Genel kurul toplantısı yeni seçilen yöneticinin el yazısıyla düzenlenmiş hazirun listesini incelerken birkaç dairenin arsa paylarının eksik yazıldığını fark ediyorsunuz; toplantının sonunda alınan bazı kararların arsa payına göre alınması gerekiyordu. Üzerinde itiraz var ama zaman dar — hangi kararlar iptal riski taşıyor, düzeltme imkânı var mı ve yönetici olarak ne yapmalısınız?
1. Sorunun niteliğini doğru tespit edin: sayı mı, arsa payı mı eksik?
Hazirun listesi iki farklı veri içerir: toplantıya katılanların sayısı (kişi/mülk) ve her katılımcının arsa payı. Hatanın türünü netleştirmek ilk adımdır çünkü izleyeceğiniz yol buna göre değişir.
- Eğer yalnızca imza veya isim eksikse: usul eksikliği olarak iddia edilebilir fakat genelde düzeltilebilir.
- Eğer arsa payları yanlış yazıldıysa (eksik veya fazla): arsa payına göre karar alınması gereken konularda karar yeter sayısı hesaplaması bozulur; bu daha ciddi sonuç doğurabilir.
2. Hangi kararlar risk altında? Arsa payına bağlı konuları ayırın
Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre bazı kararlar arsa payına göre oy ve çoğunluk gerektirir. Hatanın olduğu hazirun listesi ile alınan kararlar arasında bu tür bir bağlantı varsa, iptal ihtimaliyle karşı karşıyasınız.
3. Toplantı tutanakları, karar defteri ve deliller nasıl kullanılmalı?
Toplantı tutanağı, hazirun listesi ve karar defteri birlikte incelenir. Karar defterinin noter tasdiki ya da usulüne uygun tutulmuş olması delil değerini artırır. Eksik arsa payı kaydı varsa aşağıdaki deliller yardımcı olabilir:
- Tapu kayıtları ve yönetimce saklanan bağımsız bölüm listesi
- Önceki genel kurul hazirunları ve karar defteri kayıtları
- Toplantıyı çağıran ilanın içeriği ve gönderim kayıtları
4. Düzeltme seçenekleri: tespit, tutanak düzeltmesi, yeni toplantı
Uygulanabilecek pratik yollar şunlardır:
- Hatanın toplantı sırasında fark edilmesi halinde derhal tutanakta düzeltme beyanı yazılması ve katılımcıların imzalaması.
- Tutanak sonrası fark edildiyse yönetim kurulunun hatayı tespit eden bir karar alıp karar defterine işlenmesi ve düzeltilmiş hazirun listesinin eklenmesi.
- Eğer hata kararların geçerliliğini etkiliyor ise, ilgili maliklerin talebi veya yönetim kararıyla yeniden çağrı yapılarak geçersiz sayılan kararların yeniden görüşülmesi (yeni genel kurul yapılması).
5. Karar defteri ve hazirun listesi düzeltmesi: usul ve örnek adımlar
Pratik bir düzeltme süreci şöyle işler:
- Yönetici veya toplantıda itiraz eden malik hatayı yazılı olarak bildirir.
- Yönetim kurulu karar defterine hatanın tespit edildiğini ve düzeltme teklifini kaydeder; düzeltme metni eklenir.
- Düzeltme kaydı tüm yönetim kurulu üyeleri ve mümkünse genel kurul başkanı/katılanlarca imzalanır; ek deliller karar defterine konur.
- Eğer kararların esasını etkiliyorsa yeniden genel kurul çağrısı yapılır; çağrı ve hazirun listesi yeni usule uygun düzenlenir.
6. Pratik ipuçları ve dijitalleştirme ile riskleri azaltma
Hazirun hatalarını ve sonrasında oluşacak tartışmaları azaltmak için uygulayabileceğiniz yöntemler:
- Toplantı öncesi bağımsız bölümlerin güncel arsa payı listesi tapu kayıtlarından kontrol edilsin.
- Hazirun listesini toplantı başlamadan önce elektronik ortamda (PDF) hazırlanıp, katılımcılara dağıtın ve imza sırasında karşılaştırın.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi yönetim yazılımları hazirun, bağımsız bölüm verisi ve karar defteri kayıtlarını düzenleyerek hataları azaltmaya yardımcı olur: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
| Durum | Pratik Sonuç |
|---|---|
| Arsa payı hatası, arsa payına bağlı karar yok | ✅ Genelde tutanakla düzeltilebilir |
| Arsa payı hatası, arsa payına göre çoğunluk gerekli kararlar | ⚠️ Yeniden genel kurul gerekebilir |
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesindeki arsa payı hatası tespit edilirse kararlar otomatik olarak iptal mi olur?
Hayır. Hatanın niteliğine ve söz konusu kararların arsa payına göre alınıp alınmadığına bağlıdır. Bazı hatalar tutanakla düzeltilebilir; ciddi etkisi olanlar yeniden toplantı gerektirebilir.
Toplantı sırasında arsa payı hatası fark edilirse ne yapılmalı?
Hemen tutanağa hatanın kaydedilmesini sağlayın, düzeltme beyanı alınsın ve katılımcılardan imza alın. Gerekirse toplantıyı erteleyip doğru hazirun listesiyle yeniden toplanın.
Karar defterine sonradan eklenen düzeltilmiş hazirun listesi delil olur mu?
Evet ancak delilin değeri; düzeltmenin hangi usulle, kimlerin imzasıyla yapıldığına, karar defterinin noter tasdiki ve diğer belgelerin varlığına göre artar veya azalır.
Arsa payı hesaplarına ilişkin kesin belge nedir?
Tapu kütüğü ve bağımsız bölüm listesi yönetimin kayıtları en sağlam belgelerdir. Yönetim planı ve işletme projesi varsa bunlar da bağlayıcıdır.
Bu konuda mahkeme veya icra yoluna gitmeden önce ne yapmalıyım?
Önce iç düzeltme yollarını deneyin: tutanak/düzeltme kararı, yeniden genel kurul talebi. Somut ihtilaf devam ederse hukuki değerlendirme için bir avukata danışılması uygun olur.
Genel kurul hazirun listesi ve karar defteri için mevzuat hangi noktada önemli?
Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri ve yönetim planı esas alınır; kararların arsa payına göre alınması gerektiği durumlarda kanun hükümleri belirleyicidir. Somut hüküm numarası için Kanun metnine bakılması gerekir.
