Sabah kapı ziliniz çalıyor: blok sakinleri yeni yönetici olarak sizi seçti; elinizde karar defteri ve «Şimdi ne yapacağım?» sorusu. Genel kurul kararları, günlük icraatlar ve mali işlemler—hepsinin doğru kaydedilmesi, ileride itiraz ve hukuki uyuşmazlıklarda yönetimi korur. Bu rehber, ilk kez yönetici olanlara karar defteri tutmanın pratik kurallarını, hangi kararların noter onayı gerektirdiğini ve dikkat edilmesi gereken usul hatalarını somut örneklerle anlatır.
Karar defteri nedir, neden önemlidir?
Karar defteri, kat malikleri kurulunda alınan kararların ve yönetimle ilgili önemli işlemlerin düzenli olarak kaydedildiği resmi defterdir. Kat Mülkiyeti Kanunu (Kat Mülkiyeti Kanunu) uygulamaları ile Yargıtay içtihatları karar defteri kayıtlarının delil niteliğini güçlendirir. Eksik, hatalı veya tarihsiz kayıtlar kararların uygulanmasını ve denetlenmesini zorlaştırır.
Hangi kararlar karar defterine yazılmalıdır?
Genel kurul kararlarının tamamı, yönetim kurulu (veya yönetici) tarafından alınan ve malikleri ilgilendiren önemli hususlar karar defterine yazılmalıdır. Örnek liste:
- Genel kurul kararları (yönetici seçimi, aidat artışı, bütçe onayı).
- Ortak yerlerin kullanımı ve kiraya verilmesi kararları.
- Bakım-onarım, büyük onarım ihaleleri ve sözleşme onayları.
- Personel işe alınması, sözleşme feshi ve kıdemle ilgili kararlar (örn. kapıcı).
- Yönetim planı değişiklikleri ve önemli yönetim icraatları.
Karar defteri nasıl düzenlenir? (Sayfa, tarih, imza, düzen)
Defter düzeni pratik ama titiz olmalı. Temel kurallar:
- Her kararın başına tarih ve toplantı türü (olağan/olağanüstü) yazılmalı.
- Karar metni açık, kısa ve uygulanabilir ifadelerle yazılmalı; «uyarı», «gerekirse» gibi belirsiz ifadeler kullanılmamalı.
- Kararın oylama sonucu hem «kişi sayısı» hem de «arsa payı» açısından kaydedilmeli (kimin lehte/aleyhte oy kullandığı belirtilmişse daha güçlü delil olur).
- Toplantıya katılanların hazirun listesi ile ilişkilendirilecek sayfa numarası belirtilmeli.
- Yönetici ve toplantıyı yöneten kişinin imzası konmalı; tutanakla karışmaması için ‘karar defteri’ ibaresi korunmalı.
Noter tasdiki ne zaman zorunludur?
Kat Mülkiyeti Kanunu metninde her karar için noter tasdiki şartı açıkça yer almaz; fakat uygulamada bazı hallerde noter onayı veya mahkeme onayı gerektiren işlemler vardır. Aşağıdaki durumlarda noter onayı veya ek resmi işlem gündeme gelebilir:
- Tapu siciline işlenecek yönetim planı değişiklikleri veya irtifak hakları gibi kayıt değişiklikleri yapılıyorsa ilgili resmi mercilerin istediği usul izlenmelidir.
- Genel kurul kararının icra veya tescil için resmi belgeye ihtiyaç duyulduğu hallerde noter onayı istenebilir.
Hazirun listesi, imzalar ve arsa payı kaydı — pratik örnek
Toplantı başında tutulan hazirun listesiyle karar defterindeki kararların ilişkilendirilmesi önemlidir. Örnek uygulama adımları:
- Toplantı açılırken hazirun listesi düzenlenir: malikin adı, bağımsız bölüm numarası, imzası ve arsa payı.
- Her kararın yanında oylama sonucu yazılır: lehte/aleyhte/çekimser ve arsa payı toplamları belirtilir.
- Kararın altına yönetici ve toplantıyı yöneten kişi imza atar; imzalar hazirun listesi sayfa numarasıyla ilişkilendirilir.
| Madde | Örnek Kayıt |
|---|---|
| Karar | «10.05.2026 tarihli olağanüstü genel kurulda asansör bakım sözleşmesi 5 yıllığına oyçokluğu ile kabul edilmiştir.» |
| Oylama | ✅ Lehte: 8 kişi (%70 arsa payı), Aleyhte: 2 kişi (%30 arsa payı) |
Yönetici olarak sık yapılan hatalar ve nasıl önlersiniz
Sık hatalar genelde usul endişesinden değil, pratik eksikliklerden kaynaklanır. Çözüm önerileri:
- Tarihsiz karar yazmak — her kaydı tarihleyin.
- Oylama sonuçlarını sadece kişi sayısı ile not etmek — arsa payını da yazın.
- Hazirun listesini toplantı sonunda değil, başında düzenlemek.
- Kararların uygulanmasıyla ilgili sorumlu kişiyi ve süreyi belirtmemek — sorumluluk ve takvim ekleyin.
Karar defterini dijitale taşımak mümkün mü?
Güncel pratikte karar defteri fiziki kayıt olmaya devam ederken, süreçlerin dijitalleşmesi dosyalama, duyuru ve oylama süreçlerini hızlandırır. Karar metinlerinin fotoğrafını arşivlemek, hazirun listesini elektronik kopya ile eşleştirmek günlük yönetimi kolaylaştırır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi site yönetim yazılımları ile kayıt, duyuru, oylama ve aidat takibini entegre edebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defteri fiziki olarak nerede saklanmalı?
Genellikle yönetim ofisinde veya yönetici tarafından güvenli bir yerde saklanır; önemli belgelerin yedek fotokopileri ve dijital arşivleri de tutulmalıdır.
Noter tasdiki her genel kurul kararı için gerekli mi?
Hayır. Noter tasdiki tüm kararlar için genel bir zorunluluk değildir; tescil, tapu veya resmi prosedür gerektiren özel hallerde ilgili kurumun talebi doğrultusunda işlem yapılır.
Karar defterine hata yazıldıysa nasıl düzeltilir?
Hata tespit edilirse, yanlış yazılan bölüm çizilip altına doğrusu yazılır; değişiklik tarih ve imza ile onaylanmalıdır. Büyük değişikliklerde genel kurul kararı veya ek tutanak tavsiye edilebilir.
Hazirun listesinde imza eksikse karar geçersiz mi?
İmza eksikliği tek başına her zaman iptal sebebi olmaz; kararın iptali için eksikliğin kararın alınmasında usulü etkilemesi gerekir. Somut değerlendirme için örneğe göre hareket edilir.
Yönetici karar defterini tutmazsa ne risk olur?
Eksik kayıt, alınan kararların uygulanmaması, hukukî uyuşmazlıklarda delil eksikliği ve malikler nezdinde güven kaybı risklerini artırır. Şartlara göre değişir; gerektiğinde uzman hukuki görüş alınmalıdır.
