Bir site yöneticisi, taşınma işlemi sonrası kapıda duran torbalar arasında bulunan boş aidat makbuzlarına baktığında kalbinin sıkıştığını bilir: kiracı taşınıyor ama aidat borcu hâlâ duruyor. Bu rehberde, yöneticinin ihbarnâme gönderme yetkisi, muhatap belirleme, ihbarnamenin şekli ve delil değeri ile icra öncesi izlenecek adımları KMK çerçevesinde somut örneklerle açıklıyorum.
1. Hukuki çerçeve: KMK ve kiracı-malik ilişkisinin sınırları
Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında ortak gider alacakları bağımsız bölüm maliklerine yöneliktir; ancak uygulamada tahsilat sürecinde kiracıya yönelik bildirimlerin rolü büyüktür. KMK hükümleri doğrudan kiracıya ihbar gönderilmesini zorunlu kılmaz; yine de yönetici, tahsilat şansını artırmak ve ileride delil sunmak için kiracıya da yazılı bildirimde bulunabilir.
2. Kime ihbarnâme gönderilir? Malik mi, kiracı mı — pratik nüanslar
Genel kural: Alacak malikin alacağıdır; dolayısıyla ilk muhatap maliktir. Ancak taşınma sürecinde ve kira ilişkisinde şu adımlar izlenir:
- Eğer yönetimin elinde güncel malik bilgisi varsa doğrudan malike yazılı ihbarnâme gönderin.
- Malik adresi bilinmiyorsa veya malik taşınmış görünüyorsa; kiracıya bildirim gönderilmesi icra öncesi pratik bir adımdır — özellikle kiracı sorumluluk üstlendiğine dair yazılı beyanda bulunmuşsa.
- Kiracı taşınıyorsa ve depozito, taşınma tutanakları varsa bunları talep eder şekilde ihbarnamede belirtin; depozitonun aidata mahsup edilmesi talebi somutlaştırılmalıdır.
3. İhbarnamenin içeriği ve delil değeri
İhbarnamenin hukuken bağlayıcı olması için bazı asgari unsurları taşıması gerekir. Yönetici olarak bunları yazın:
- Alacak miktarı: açık kalem (tarih, tutar, dönem).
- Hangi döneme ait olduğunun belirtilmesi (ör. 01.2026–03.2026 aidatı).
- Ödeme talebi ve son ödeme tarihinin belirtilmesi (makul süre: genellikle 7–15 gün).
- Ödenmezse izlenecek takip (icra takibi başlatılacağı) ifadesi — burada hukuki tavsiye yerine süreç bilgilendirilmeli.
- İletişim bilgileri, hesap/fatura bilgileri ve varsa mahsuba yönelik talep (depozito vs.).
4. İhbarnamenin nasıl gönderileceği: tebliğ yolları ve delil stratejisi
Delil yükünü güçlendirmek için gönderim yöntemi önemlidir:
- Noter aracılığıyla iadeli taahhütlü mektup (malike) — en güçlü iddia destekleyici yöntem.
- Kiracıya çağrı/ihbar için site yönetimince imzalı fiziki belge ve imza altına alma — taşınma sırasında tutanakla birlikte alınırsa değerli delildir.
- Elektronik yöntemler: e-posta ve SMS bilgilendirmesi destek amaçlı kullanılabilir, ancak tek başına yeterli delil sayılmayabilir.
| Gönderim Yolu | Delil Değeri |
|---|---|
| Noter iadeli taahhütlü | ✅ En güçlü |
| İmza karşılığı fiziki belge (site/kontrol görevlisi tutanağı) | ✅ Yüksek |
| E-posta / SMS | ✅ Destekleyici |
5. İcra öncesi pratik adımlar: yönetici için kontrol listesi
- İşletme projesi, son genel kurul kararları ve hesap özetini kontrol edin (kimlik ve malik bilgileri doğru mu?).
- Aidat makbuzları ve hesap dökümünü hazırlayın; dönemsel faiz ve gecikme bedellerini açıkça gösterin.
- Malik bilgisi yoksa kiracıdan depozito/teminat talebini yazılı isteyin; taşınma tutanağı ile destekleyin.
- İhbarnameleri önce elektronik olarak, ardından noter veya iadeli taahhütlü olarak gönderin; gönderim tarihlerini kaydedin.
- Ödeme gelmezse genel kurul kararı, avukat görüşü ve gerekirse icra sürecine ilişkin karar alma aşamasını başlatın.
6. Depozito, kiracı beyannamesi ve icra süreci arasındaki etkileşim
Kiracı depozito bıraktıysa yönetimin talebi açık biçimde iletmesi gerekir. Depozitonun aidata mahsup edilmesi uygulaması, öncelikle taraflar arasında yazılı anlaşma veya mahkeme/ilam gerektirebilir; yönetici tek taraflı olarak depozitodan kesinti yapmadan önce hukuki uygunluğu değerlendirmelidir.
7. Uygulamada sık yapılan hatalar ve nasıl kaçınılır
- Hat: Sadece SMS ile ihbar gönderip sonrasında icra başlatmak — risk: delil zayıflığı. Çözüm: yazılı/ noterli bildirim.
- Hat: Malike değil sadece kiracıya odaklanmak — risk: KMK alacağının muhatabı malik olduğu için nicel ve hukuki zafiyet. Çözüm: önce malike, malike ulaşılamıyorsa kiracıya bildirim.
- Hat: Hesap dökümünü sunmamak — risk: itiraz halinde savunma zayıf. Çözüm: ayrıntılı dönemsel tahakkuk dökümü verin.
8. Dijitalleştirme ve kolaylaştırıcı araç
İhbarnâme gönderimleri, hesap dökümleri ve borç takibi süreçleri doğru dijital araçlarla hem hızlanır hem delil kaydı güçlenir. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi yönetim yazılımları hesap dökümü, tahakkuk, SMS ve e-posta bildirimleri ile süreci düzenler. Hızlı kayıt ve deneme için: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Kiracıya ihbarnâme göndermek zorunlu mu?
Net cevap. KMK uyarınca aidat alacağı maliklere yöneliktir; kiracıya bildirim zorunlu değildir ancak tahsil şansını ve delil gücünü artırmak için pratik ve yaygın bir adımdır.
İhbarnamede hangi süre verilmelidir?
Net cevap. Genellikle 7–15 günlük makul bir ödeme süresi verilir; süre belirlenirken genel kurul kararları veya site iç uygulamaları göz önünde bulundurulmalıdır.
Depozitoyu aidata mahsup edebilir miyiz?
Net cevap. Depozitonun mahsup edilmesi her durumda otomatik değildir; tarafların yazılı onayı veya mahkeme/ilam gerekliliği olabilir. Yönetici tek taraflı kesinti yapmamalıdır.
İhbarnameyi SMS ile gönderdim, bu yeterli delil olur mu?
Net cevap. SMS destekleyici delil olabilir ama tek başına genellikle yeterli görülmez; noter veya iadeli taahhütlü yazılı bildirim delil değerini artırır.
Malik adresi yoksa önce ne yapmalıyım?
Net cevap. Önce kiracıya bildirim gönderin, site kayıtlarını, tapu ve işletme projesini kontrol edip mümkünse noter aracılığıyla malikin adresine tebligat yapın; gerekirse hukuki danışmanlık alın.
