Genel kurul salonunda karar okunurken bir malik, hazirun listesinde kendi imzasının olmadığını ve arsa payının hatalı yazıldığını fark ediyor; tartışma büyüyor, karar defteri imzalanmadan önce ne yapılmalı? Bu yazı, hazirun listesinde eksik imza/arsa payı tespit edildiğinde yöneticinin ve kurulun izlemesi gereken pratik, yasal ve kanıta dayalı adımları anlatır.
Neden hazirun listesi doğru ve eksiksiz olmalı?
Hazirun listesi, genel kurul üyelerinin kimlik ve oy gücünü gösteren temel kayıt; kararların geçerliliği ve sonradan itirazlarda delil niteliği taşır. Kat Mülkiyeti mevzuatı ve Yargıtay içtihatları, toplantı çağrısı, hazirun ve karar defterinin usulüne uygun tutulmasının kararların bağlayıcılığı açısından önemli olduğunu vurgular.
Toplantıda eksik imza/arsa payı tespit edildi — ilk 10 dakika içinde yapılacaklar
Toplantı anında tespit edilen hata, zamanaşımına ve sonradan ortaya çıkan itirazlara karşı düzeltilebilecek en hızlı safhadır. Yöneticinin yapması gerekenler:
- Hatanın sahibinden kısa, yazılı bir açıklama alın (kısa bir tutanak yeterlidir).
- Hazirun listesi ve çağrı belgelerini birlikte kontrol ederek kayıt hatasının türünü belirleyin (imza eksikliği mi, kimlik bilgisi mi, arsa payı hatası mı).
- Hatanın toplantı öncesi çağrı sürecinden mi yoksa hazirun tutanak tutma aşamasından mı kaynaklandığını tespit edin.
Mevzuata ve içtihata göre hangi hatalar kararları etkiler?
Her hata kararın iptaline yol açmaz. Önemli ayrım şudur: hatanın niteliği ve toplantının sonucu üzerindeki etkisi. Örneğin, çağrı yapılmamış veya çağrıda toplantı gündemi saklanmışsa kararlar daha kolay iptal edilebilir. Ancak sadece bir imzanın unutulması, toplantıda o malikin hazır bulunup bulunmadığı ve oy kullandığı belgeyle destekleniyorsa genelde düzeltilebilir.
Somut kanun maddesi belirtilmesi gerekiyorsa Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde genel kurul ve kararların alınması uygulamaları ile Yargıtay içtihatları bağlamında değerlendirme yapılır.
Pratik düzeltme yolları (toplantı sırasında uygulanabilir)
- Eksik imzayı bulunan malik/vekil hemen imzalatın ve tarih atın.
- Eğer arsa payı yanlış yazıldıysa hazirun cetveli ve tapu kaydı karşılaştırılıp düzeltilmiş cetvel hazırlanarak katılımcıya imzalatın.
- Karar defterine hatanın ve düzeltmenin sebeplerini açıkça yazan kısa bir açıklama (tutanak) ekleyin; tutanağı tüm katılımcılara imzalatın.
- İhtiyaç halinde toplantı tutanak sayfasına sema etrafında imza ve isim listesi ekleyin; noter tasdiki gerektiren durumlarda sonraki bölümde açıklandığı şekilde hareket edin.
Toplantı sonrası tespit: düzeltme, itiraz ve delil stratejisi
Hata toplantı sonrasında fark edildiyse atılacak adımlar farklıdır:
- Önce yöneticinin elindeki tüm belgeleri (çağrı, gönderim kayıtları, hazır bulunanların listesi, karar defteri) bir araya getirin.
- Hatanın düzeltilmesi için yönetici tarafından ek bir tutanak/cevap hazırlanabilir; ancak bu tek başına mahkeme önünde yeterli delil olmayabilir.
- Kararların iptali tehdidi varsa maliklere hangi düzeltmeleri yaptığınızı ve nedenini yazılı bildirin; bu, iyi niyet ve özenin gösterilmesi açısından önemlidir.
Noter tasdiki ve karar defteri bağlantısı
Karar defteri ve hazirun listesi arasındaki tutarsızlık durumunda noter tasdiki veya bağımsız belge güvenliği gerekebilir. Noter onayı, toplantı belgelerinin sonradan tahrif edilmediğini göstermek için güçlü bir kanıttır. Ancak tüm düzeltiler için ön koşul değildir; somut olayın durumuna göre değerlendirilir.
| Durum | Hızlı çözüm |
|---|---|
| İmza eksik ancak malik toplantıda bulunmuş | ✅ Hazirun yeniden imzalatılır; not düşülür. |
| Arsa payı yanlış yazılmış ve oy hesaplandı | ✅ Karar imzalanmadan düzeltilmeli; gerekirse oyların yeniden sayımı. |
Yöneticinin sorumlulukları ve dikkat etmesi gerekenler
Yöneticinin görevi, genel kurulun usulüne uygun yürütülmesini sağlamak ve ortaya çıkan hataları şeffaf şekilde kaydetmektir. Yöneticinin kasıtlı ihmali veya kötü niyeti varsa durum farklı değerlendirilir; aksi halde hataların düzeltilmesi için işbirliği göstermesi beklenir. Somut hukuki sonuçlar olayın koşullarına göre değişir; gerektiğinde bir avukatla görüşülmesi önerilir.
Eğer hazirun ve karar süreçlerini dijitalleştirmek isterseniz, çağrı gönderimi, hazirun cetveli ve karar defteri kayıtlarını güvenli biçimde saklayan araçlar süreci kolaylaştırır; örneğin BYönetim gibi çözümler, toplantı belgelerinin kayıt altına alınmasını ve tutanakların dijital izlenmesini sağlar: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesinde sadece bir imza eksikse genel kurul kararı iptal olur mu?
Net cevap: Tek imza eksikliği genelde kararı iptal etmez; önemli olan o malikin toplantıda bulunup oy kullanıp kullanmadığı ve durumu destekleyen tutanak/delillerin bulunmasıdır.
Arsa payı yanlış yazılmışsa karar derhal iptal edilir mi?
Net cevap: Arsa payı hatası oy hesaplamasını etkilediyse iptal nedeni olabilir; küçük yazım hataları ise tutanakla düzeltildiyse genelde kararın tümü iptal edilmez.
Toplantıdan sonra hazirun listesi düzeltilirse bu yeterli mi?
Net cevap: Sonradan tek taraflı düzeltme mahkemede yeterli delil sayılmayabilir; düzeltmenin maliklerin imzasıyla desteklenmesi önemlidir.
Karar defterinde sayfa atlama veya ekleme varsa ne yapılmalı?
Net cevap: Derhal sayfa atlama sebebi tutulmalı, eksik/eklenen sayfalar not edilip tüm ilgililerin imzasıyla belgelemek ve gerektiğinde noter tasdiki almak arşiv güvenliği sağlar.
Hazirun listesiyle tapu kayıtları çelişiyorsa kim sorumlu?
Net cevap: Öncelikle yönetici kayıtlarını kontrol edip hatayı düzeltmeli; sorumluluk hatanın kaynağına göre değişir; ciddi uyuşmazlıklarda profesyonel hukuki değerlendirme gerekir.
