Genel kurula gittiğinizde, toplantı başladıktan sonra kapıdan yeni bir malik içeri girip “beni de yazın” dediğini hayal edin: hazirun listesine sonradan eklenen isimler, oy kullanma hakları ve kurumsal kayıtlar hemen tartışma konusu olur. Bu yazıda, olayın farklı senaryolarında hazirun listesine sonradan eklenen oyların geçerliliğini, yönetici sorumluluklarını, itiraz süreçlerini ve pratik adımları ayrıntılı ve kaynaklı biçimde ele alacağız.
Hazirun listesi nedir ve neden önemlidir?
Hazirun listesi, genel kurulda hazır bulunan maliklerin ve temsilcilerin ad, bağımsız bölüm numarası, arsa payı ve varsa vekâlet bilgilerini gösteren temel kayıt kağıdıdır. Karar yeter sayısı, oy sayısı ve tutanak doğruluğu için kullanılır.
Sonradan ekleme: hangi durumlar ortaya çıkar?
Genelde üç temel durumla karşılaşılır:
- Toplantı başlamadan önce eksik kaydedilmiş maliklerin son anda gelmesi.
- Toplantı başladıktan sonra dışarıdan içeri girip toplantıya katılım isteği (malik, temsilci veya vekil).
- Hazirun listesinde yanlış veya eksik bilgi tespit edilip düzeltme talebi.
Her durumda önem taşıyan nokta: sunulan belge ve kimlik doğrulaması ile toplantı başkanı/yönetici onayıdır.
Hukuki çerçeve ve Yargıtay eğilimleri
Kat Mülkiyeti Kanunu'nda hazirun listesi başlığı açık bir madde numarasıyla düzenlenmemiş olsa da, genel kurul usul ve esasları işletme projesi, yönetim planı ve uygulama ile şekillenir. Yargıtay kararlarında; hazirun listesine sonradan katılanların geçerliliği değerlendirilirken toplantı başkanlığı, toplantı ilanı, vekâlet belgeleri ve karar defteri kayıtlarına bakılır. Eksik veya usulsüz kayıt itirazlarına karşı mahkemeler, toplantının genelsel meşruiyetini, somut usul ihlali etkisini ve oy sayısal değişiminin sonuç üzerindeki etkisini inceler.
Ne zaman sonradan eklenen oy geçerli sayılır?
Genel olarak aşağıdaki şartlar sağlandığında sonradan eklenen kayıtlar geçerli kabul edilir:
- Kişinin (veya vekilin) kimliği ve maliklik/temsil yetkisi toplantı sırasında güvenilir şekilde teyit edilmişse.
- Hazirun listesine kayıt işlemi toplantı zabıtlarına (karar defterine) işlenmiş ve toplantı başkanı tarafından onaylanmışsa.
- Eklemeye itiraz eden olmamış veya itiraz usulü uygun biçimde kayda geçirilmiş, itiraz yazılı değilse tutanağa geçirilmişse.
Bunların hiçbirinde karar defterine işlenmemiş, toplantı başkanı veya yönetici onayı olmadan yapılan eklemeler sorun yaratır ve sonradan mahkemece geçersiz sayılabilir.
| Durum | Geçerlilik |
|---|---|
| Kimlik + vekâlet kontrolü yapıldı, başkan onayladı | ✅ Genelde geçerli |
| Başkan onayı yok, kayıtta eksik/sonradan elle ekleme | ❌ Riskli / itiraza açık |
Yönetici ve toplantı başkanı için pratik adımlar (adım adım)
- Her genel kurula hazirun listesi ve kimlik teyidi için hazırlıklı gelin; toplantı başkanı kimlikleri sistematik olarak kontrol etsin.
- Sonradan gelen malik/vekalet sahibini kabul etmeden önce kimlik ve vekâlet örneğini isteyin; elektronik vekâlet varsa e-imza doğrulayın.
- Kayıtları karara etki edecek biçimde karar defterine ve hazirun listesine anında işleyin; işlem başkan tarafından imzalanmalı.
- İtiraz varsa, itirazı yazılı tutun ve itiraz edenin kimlik bilgilerini kaydedin; itirazı ve cevabı kararda belirtin.
- Toplantı tutanağı ve hazirun listesinin birer kopyasını toplantı sonunda saklayın; gerektiğinde delil olarak sunulabilmesi için tarih, saat ve imzalar tam olmalı.
Pratik örnek: 30 daireli binada arsa payı ağırlıklı karar
30 bağımsız bölümlü bir apartmanda çatı onarımı için arsa payı çoğunluğu gerekiyorsa, toplantı esnasında sonradan 2 malikin kaydı yapılır ve arsa payı toplamı karar yeter sayısını aşarsa karar sonrası itiraz gelebilir. Burada yöneticinin izlemesi gerekenler: kimlik/vekâlet teyidi, kaydın karar defterine işlenmesi, itirazın tutanağa geçirilmesi ve hazirun listesinin saklanması — aksi halde karar yürütmeyi durdurma veya iptal riski taşır.
Delil toplama ve sonradan hukuki süreçlerde kullanılacak belgeler
Aşağıdaki belgeler mahkeme veya icra süreçlerinde delil olarak önem taşır:
- İmzalı hazirun listesi (tarih ve saatli),
- Karar defteri sayfaları ve başkan ile yönetici imzaları,
- Vekâletname fotokopileri veya elektronik vekâlet kayıtları,
- Toplantı ilanı ve çağrı belgeleri,
- Varsa ses/görüntü kaydı (çoğu yerde hukuken kabul edilebilirlik farklılık gösterir; KVKK’ya dikkat).
Bu kayıtları dijital ortamda düzenli saklamak süreci kolaylaştırır; eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim ile 6 ay ücretsiz deneme üzerinden hazirun, karar defteri ve vekâlet yönetimini başlatabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesine toplantı başladıktan sonra eklenen malik oy kullanabilir mi?
Net cevap. Eğer kimlik/vekâlet teyidi yapıldı ve toplantı başkanı veya başkanlığın verdiği yetkiyle kayıt karar defterine işlendi ise genelde oy kullanabilir; aksi halde geçerlilik tartışmalıdır.
Bir kat maliki hazirun listesine sonradan isim eklenmesine itiraz ederse ne olur?
Net cevap. İtiraz toplantı zabıtlarına geçirilmelidir; itiraz kararın niteliğine göre toplantı tutanağında belirtilir ve sonrasında yargısal inceleme konusu olabilir.
Hazirun listesindeki bir kayıt sonradan tahrif edilmişse yönetici ne yapmalı?
Net cevap. Tahrif tespit edilirse derhal eski nüshalarla karşılaştırma, şahit beyanları ve varsa dijital kayıtlarla destek sağlayıp durum tutanağa geçirilmelidir; gerektiğinde hukuki danışma önerilir.
Vekâletname sonradan getirildiğinde hazirun listesine ekleme geçerli mi?
Net cevap. Vekâletname toplantı sırasında sunulup doğrulanırsa ve kayıt yapılırsa geçerli kabul edilir; sahte vekâlet iddialarında yöneticinin belgeleri saklaması ve ilgili mercilere bildirim yapması gerekir.
Hazirun listesi ve karar defteri arasındaki tutarsızlık kararları etkiler mi?
Net cevap. Evet; tutarsızlıklar kararların geçerliliğini tartışmaya açar. Karar defteri ve hazirun listesi uyumlu ve imzalı olmalı, aksi halde usul ihlali nedeniyle iptal davaları gündeme gelebilir.
