Sabah saat 09:00: Yönetici kapıcıyla konuşuyor; çalışan "işten ayrılacağım ama izinlerim var, son ayda kullanacağım" diyor. Yönetici kafasında: izin versem binanın temizlik ve güvenliği nasıl sağlanacak, tazminat/ihbarda ne değişir, izin ücretini kim ödeyecek? Bu rehber apartman/site yöneticilerine ve maliklare kapıcının işten ayrılma öncesi yıllık izin talebini nasıl yönetmeleri gerektiğini hukuki dayanak ve pratik adımlarla açıklar.
1. Kapıcının yıllık izin hakkı ve temel ilkeler
Yıllık ücretli izin, 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında çalışanın hakkıdır. İşçinin kıdemine göre belirlenen asgari izin süreleri ve kullanılma şekli İş Kanunu hükümlerine tabidir. Kapıcı da normal bir işçi statüsündedir; bu nedenle yıllık izin talebi işveren tarafından keyfi olarak reddedilemez, ancak işin gereklilikleri de göz önünde tutulur.
2. İşten ayrılma öncesi izin talebi: hak mı yoksa pazarlık mı?
Kapıcı işten ayrılmadan önce kullanmak istediği izinler için talepte bulunduğunda iki temel durum ortaya çıkar:
- Eğer işçi hak ettiği yıllık izin sürelerini kullanmamışsa ve iş sözleşmesini feshetmek istiyorsa, iznin kullandırılması veya ücret karşılığı ödenmesi gündeme gelir.
- İşveren (yani yönetim/kat malikleri), işin yürütülmesi açısından görülen zorunlu hâllerde izin kullandırılmasını erteleyebilir; ancak erteleme makul gerekçelendirilmeli ve İş Kanunu çerçevesinde olmalıdır.
İş Kanunu’nun somut madde numarası verilmesi isteniyorsa: yıllık izin hakkı ve süreleri İş Kanunu hükümlerine tabidir. Bu konuda somut bir hukuki inceleme için iş hukuku uzmanına başvurulmalıdır.
3. Yönetici olarak atılması gereken pratik adımlar (adım adım)
- İznin yazılı talebini isteyin: İşçi izin talebini yazılı yapmalı veya tutanakla kayıt altına alınmalıdır.
- İzin haklarını ve bakiye süresini kontrol edin: SGK prim kayıtları ve bordro dökümleri ile hak edilen süre doğrulanmalıdır.
- İşin sürekliliğini planlayın: Geçici temizlik/güvenlik düzenlemeleri, geçici personel görevlendirme veya komşularla geçici görev paylaşımı belirleyin.
- Ücret/izin hesaplamasını yapın: Kalan izinlerin ücret karşılığı nasıl hesaplanacağı, kıdem hesabına etkileri muhasebe nesnesidir.
- Kararı yazılı hale getirin: Kabul veya erteleme, nedenleriyle birlikte karar defterine veya yönetim yazışmasına işleyin.
4. İzne izin verilirken dikkat edilmesi gereken bordro ve maliyet maddeleri
İzin kullandırıldığında veya kullanılmayan izinlerin ücret karşılığı ödenmesinde yöneticinin takip etmesi gereken mali noktalar şunlardır:
- İzin ücretinin hesaplanması için son ücret (brüt/net) ve çalışılan süre esas alınır; bordro kayıtlarına işlenmelidir.
- SGK ve vergi yükümlülükleri ödeme şekline göre sürece yansır. İzin ücreti ödemesi bordroda gösterilmelidir.
- Kullanılmayan izinlerin ücretinin kıdem tazminatı hesabına dahil olup olmadığını kontrol edin; bu konuda tereddüt varsa mali müşavir veya iş hukuku uzmanına danışın.
5. İşten ayrılmada kıdem ve ihbar etkisi — yönetici/sahipler hangi dönemde sorumlu?
Kapıcının işten ayrılması halinde kıdem ve ihbar tazminatı hesaplanması, işçinin hizmet süresine ve fesih şekline göre değişir. Yönetici veya devreden/devralan malikler arasındaki sorumluluk sorunu söz konusuysa önceki ve sonraki dönemlere ilişkin sorumlulukların belirlenmesi için olayın zamanı ve devrin şekli önemlidir. Bu tür somut sorumluluk tespiti olgusal inceleme gerektirir; hukuki belirsizlikler için bir avukata danışılması uygun olur.
6. İzin sırasında binada işin aksamaması için sözleşme ve karar önerileri
Yönetimin ileride benzer sorunlarla karşılaşmaması için şu uygulamalar önerilir:
- Personel sözleşmelerine izin planlaması ve bildirim süreleri açıkça yazılsın.
- Her yıl için yedek/ikame personel listesi bulundurulsun.
- Genel kurulda, kapıcı/görevli giderlerinin olağanüstü izin/destek giderlerine ilişkin yetki ve bütçe esnekliği kararı alınsın.
| Durum | Yönetici için pratik tavsiye |
|---|---|
| İşçi eşzamanlı izin talep ediyor | ✅ Yazılı talep, geçici görev planı, bordro kaydı |
| Kullanılmamış izin ücreti talep ediliyor | ✅ Bordro ile hesaplama, SGK/kesinti takibi |
7. Dijital araçlarla süreci kolaylaştırma
İzin taleplerinin, bordro kayıtlarının ve geçici personel çalışmalarının izlenmesi kağıt üzerinde zahmetli ve hata riski yüksek olabilir. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi bir yönetim yazılımı ile izin taleplerini, bordro ve personele ilişkin bilgilerizi merkezi olarak tutabilirsiniz. BYönetim’in bordro ve personel modülleri ile izne ilişkin ücret hesaplarını ve kayıt takibini sadeleştirmek mümkündür: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı işten ayrılmadan önce izin kullanmak isterse bunu reddedebilir miyim?
Genel olarak işin gerekliliği gerekçesiyle makul ertelemeler yapılabilir, ancak keyfi ret sorun yaratabilir; yazılı gerekçe ve alternatif plan önerin.
Kullanılmayan izin ücreti işten ayrılma sonrası nasıl ödenir?
İşçi kullanılmayan izinleri ücret karşılığı talep edebilir; bu ödemenin bordro ve vergi/SGK kaydının doğru yapılması gerekir.
İzin kullanan kapıcı yerine geçici çalışan alınması maliyeti aidata yansır mı?
Geçici personel hizmet gideri ortak giderdir; Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre ortak gider kapsamında değerlendirilip aidata yansıtılabilir, ancak genel kurul kararlarına ve yönetim planına uygunluk kontrol edilmelidir.
Kapıcının izin hakkı SGK kayıtlarıyla nasıl teyit edilir?
SGK prim ve hizmet dökümleri ile bordro kayıtları karşılaştırılmalıdır; tereddüt varsa muhasebeci veya bordro uzmanı ile doğrulayın.
İzin talebi yazılı olmazsa ne riskler var?
İleride delil sorunları doğar; haklı/ haksız fesih ve taleplerde yazılı kayıtlar yönetimi korur.
