Kat malikleri toplantısında söz alıp toplantı başında eklenen ‘‘otopark kullanımı’’ ya da ‘‘bina güvenlik kamerası’’ gündemi yüzünden salon gerilmiş; bazı maliklerin hukuken bağlayıcı kararın alınıp alınamayacağını sorduğunu görüyorsunuz. Bu rehber, gündem değişikliğinin ilk toplantıda karara bağlanamaması halinde yöneticinin, kat malikleri kurulunun ve hukuki sürecin atacağı adımları açık, pratik ve mevzuata dayalı şekilde anlatır.
1. Gündem değişikliği ve çağrı ilkeleri — neye dikkat etmelisiniz?
Kat Mülkiyeti Kanunu gereği genel kurulun hangi konuları görüşeceği çağrıda belirtilmelidir; çağrı usulü KMK ve yönetim planı çerçevesinde yapılır. Çağrıda yer almayan bir madde gündeme son anda eklenirse, toplantıda o maddenin görüşülmesi ve karar alınması için katılanların mutabakatı (oy birliği) gerekir; aksi halde o madde hakkında bağlayıcı karar çıkmayabilir.
2. İlk toplantıda karar alınamazsa ortaya çıkan iki olası durum
Genel olarak iki senaryo mümkündür:
- Gündem maddesi çağrıda yoktu ve toplantıda oy birliğiyle eklenmedi — bu durumda tek başına toplantı kararlarının o maddeyi bağlayıcı kabul etmesi mümkün değildir.
- Gündem maddesi çağrıda vardı ama karar yeter sayısı (sayı ya da arsa payı) sağlanamadı — bu durumda aynı gündemle daha düşük nisapla yapılacak ikinci toplantıya bırakılır.
3. Hazirun cetveli, tutanak ve karar defteri yönetimi
Toplantıda hangi maddelerin görüşüldüğü, hangi tekliflerin yapıldığı ve oy sonuçları karar defterine eksiksiz geçirilmelidir. Hazirun cetvelinde toplantıya katılanların sayı ve arsa payları doğru olmalı; yanlışlık halinde ileride yapılan kararların iptali gündeme gelebilir.
4. İkinci toplantıya ilişkin usul ve karar yeter sayılarına pratik yaklaşım
KMK uygulamasında ilk toplantıda karar nisabı sağlanamazsa aynı gündemle ikinci toplantı yapılır; ikinci toplantıda karar nisabı genellikle daha düşüktür. Ancak hem sayı hem arsa payı bakımından hangi nisabın gerektiği gündemin niteliğine göre değişebilir (örneğin değişiklik gereken yönetim planı veya özel kullanım gibi önemli konularda farklı nisaplar aranır).
- Toplantı tutanağında ikinci toplantının tarihi, saati ve yeri açıkça belirtilsin.
- İkinci toplantıya yeterli katılım sağlanamazsa, çağrı usulü tekrar gözden geçirilsin ve ilan/çağrı yolları güçlendirilsin.
- Önemli kararlar için önceden vekâlet toplanması ve bilgilendirme yapılması tavsiye edilir.
5. Hangi kararlar ilk toplanmada özel korumaya tabi olabilir?
Yönetim planını değiştirmek, ortak alanların özel kullanıma çevrilmesi, bina ana taşınmazının önemli ölçüde değiştirilmesi gibi maddeler, KMK ve uygulamada daha yüksek nisap veya özel usul gerektirebilir; bu nedenle bu tür maddeler çağrıya açık ve ayrıntılı şekilde yazılmalıdır.
6. Pratik adımlar: Yönetici ve kurulun takip listesi (6 maddede)
- Toplantı sonunda tutanağa ek olarak ayrıntılı hazirun cetveli ve ek gündem taleplerini kaydedin.
- Çağrıda olmayan maddenin oy birliğiyle kabul edilip edilmediğini tutanağa açıkça yazın.
- Karar yeter sayısı sağlanmadıysa ikinci toplantı tarihini hemen ilan edin ve davetiyede gerekçeyi belirtin.
- İkinci toplantıya ilişkin tekrar çağrı yaparken, posta/SMS/e-posta ve site duyurularını kombinleyin; belgeleme için ekran görüntüleri alın.
- Karar defterine sadece geçerli kabul edilebilecek kararları kaydedin; şüpheli kayıtlar için görüş ve çekinceyi belirtin.
- Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, hazirun, çağrı ve oylama sürecini kolaylaştıracak araçlar işinizi hızlandırır; örneğin BYönetim ile hızlı kayıt başlatabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
| Durum | Ne yapılmalı? |
|---|---|
| Gündem çağrıda yok, oy birliği sağlanmadı | ✅ Karardan önce maddeyi ikinci toplantıya bırakın; tutanağa açıkça yazın. |
| Çağrıda var ama ilk toplantıda nisap sağlanmadı | ✅ İkinci toplantıyı ilan edin; nisap çoğu zaman düşer, karar alınabilir. |
Sıkça Sorulan Sorular
Çağrıda olmayan maddeyi oy birliği olmadan görüşüp karar defterine geçirmek geçerli mi?
Net cevap. Oy birliği olmadan çağrıda yer almayan bir madde hakkında alınan kararın bağlayıcı olması risklidir; tutanakta bu durumun açıkça belirtilmesi gerekir. İhtilaf halinde mahkeme veya bilirkişi denetimiyle karar iptal edilebilir.
İkinci toplantıda hangi nisapla karar alınır?
Net cevap. İlk toplantıda sağlanamayan nisaplar çoğu durumda ikinci toplantıda daha düşük bir nisapla karar alınmasına imkân verir, fakat yönetim planı veya KMK’da farklı bir düzenleme varsa ona uyulur.
Hazirun cetvelinde hata varsa ne yapılmalı?
Net cevap. Hata tespit edilirse toplantı tutanağına düzeltme kaydı konmalı ve mümkünse kat maliklerinin imzaları alınmalı; ciddi hatalarda noter tasdiki veya hukukî danışmanlık gerekebilir.
Yönetici, eksik çağrı nedeniyle sorumlu tutulur mu?
Net cevap. Yönetici, çağrı usulüne uymamakla eleştirilebilir ve zarara sebep olduysa sorumluluk doğabilir; somut durum ve yönetim planı hükümleri belirleyicidir. Gerekirse uzman görüşü alın.
Gündem değişikliğini belgelemek için en iyi uygulama nedir?
Net cevap. Tüm çağrı ve duyuruları yazılı, tarihli ve mümkünse elektronik kayıtlarla destekleyin; hazirun, tutanak ve karar defterini eksiksiz tutun.
Not: Bu rehber genel bilgi amaçlıdır. Uygulamanızda detaylı değerlendirme veya somut hukuki işlem gerektiren durumlarda bir hukuk veya kat mülkiyeti uzmanına danışmanız önerilir.
