Sabah posta kutusunda gelen aidat bildirgesine rağmen bir dairenin sadece yarısını ödediğini görüyorsunuz; yönetici olarak banka dekontunda gelen tutarı nasıl kaydedeceksiniz, bu kısmi tahsilattan önce hangi borç kalemleri kapatılabilir, hangi işlemler için genel kurul veya karar gerekir? Örneğin; geçmiş döneme ait su borcu, cari dönem aidat ve gecikme faizi gibi farklı kalemler varsa uygulama nasıl olmalı?
Özet: Kısmi ödeme (geçici mahsup) nedir, neden sorun çıkar?
Kısmi ödeme, borçlunun alacaklıya (site/apartman) borcunun tamamını ödemeyip sadece bir kısmını yatırmasıdır. Yönetim açısından hangi alacak kaleminin kapatılacağı önemlidir çünkü yanlış mahsup alacaklı hakkını zayıflatır ve sonradan itirazlara yol açabilir.
Hukuki dayanak ve uygulamada dikkat edilmesi gerekenler
Mahsup işlemlerinde referans olabilecek temel hususlar şunlardır:
- Genel ilke: Borçlu hangi alacağa ödeme yaptığını belirtirse o kalem kapatılır. Belirtmezse alacaklının (yönetimin) seçim hakkı doğar.
- Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) uyarınca aidat ve ortak giderler, site/apartman alacakları arasında önceliklidir; yönetim planı ve genel kurul kararları uygulamayı etkiler.
- Gecikme faizi ve masraf kalemleri ayrı nitelenir; mahsup yapılırken açık ve izlenebilir belge düzenlemek önemlidir.
Pratik kurallar: Yönetici hangi sıralamayla mahsup yapmalı?
Karışıklığı önlemek için bir uygulama önerisi (uygulamada farklı olabileceğini ve gerekirse hukuki danışma alınması gerektiğini unutmayın):
- Ödemenin belge ve dekontunu kontrol edin; borçlu hangi döneme ait ödeme yaptığını not etmiş mi?
- Eğer borçlu belirtmişse onun tercihine göre mahsup edin.
- Belirtmemişse öncelik: (1) cari dönemin aidatı, (2) icra masrafı/avukat ücreti gibi takip masrafları, (3) gecikme faizi, (4) geçmiş dönem ana borç — genel kabul gören uygulamalardan biridir.
Mahsupta belge düzeni ve muhasebe kaydı
Kısmi ödemelerde şeffaf kayıt için şu belgeleri düzenleyin:
- Ödeme makbuzu/aidat makbuzu: Ödenen tutar, tarih, ödeyen bilgisi, hangi döneme mahsup edildiği (varsa).
- Banka dekontu ve tahsilat listesi. Elektronik tahsilat kullanılıyorsa işlem numarası ve açıklama kaydı.
- Borçluya yazılı mahsup bildirimi: Hangi kalemlerin kapatıldığı ve kalan bakiye açıkça gösterilmeli.
Aidat makbuzu düzeninde hata olması halinde uygulanacak prosedürleri bilmeli, gerektiğinde düzeltme makbuzu düzenlemelisiniz. Bu konuda ayrıntılı uygulama için Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri ve vergi mevzuatı dikkate alınmalıdır.
Genel kurul, yönetim planı ve re'sen mahsup yetkisi
Genel kurulun veya yönetim planının mahsup sırasını belirlemesi yönetimi bağlar. Yönetim planında açık hüküm yoksa kat malikleri kurulu kararları ve uygulama teamülleri önem kazanır.
Teknoloji ile çözüm: Kısmi ödemeyi otomatik ve şeffaf hale getirme
Kısmi ödemelerde tekrar eden itirazları ve hatalı mahsupları azaltmak için ödeme açıklamalarını zorunlu kılan, hangi kaleme mahsup edildiğini otomatik belirleyen bir yazılım faydalıdır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz; toplu tahsilat, makbuz ve mahsup kayıtlarını düzenli tutan bir araçla süreci hızlandırabilirsiniz. Örneğin BYönetim’in ücretsiz deneme adımıyle hızlıca kaydınızı oluşturabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
| Durum | Önerilen Mahsup Uygulaması |
|---|---|
| Kullanıcı belirtmiş (ör. "su borcuna") | ✅ Öncelikle belirtilen kalemi kapatın |
| Kullanıcı belirtmemiş, geçmiş-dönem borç var | ✅ Cari aidat → takip masrafları → faiz → eski borç |
İcra ve takip açısından mahsup etkisi
Mahsupun doğru yapılmaması icra takibi başlatıldığında sorun yaratır. Ödeme yapıldığı halde yanlış kaleme mahsup edilmişse borçlu ödediğini ispatlayıp icra takibini durdurabilir veya itiraz edebilir. Bu yüzden mahsubu yazılı bildirimle teyit etmek ve makbuz düzenlemek önemlidir.
Sıkça Sorulan Sorular
Kısmi ödeme yapan borçlu hangi alacağın kapatılmasını seçebilir?
Net cevap. Borçlu ödemenin hangi kaleme ait olduğunu açıkça belirtirse o kalem kapatılır; belirtmezse alacaklı (yönetim) mahsup sırasını belirleme hakkına sahiptir.
Yönetici borcu hangi sırayla mahsup etmelidir?
Net cevap. Belirtme yoksa yaygın uygulama: önce cari aidat, sonra takip/masraf kalemleri, ardından gecikme faizleri ve en son geçmiş dönem ana borçtur; ancak yönetim planı veya genel kurul kararı varsa ona uyulmalıdır.
Aidat makbuzunda mahsup hatası olursa ne yapmalıyım?
Net cevap. Hatalı makbuzu düzeltici belgeyle (düzeltme makbuzu veya ek belge) giderin, borçluya yazılı bildirim yapın ve muhasebe kayıtlarını güncelleyin; gerekiyorsa genel kurul veya denetim kuruluna bilgi verin.
Kısmi ödemeyi banka dekontuyla belgelemek yeterli mi?
Net cevap. Banka dekontu ödeme kanıtıdır ama hangi kaleme mahsup edildiğini göstermek için yönetimin makbuzu ve yazılı mahsup bildirimi de gereklidir.
Mahsup sırası konusunda anlaşmazlık çıkarsa ne yapılmalı?
Net cevap. Önce yazılı bildirim, yönetim kurulu kararı ve denetçi incelemesi; çözülmezse hukuki yollara başvurmadan önce tarafları uzlaştırma yoluna yönlendirmek tavsiye edilir; somut vakaya göre avukat görüşü alınmalıdır.
