğer dekont göndericinin kendi internet bankacılığı ekran görüntüsü ise sahteliğe karşı dikkatli olun; telefonla veya yüz yüze teyit isteyin.
- Ödeme açıklamasında hesap numarası/borçlu kodu yanlış yazıldıysa bile banka havalesi doğru hesaba ulaşmışsa tahsilat gerçekleşir; yanlış açıklama icra/itibarı etkilemez.
Yönetici kayıtları ve mahsup işlemi nasıl yapılır?
Açıkça kimliklendirilebilen ödeme yönetim hesabına düşmemişse mahsup yapmak riskli olabilir. Uygun yaklaşım:
- Kesin eşleşme yoksa borçluya yazılı bildirim gönderin: dekontunuzu aldık, banka ile teyit ediyoruz. Bildirimde gecikme faizi ve son ödeme tarihini belirtin.
- Hesaba yansıma belgelendiğinde muhasebe kaydını yapın, makbuz/e‑mazbuz düzenleyin. Eğer elektronik defter/emaçbuz kullanıyorsanız kaydı hemen yükleyin.
- Mahsup taleplerinde; aynı döneme ilişkin diğer ödemeler varsa mahsup sırasını ve hangi gider kalemine atılacağını yönetim kararına veya duyuruya dayandırın.
| Durum | Yapılacak |
|---|---|
| Dekont var, banka iadesi yok | ✅ Banka ile işlem sorgulaması; yazılı kayıt. |
| Dekont sahteliğe benziyor | ✅ Teyit isteyip dekontu kabul etmeyin; gerekirse yönetim kurulu bilgilendirmesi. |
İcra öncesi adımlar ve yasal dayanak
Ödeme hesaba geçmemiş ve borçlu itiraz ediyorsa yöneticinin doğrudan icraya başlama yetkisi bulunur; ancak önce deliller tam toplanmalı ve yazılı bildirimler yapılmalıdır. Hukuki süreçle ilgili genel yönlendirme:
- Aidat alacakları için önce yazılı ihtar (ödeme çağrısı) gönderilmesi uygundur; Kanun maddesi özelçe belirtmese de uygulamada yazılı bildirim delil sağlar.
- Genel olarak alacakların tahsili, Kat Mülkiyeti Kanunu hükümlerine (ör. ortak giderlerin malikler tarafından karşılanması) göre yönetimce takip edilir. Somut hukuki taktik için bir avukata danışın.
Pratik önlemler: tekrarının önüne geçecek prosedürler
Bu tür karışıklıkları azaltmak için uygulanabilir önlemler:
- Aidat bildiriminde tek ödeme açıklama formatı (ör. «Aidat-2026-06-DAİRE12») belirleyin ve malikleri yazılı olarak bilgilendirin.
- Otomatik tahsilat veya online tahsilat tercih edin; banka entegrasyonu olan sistemlerde hata riski ve insan hatası azalır.
- Her ayın sonunda yönetici tarafından hesap ekstresi ve tahsilat raporu hazırlanıp sakinlere elektronik olarak gönderilsin.
Sıkça Sorulan Sorular
Dekont varsa ama banka iade ettiğini söylüyorsa ne yapmalıyım?
Bankadan iadeye ilişkin yazılı belge isteyin; iade nedeni (hesap kapalı, yanlış IBAN vb.) tespit edilince malikten yeniden ödeme talep edin veya alternatif tahsilat yöntemi teklif edin.
Malik dekontu ekran görüntüsü gönderdi ama hesabınızda görünmüyor, sahte olabilir mi?
Ekran görüntüleriyle sahtecilik olasılığı vardır; işlem ID/REFERANS talep edin ve banka ile resmi sorgulama yapın. Gerekirse yönetim kurulunu bilgilendirin.
Banka işlem ID’si veremeyen malike inanıp borcu düzeltebilir miyim?
Hayır. Hesap hareketiyle eşleşme olmadan mahsup veya borç kapama işlemine gitmek yöneticiyi sorumluluk altına sokar. Önce teyit alın.
Hesap ekstresi alırken banka hangi belgeleri ister?
Genellikle yönetici yetki belgesi, toplu yapı kimlik bilgileri, imza sirküleri ve talep yazısı isterler. Bankanın talep ettiği belgeleri önceden öğrenin.
İcra sürecine başlamadan kaç gün yazılı bildirim göndermeliyim?
Kanunda zorunlu sabit süre olmasa da uygulamada en az 7–15 günlük yazılı ihtar gönderilip ödeme süresi tanınır; somut hukuki adımlar için avukat görüşü alın.
