Genel kuruldan sonra elinizde bir karar defteri var ama hangi karar nasıl yazılacak, sayfayı geriye alma veya sonradan düzeltme mümkün mü? İlk gün yöneticisi olarak karşınıza çıkan bu klasik sahnede; kat malikleri topluluğunun aldığı kararların doğru, eksiksiz ve hukuken savunulabilir şekilde kayda geçirilmesi gerektiğini anlamak kritik—hatayı düzeltemezsiniz, itiraz ve icra süreçlerinde eksik kayıt büyük sorun olur.
Karar defteri nedir ve hukuki dayanak
Karar defteri, kat malikleri kurulunda alınan kararların kronolojik olarak kaydedildiği resmi kayıt defteridir. Kat Mülkiyeti Kanunu (Kat Mülkiyeti Kanunu) uygulamalarında genel kurul kararlarının yazılı kaydı yönetimin temel belgelerinden biridir. Kararların yazılı ve imzalı olması, mahkeme veya icra mercilerinde delil niteliği taşır.
Genel kuruldan sonra karar defterine hangi bilgiler yazılmalı?
Her karar kaydının açık, net ve tam olması gerekir. Eksik veya muğlak ifadeler ileride itiraz nedeni olur. Aşağıdaki listeyi kontrol edin:
- Genel kurul tarihi, saati ve yeri
- Hazirun listesi referansı (hangi sayfa/hazirun başlangıç-bitiriş bilgisi)
- Toplantının başkan ve katip seçimi (veya genel kurul başkanlığı yapan kişi)
- Gündem maddesinin açık başlığı
- Alınan kararın kesin metni: "... kararlaştırıldı" gibi bitiş
- Kararın nasıl alındığı: oy sayısı veya arsa payı ile kabul reddi bilgisi (karar yeter sayısına göre belirtilmesi faydalıdır)
- Kararın uygulanmasına ilişkin sorumlu ve süre (ör. 30 gün içinde uygulansın) belirtildi ise kaydedin
Karar defteri yazım tekniği: pratik kurallar
Yeni yönetici için uygulanması kolay, hatayı azaltan yazım kuralları:
- Her toplantı için yeni sayfa veya açıkça belirtilmiş sıra numarası kullanın.
- Kararlar maddeler halinde ve başlıklara ayrılarak yazılsın.
- Kısaltma, muğlak dil veya karşılıklı atıflardan kaçının.
- Oy dağılımı belirtilmişse hem "sayı" hem de "arsa payı" bazında not edin (karar yeter sayısının denetlenmesi için gereklidir).
- İmza alanlarını eksiksiz bırakın: başkan, katip, çağrı yapan veya varsa denetçi imzası.
Hazirun listesi, sayfa referansları ve sonradan düzeltme
Hazirun listesi karar defterine doğrudan yapılmayabilir ama defterde hangi hazirun listesinin kullanıldığı referans verilmelidir. Eğer hazirun listesinde sonradan düzeltme yapılması gerekiyorsa bunu ayrıca tutanakla belirtin; aksi halde KMK uygulamalarında "hazirun çelişkisi" sık itiraz sebebidir.
| Durum | Uygulama |
|---|---|
| Hazirun listesi sonradan düzeltildi | ✅ Tutanağa bağlayın ve kodlayarak karar defterine atıf verin. |
Noter tasdiki: Ne zaman gerekli, ne zaman zorunlu değil?
Karar defterinin noter tasdiki konusu sık sorulur. Türkiye'de uygulamada iki kullanım görürsünüz:
- Bazı yönetimler defteri noter tasdikli satın alır; bu defter noter tarafından her sayfası tasdikli gelir ve ilave tasdik gerekmez.
- Eğer dışarıdan alınan klasik deftere kararları yazıyorsanız, gereken hallerde (ör. bazı resmi işlemler veya icra takibi için) ilgili kararların noter onaylı suretlerinin/kararın onaylı örneğinin alınması gerekebilir.
Karar yeter sayısı ve deftere nasıl yansıtılır?
Kararın geçerliliği genellikle karar yeter sayısına bağlıdır (Kanun ve işletme projesi kurallarına göre farklılık gösterir). Kararın kabul veya reddi sırasında kullanılan usulü açıkça yazın: "Karar, katılanların ... oy çokluğuyla/arsa payı çoğunluğuyla kabul edildi." Böylece ileride hangi nispete göre alındığı anlaşılır.
Uygulamada sık hatalar ve nasıl önlersiniz?
- Eksik imza: Toplantı başkanı ve katip imzalarını atlamayın.
- Muğlak karar metni: "gerekli görüldüğünde" gibi belirsiz ifadelerden kaçının.
- Hazirun referansı eksik: Hangi hazirun listesinin kullanıldığını yazın.
- Sonradan yazma/ekleme: Eğer ekleme yapılacaksa tarih/saate bağlayarak not edin; sayfa atlaması yapmayın.
Dijitalleştirme ve süreç kolaylığı
Fiziksel defter tutmak zorunlu olsa da genel kurul, hazirun tutanakları ve kararların dijital arşivini tutmak delil yönetimini kolaylaştırır. Karar metinleri, hazirun listeleri ve imzalı sayfa taramalarını düzenli saklamak ileride belge istenen işlemlerde zaman kazandırır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi platformlarla (kayıt, karar metni arşivleme ve duyuru süreçleri) süreci hızlandırabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defteri her genel kurulda ayrı mı açılmalı?
Genelde tek bir defter kronolojik kayıt içindir; ancak her yıl veya belli aralıklarla yeni defter başlatmak düzen açısından faydalıdır. Önemli olan sayfa/sıra takibidir.
Noter tasdiki zorunlu mu?
Noter tasdiki genel kural olarak her karar için zorunlu değildir; ancak önemli kararların noter onaylı örneği ileride delil olarak kullanılabilir ve pratikte önerilir.
Karar defterine sonradan yazma yapılırsa ne olur?
Sonradan yazma itirazlara açık olur; yapılması gerekiyorsa tarih/saati belirterek, kim tarafından ilave edildiği kaydıyla yazılmalı ve imzalanmalıdır.
Oy dağılımını sayı mı, arsa payı mı yazmalıyım?
Her ikisi de mümkünse yazılmalı: bazı kararların geçerliliği sayı bazında, bazılarının ise arsa payı bazında değerlendirilir; iki bilgiyi de not etmek ileride karışıklığı önler.
Karar defteri kaybı durumunda ne yapmalı?
Kaybolma veya zarar görme durumunda durumu derhal tespit edip tutanakla kayıt altına alın; mümkünse genel kurul kararıyla yeni defter açılması ve kayıp hâlinde polise veya ilgili mercilere bildirim yapılması gerekebilir. Somut durumda bir hukuk uzmanına danışın.
