Akşam saat 20:00'de yöneticiye gelen bir telefon: sakin "Aidatı EFT yaptım, dekont elimde ama hesaba geçmedi" diyor; yönetici kasayı kapatmış, banka girişimi yarına kalacak. Bu sık rastlanan senaryoda yanlış adım atmak tahsilatı geciktirir, itirazları büyütür ve gerektiğinde icra sürecinde delil zayıflatır. Aşağıda 2026 uygulamalarıyla uyumlu, kanuna dayalı ama pratik adım adım rehber bulacaksınız.
1. İlk 24 saat: Panik yapmadan delil toplayın
İlk saatlerde hedef, taraflar arasında iletişim kanıtı ve ödeme iddiasının somutlaştırılmasıdır. Yönetici olarak yapılması gerekenler nettir:
- Gönderenin dekontunu veya havale ekran görüntüsünü talep edin (tarih, saat, tutar, alıcı IBAN, işlem ID'si görünür olmalı).
- Banka ile canlı teyit için müşterinin IBAN, işlem ID ve işlem saati bilgilerini alın; mümkünse bankadan işlem doğrulama kodu isteyin.
- Ödeme yapıldığı iddia edilen hesapla geçen gün ve bugüne ait banka hareketlerini yetkili bankacıdan (şube veya internet bankacılığı destek hattı) talep edin.
2. Banka hatası mı, IBAN/hesap hatası mı? Ayrıştırma
Önce problemi sınıflandırın — yanlış IBAN, aracı banka gecikmesi, havale reddi veya gönderici bankanın 'beklemede' kaydı olabilir. Her durumun farklı izlenecek yolu vardır:
- Yanlış IBAN/hesap: Gönderen dekontta farklı bir hesap numarası varsa, gönderenin bankasıyla iletişim kurularak iade veya düzeltme talebi istenir.
- Aracı banka gecikmesi: MT103/MT102 gibi SWIFT referansları ile işlem takibi yapılır; uluslararası veya şube içi gecikmeler için bankadan yazılı açıklama alın.
- Havale reddi (yetersiz bakiye vb.): Gönderen bankadan işlem iptal bilgisi gelir; bu durumda ödeme yapılmamış sayılır.
3. Yönetici nasıl yazılı kayıt bırakmalı — önerilen mesaj/e-posta içeriği
İletişimlerinizi kısa, net ve mahkeme/İcra dosyasında kullanılabilecek şekilde yazılı yapın. Aşağıdaki maddeleri içeren e-posta veya SMS idealdir:
- Tarih ve saat belirtin.
- Gönderenin adı, dekont bilgileri (işlem ID, tutar, gönderici IBAN).
- Yapılan işlemin site hesabına intikal etmediği bilgisi.
- Bankadan gelecek yazılı bilgi talebi ve belli süre (ör. 3 iş günü) içinde belge sunulması isteği.
- Uyarı: Belgeye ulaşılmaması halinde icra/uygulama süreçlerine başvurulabileceği (hukuki danışmanlık önerisi).
4. Delil toplama: Hangi belgeler icra/itibar için güçlüdür?
Aşağıdaki belgeler yöneticinin elini güçlendirir ve ihtilaf halinde icra takibinde kullanılır:
- Gönderenin dekontu veya ekran çıktısı (işlem referans numarası olmalı).
- Site banka hesap ekstreleri (işlem tarih aralığı) — hesap hareketinin olmadığına dair şube yazısı daha kuvvetlidir.
- Banka ile yapılan yazışmalar ve müşteri temsilcisinin kayıt numarası, varsa MT/Swift referansları.
- Yönetici-sakin yazışmaları (e-posta, SMS) ve ihbar metinleri.
5. İcra öncesi iletişim: Son ihtar ve KMK çerçevesi
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ve genel uygulamalar gereği aidat borçlarında yöneticinin izleyebileceği makul adımlar vardır. İcra öncesi en azından bir yazılı ihbar ve ödemeyi destekleyecek belgelerin istenmesi faydalıdır.
Örnek adımlar:
- 3 iş günü içinde bankadan yazılı teyit getirilmesi talebi (yazılı e-posta/SMS ile).
- Hesap hareketinde görünmüyorsa gönderici bankadan işlem iadesi/düzeltme talebi yapılması.
- İhtar gönderme: Yönetici kararı veya defter kaydıyla borçluya noter/taahhütlü mektup ile bildirim (somut belgeler eklenir).
6. Dijitalleştirme ile yanlış anlaşılmaları azaltma
Sürecin en büyük problemi belge karmaşası ve iletişim gecikmeleridir. Bu tür vakalarda dijital kayıt, otomatik tahakkuk ve bildirimler hayat kurtarır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, topladığınız dekontları, banka teyitlerini ve yazılı ihbarları tek bir platformda saklayıp yönetebilirsiniz; örneğin BYönetim gibi site yönetim yazılımlarıyla hızlı kayıt ve takip yapabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
| Durum | Yönetici Eylemi |
|---|---|
| Gönderen dekont var, hesapta görünmüyor | ✅ Dekont iste, banka teyidi al, yazılı bildirim gönder. |
| Havale reddedilmiş/iptal edilmiş | ✅ Gönderene bildir, ödeme yoktur; icra öncesi son ihbar. |
| Aracı banka gecikmesi | ✅ Banka SWIFT/işlem referansını iste, takip yazısı al. |
Sıkça Sorulan Sorular
Gönderen dekont verirse yönetici yine de tahsilat yapamaz mı?
Gönderenin dekontu önemli delildir fakat hesabınıza intikal etmeyen bir işlem hukuken yapılmamış sayılabilir; yöneticinin bankadan yazılı teyit alması ve gerektiğinde icra takibi başlatması gerekir.
Banka "işlem beklemede" diyorsa yönetici ne kadar beklemeli?
Bekleme süresi işlemin türüne göre değişir; yerel EFT'lerde genelde 1 iş günü, SWIFT/uluslararası işlemlerde birkaç iş günü normaldir. Bu süreyi beklerken yazılı teyit alınması önemlidir.
İcra başvurusu yapmadan önce hangi belgeler kesin olmalı?
En azından gönderici dekontu, site banka hesap ekstreleri (işlem tarih aralığı) ve bankadan alınacak yazılı işlem teyidi/bilgi belgesi olmalıdır. Eksik belge hukuki süreçte zayıf delil oluşturur.
Gönderen yanlış IBAN verdiğini kabul ediyorsa ne yapılır?
Gönderenin bankası aracılığıyla iade veya düzeltme talebi yapılabilir. Yazılı kabul beyanı almak (e-posta/SMS) süreci hızlandırır; yine de banka işlemi kesinleştirmelidir.
Yönetici bu süreçte avukatla mı çalışmalı?
Her olayın niteliğine göre değişir. Basit açıklamalar için yöneticinin banka yazışmalarıyla çözmesi mümkün; ancak belge eksikse, itirazlar büyürse veya icra sürecine geçilecekse bir avukatla görüşülmesi tavsiye edilir. Kanuni dayanak ve icra süreçleri için profesyonel hukuki destek alınmalıdır.
Not: Bu rehber genel bilgi amaçlıdır; somut olayın hukuki sonucu olayın özel koşullarına göre değişir. Gerektiğinde bir hukuk uzmanına danışın.
