Akşamüstü gelen e‑postada bir malik, aylık aidat yerine yalnızca 500 TL yatırdığını, sisteminizde hangi borcun kapandığını ve gecikme faizinin nasıl hesaplanacağını soruyor. Yönetici olarak hem şeffaf belgelemek hem de hukuka uygun işlemi uygulamak gerekiyor — yanlış mahsup bildirimleri itiraz ve tahsilat sorunlarına yol açabilir.
Aidat kısmi ödemede temel ilke: borçlar hangi sırayla kapatılır?
Kısmî ödeme yapıldığında başlangıç noktası, alacakların türü ve varsa alacaklıyla (yönetim) daha önce kararlaştırılmış mahsup sırasına göre belirlenir. Kat Mülkiyeti ve genel muhasebe uygulamalarında kabul gören pratikler:
- Öncelik genellikle icra ve yasal masraflar, varsa gecikme faizleri ve cezalar için verilir.
- Ardından ana borç (aidat aslı) ve son olarak geleceğe yönelik tahakkuk eden aidatlar veya diğer alacaklar kapatılır.
- Genel Kurul veya yönetim planında farklı bir mahsup sırası belirlenmişse o karar gözetilir.
Yasal dayanak ve uygulama sınırı
Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri (Kanun) ortak giderlerin ödenmesine ilişkin genel çerçeveyi verir; özellikle maliklerin ortak gider yükümlülüğü işletme projesi ve yönetim kararlarıyla somutlaşır. Spesifik mahsup düzeni Kanun’da ayrıntılı şekilde tanımlı değildir; bu yüzden yönetim planı ve genel kurul kararları belirleyici olur. Somut hukuki yol/terslikler için mutlaka bir hukuk uzmanına danışın.
Kısmi ödeme kaydı: muhasebe ve belgeleme adımları
Yönetici olarak yapılması gereken kayıtlar şunlardır. Bu adımlar hem denetim hem de olası itirazlar için delil oluşturur.
- Ödeme dekontunu ve banka hareketini alın, ödeme talimatı veya havale açıklamasını saklayın.
- Hangi dönemlere ait hangi alacak kalemlerine mahsup edildiğini açıkça yazılı bildirin (muhasebe defterinde ve yönetici bildirimi).
- Öncelikle gecikme faizi ve varsa icra masrafları hesaplanıp kapatılır; kalan tutar asıl aidata yazılır.
- Kalan bakiye varsa bunun hangi döneme ait olduğu ve borçluya kalan tutarı gösteren aidat makbuzu düzenleyin.
- Tüm belgeleri dijital ortamda arşivleyin; malikler talep ettiğinde hesap dökümü sunulabilmeli.
Gecikme faizi nasıl hesaplanır — pratik örnek
Gecikme faizi uygulanacağına dair genel kurul kararı veya yönetim planı varsa o oran esas alınır. Karar yoksa, yönetim makul bir oran belirleyip ilân etmelidir. Aşağıdaki örnek hesaplama açıklayıcıdır:
| Açıklama | Tutar/sonuç |
|---|---|
| Aidat aslı (Mayıs): | 1.200 TL |
| Gecikme faizi oranı (yıllık, kararla belirlenmiş): | %12 |
| Gecikme süresi: | 1 ay |
| Gecikme faizi: | 1.200 x 0,12 / 12 = 12 TL |
| Ödenen kısmi tutar: | 500 TL |
| Öncelikle faiz kapatılır, kalan = 500 - 12 = 488 TL → ana borca uygulanır | ✅ Kalan ana borç: 1.200 - 488 = 712 TL |
Mahsup bildirimini nasıl duyurmalı ve itiraz süreci?
Yönetici, yapılan mahsup işlemini açık, kalıcı ve anlaşılır bir şekilde malike bildirmelidir. Uygun bildirim kanalları:
- Yazılı e‑posta + ek olarak yönetim panosunda veya SMS ile kısa bilgi.
- Aidat makbuzu/fatura eki olarak ayrıntılı borç dökümü.
- Dijital platform varsa (ör. BYönetim) işlem tarihi, dökümü ve dekontun sisteme yüklenmesi.
Uygulamada pratik çözüm: dijital kayıt ve otomasyon
Kısmi ödemeler, mahsup sırası ve otomatik gecikme faizi hesapları manuel kayıtlarda hata riski taşır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi site/apartman yönetim yazılımları ile ödeme dekontlarının yüklenmesi, otomatik mahsup kuralı tanımlanması ve aylık bildirimlerin gönderilmesi süreçleri kolaylaşır. BYönetim'in ücretsiz deneme kaydını buradan başlatabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Aidat kısmi ödeme yapıldığında önce faiz mi yoksa asıl borç mu kapanır?
Genel uygulama önce gecikme faizi/ceza ve yasal masrafları kapatmak, kalan tutarı ana borca uygulamaktır; fakat yönetim planı veya genel kurul farklı bir sıra belirlemişse o uygulanır.
Malik mahsup sırasına itiraz ederse ne yapmalıyım?
İtiraz yazılı alınmalı, itiraza konu kayıtlar ve dekontlar ile birlikte değerlendirilip malike ayrıntılı açıklama yapılmalıdır; somut uyuşmazlık için hukuki danışmanlık gerekebilir.
Genel kurul mahsup sırasını değiştirebilir mi?
Evet; ortakların çoğunluğu ile alınacak genel kurul kararı ile mahsup sırası ve aidat tahsil usulleri yönetim planına uygun şekilde düzenlenebilir.
Gecikme faizi oranı nasıl belirlenir?
Gecikme faizi oranı genel kurul kararı ile belirlenir; karar yoksa yönetim makul bir oran uygulayıp bunu malikleri bilgilendirmeli ve sonrasında genel kurula taşınmalıdır.
Kısmi ödeme yapıldıktan sonra kalan borç için makbuz düzenlemeli miyim?
Evet; kalan borcu gösteren yeni bir aidat makbuzu veya hesap dökümü düzenlenmeli ve malik ile paylaşılmalıdır. Bu, hem şeffaflık hem hukuki delil bakımından önemlidir.
