Sabaha karşı blok toplantı salonunda genel kurul var; yöneticisiniz, karar defterini açınca önceki sayfaya sonradan eklenmiş bir tutanak yapıştırıldığını görüyorsunuz. Kat maliklerinden biri itiraz etti — şimdi ne yapacaksınız? Bu rehber, karar defteri noter tasdiki, sonradan yapıştırma/müdahale sorunları ve güncel elektronik kayıt seçeneklerini gerçek uygulama adımlarıyla anlatır.
Karar defterinin hukuki niteliği ve temel kurallar
Kat Mülkiyeti Kanunu'nda karar defterinin tutulmasına ilişkin açık bir madde yoktur; ancak genel kurul toplantılarının usulü, toplantı çağrısı, hazirun ve kararların yazılması uygulamalarını KMK ve genel yargı içtihatları düzenler. Karar defteri; toplantı tarihini, hazirun cetvelini, gündemi, oylama sonuçlarını ve alınan kararların metnini içermelidir. Deftere sonradan yapıştırma, sıralama veya sayfa atlaması gibi müdahaleler delil değerini zayıflatır ve itirazlara neden olur.
Noter tasdiki neden yapılır? Hangi hallerde zorunlu veya faydalıdır?
Noter tasdiki, karar defterinin sayfalarının toplantı öncesi zarar görmesini veya sonradan değiştirilmesini güçleştirmek için kullanılır. Hukuki bir zorunluluk her durumda yoktur; yine de aşağıdaki durumlarda tasdik veya noter onayı kuvvetli delil sağlar:
- Kat mülkiyeti ortak kullanımında büyük tutarlı harcamalar veya kat mülkiyetiyle ilgili uyuşmazlıklar söz konusuysa.
- Yönetici değişikliği, hesap onayları, borç tahsilatı veya irtifak/işletme projelerinde ileride ihtilaf bekleniyorsa.
- Genel kurul kararlarının icra edilmesi ya da üçüncü kişilere ibrazı gerektiğinde.
Sonradan yapıştırılan sayfa veya sayfa atlaması tespit edildiğinde yönetici ne yapmalı?
Genel kurul sırasında veya sonrasında karar defterinde yapıştırma ya da sayfa atlaması fark edilirse takip edilecek adımlar şunlardır:
- Durumu toplantıda zabıta olarak tutun: Tutanağa hatayı, tarafların itirazlarını ve görülen değişikliği yazdırın.
- Hazirun cetvelini ve oylama kayıtlarını kontrol edip varsa yedek belgeleri (kat maliklerinin imzaları, vekaletler, elektronik bildirimler) toparlayın.
- Hemen notere başvurup sayfaların ve defterin mevcut durumunu tutanağa bağlatın; sonradan yapıştırma varsa bunu belgelendirin.
- İhtilaf devam ederse avukat görüşü alınmasını genel kurula veya yönetim kuruluna önerin; somut olay bazında mahkemeye başvurma kararı değişir.
Elektronik defter veya dijital kayıt: Geçerli mi, nasıl uygulanır?
2026'da işletmeler ve derneklerde elektronik defter uygulamaları yaygınlaşırken apartman/site yönetimlerinde de dijital kayıt çözümleri kullanılıyor. Hukuken elektronik kayıtlar; toplantı çağrısından hazirun listesine, oylama sonuçlarına kadar eksiksiz ve güvenilir şekilde saklandığında delil niteliği kazanır. Ancak şu hususlara dikkat edin:
- Elektronik veri bütünlüğü: Değişiklik geçmişi, imza veya zaman damgası olmalı.
- Hazirun ve vekalet belgelerinin asılları gerektiğinde ibraz edilebilmeli.
- Genel kurul kararıyla elektronik defter kullanılacağı önceden kararlaştırılmışsa itiraz riskleri azalır.
Pratik kontrol listesi: Karar defterini doğru tutmak için yönetici adımları
Her genel kurul öncesi ve sonrası uygulayacağınız kısa kontrol listesi:
| Adım | Uygulama |
|---|---|
| Toplantı öncesi | Defter sayfalarını kontrol et, tarih ve sayfa numarası uygun mu; notere tasdik düşün. |
| Toplantı esnası | Hazirun cetvelini eksiksiz tut, oylamayı açık yaz, imzaları anında al. |
| Sonradan müdahale | Müdahale fark edilirse dokunma, fotoğraf, notere başvur. |
Ne zaman noter tasdiki yerine elektronik çözüme geçilebilir?
Eğer sitenizde düzenli itirazlar, sık yönetici değişiklikleri veya büyük mali kararlar yoksa elektronik kayıt iş akışını genel kurul kararıyla kabul ettirebilirsiniz. Ancak büyük projeler, dava riski veya yüksek tutarlı harcamalar varsa hem fiziksel noter tasdiki hem de elektronik kayıt kombinasyonu en güvenilir yöntemdir.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi bulut tabanlı yönetim yazılımları toplantı çağrısı, hazirun listesi, karar metinleri ve dijital oylama kayıtlarını saklayarak delil zincirini güçlendirmeye yardımcı olur: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterini notere tasdik ettirmeden genel kurul kararları geçersiz olur mu?
Net cevap. Karar defterinin noter tasdiki genel bir zorunluluk değildir; kararların usulüne uygun tutulması ve hazirun ile imzaların olması esasen yeterlidir. Ancak tasdik delil değerini artırır.
Karar defterine sonradan yapıştırılan sayfa varsa genel kurul kararları iptal edilir mi?
Net cevap. Otomatik iptal söz konusu değildir; mahkeme veya icra makamı delilleri değerlendirir. Müdahale varsa noter tespiti ve diğer belgeler (hazirun, imzalar) önem kazanır.
Elektronik karar defteri mahkemede delil olarak kabul edilir mi?
Net cevap. Evet, eğer değişiklik kaydı, zaman damgası ve erişim logları gibi veri bütünlüğünü sağlayan teknik deliller varsa kabul edilebilir; aksi hâlde ek deliller istenebilir.
Noter tasdiki ne sıklıkla yapılmalı?
Net cevap. Zorunlu bir süre yoktur; büyük harcamalar, denetimler veya itiraz riski olan dönemlerde toplantı başına veya yıl başına tasdik yaptırmak yaygın bir uygulamadır.
Karar defterinde sayfa atlaması fark ettim, hemen ne yapmalıyım?
Net cevap. Müdahale etmeyin, olayı yazılı tutun, fotoğraf/scan çekin ve en kısa sürede notere başvurarak tespiti yaptırın; gerekirse yönetim kurulu/avukat görüşü alın.
