Genel kurulu yeni bitirmişsiniz; kararlar alındı, karar defteri imzalandı — sonra bir malik, hazirun listesindeki kendi imzasının olmadığını iddia etti. Toplantının geçerliliği ve alınan kararlar risk altında mı? Bu rehberde gerçek toplantı senaryolarına dayanarak adım adım hangi kayıtların, delillerin gerektiğini, düzeltme seçeneklerini ve yöneticinin alması gereken önlemleri anlatıyorum.
1. Durum tespiti: Hangi eksiklikler gerçekten sorun yaratır?
Hazirun listesinde eksik imza bir teknik hata, imza unutulması veya yanlış şahıs yazılması biçiminde olabilir. Sorunun sonuçları, eksikliğin niteliğine ve toplantıda alınan kararlara göre değişir. Örneğin; basit bir imza eksikliği çoğu durumda düzeltilebilirken, hazirun listesindeki arsa payı hatası veya yabancı kişinin imzası ciddi çoğunluk hesaplarını etkileyebilir.
2. İlk adım: Delil toplama ve zamanlama
İtirazı takip eden ilk 30 gün içinde yöneticinin ve maliklerin hızlı delil toplaması gerekir. Toplanacak başlıca belgeler:
- Genel kurul çağrı yazısı ve tebliğ kayıtları (SMS/e-posta/ilan tarihleri)
- Hazirun listesi (orijinal), karar defteri sayfası ve toplantı tutanağı
- Varsa toplantıdaki kimlik fotokopileri, vekâletnameler, imza karşılaştırmaları
- Görüntü kayıtları (varsa), salon yoklaması fotoğrafları
Toplantı sonrası delil yoksa düzeltme zorlaşır; bu nedenle yönetici toplantı günü fotoğraf/video almayı, hazirun listesini bir suretle saklamayı alışkanlık haline getirmelidir.
3. İbraz ve itiraz yolları: Yönetici ne yapmalı?
Malik itiraz ettiğinde yönetici öncelikle itirazı yazılı olarak almak ve kaydetmek zorundadır. Yazılı itiraz ile birlikte verilen delillerin eksiksiz olması önemlidir. Yönetici şu adımları izlemelidir:
- İtirazı yazılı olarak hazirun ve karar defterine kaydetme.
- Toplantıdaki diğer kat malikleri ve varsa temsilcilerden imza/şahit beyanı toplama.
- Vekâletnamelerin noterden ya da toplantı esnasında sunulan asıllarıyla karşılaştırma.
- Eğer düzeltme iddiası ciddi ise hukukçu ile ön görüşme yapma (somut tavsiye için avukata yönlendirin).
4. Karar defteri ve hazirun listesi nasıl düzeltilir?
Karar defterine müdahale sınırlıdır; yapılan değişikliklerin izlenebilir ve onaylı olması gerekir. Pratik yollar:
- Eğer sadece imza unutulmuşsa, eksik imzayı toplantıdan kısa süre sonra malikten alıp karar defterinin ilgili sayfasına şerh düşülebilir ve malik imzası eklenebilir. Bu işlem kayda geçirilmelidir.
- Noter tasdiki gerekliliği: Karar defterinin resmi suretinde değişiklik yapılacaksa noterle mutabakat ve gerektiğinde noter tasdiki değerlendirilebilir. Noter tasdiki, tartışmalı durumlarda delil gücünü artırır.
- Eğer hazirun listesi arsa payı veya vekâletname yönünden hatalıysa, genel kurul kararlarının arsa payı çoğunluğunu etkileyip etkilemediği hesaplanmalı; hatalı çoğunluk varsa yeni genel kurul gerekebilir.
5. Ne zaman yeniden genel kurul yapılmalı?
Eğer yapılan hata toplantıda kabul edilen bir kararın geçerliliğini doğrudan etkiliyorsa (ör. arsa payı hatası nedeniyle nitelikli karar için gereken çoğunluk sağlanmamışsa), hatanın telafisi için mahkeme kararı veya yeniden genel kurul gerekebilir. Basit imza eksikliği, yeterli diğer delillerle giderilebiliyorsa yeniden toplantı şart olmayabilir.
6. Yönetici ve kurul için pratik önlemler
İleriye dönük riskleri azaltmak için alınacak önlemler:
- Genel kurulda hazirun listesinin her maliğin önünde tutulması ve toplantı sonunda imzalanıp hemen bir suretinin saklanması.
- Toplantı tutanağının fotoğraflanması, salonun bir köşesinden genel görünüm kaydı alınması.
- Vekâletnamelerin tarihli ve imzalı asıllarının toplantıda toplanması; noterli vekâlet varsa bunun suretinin saklanması.
- Karar defteri tutanağının sayfa numaralarının, tarihlerin ve imza bloklarının eksiksiz doldurulması.
7. Dijitalleştirme ile pratik çözüm önerisi
Bu süreci daha az hatayla yürütmek isterseniz, hazirun yönetimini ve karar defteri sürecini dijitalleştirmek hataları azaltır. BYönetim gibi site/apartman yönetim yazılımları; çağrı takibi, hazirun listesi yönetimi, duyuru kanalları ve karar defteri kayıtlarını düzenli arşivleme gibi modüller sunar. Süreci dijitalleştirmek isterseniz başlamak için BYönetim ücretsiz deneme kayıt sayfasını kullanabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesinde sadece bir malik imzası eksikse genel kurul kararları iptal olur mu?
Net cevap: Tek bir imza eksikliği her zaman iptal nedeni değildir; kararların türü, eksikliğin arsa payı etkisi ve sunulan diğer deliller belirleyicidir.
Eksik imzayı sonradan karar defterine ekleyebilir miyiz?
Net cevap: Evet, bazı durumlarda malik imzası sonradan alınarak kayda eklenebilir, ancak değişikliklerin şeffaf, belgeli ve mümkünse noter onaylı olması tavsiye edilir.
Vekâletname ile katılan kişinin imzası hazirunda görünmüyorsa ne yapılmalı?
Net cevap: Vekâletnamenin aslı veya noterden onaylı sureti toplanmalı; geçerli vekâlet varsa bu durum delil olarak kullanılabilir.
Hazirun listesi ve karar defteri çelişiyorsa hangisi esas alınır?
Net cevap: İkisi arasında tutarsızlık varsa mahkeme, toplantı delillerini, çağrı tebligatını ve arsa payı hesaplarını değerlendirir; uygulamada açık, imzalı hazirun listesi güçlü delildir.
Yönetici itirazı görmezden gelirse malik ne yapmalı?
Net cevap: Malik yazılı itirazını kayıtlı gönderi ile yöneticiye iletmeli; yönetici işlem yapmazsa hukukî yollara başvurma ve delillerle birlikte dava açma hakkı saklıdır; somut hukuki adıma karar verilmesi için avukata danışın.
