Bir site yöneticisi, akşam saatlerinde posta kutusunda birikmiş faturalar, kiracı depozitosu ve önceki aidat alacaklarıyla bir malik tarafından gönderilen çekin aynı bağımsız bölüme ait olduğunu görünce; "Bu ödemeyi hangi alacağa yazmalıyım?" diye düşünür. Mahsup hatası, hem hesaplarda karışıklık hem de ileride hukuki itirazlara yol açabilir. Bu rehberde mahsup kavramını, uygulanması gereken hukukî ve muhasebe adımlarını ve pratik kayıt örneklerini somutlaştırıyorum.
Mahsup nedir? Temel kavram ve hukuki sınır
Mahsup, bir kimsenin borcunu, alacağından karşılamak suretiyle borç ilişkisini sona erdirme işlemidir. Kat mülkiyeti bağlamında yönetim, malik veya kiracıya ait farklı nitelikteki alacak ve borçları mahsup ederken; işletme projesi, genel kurul kararları ve kat mülkiyeti ilkelerine uymalıdır.
Hangi alacak-borçlar mahsup edilebilir?
Genel olarak şu ayrımı yapın:
- Ortak gider alacağı: Yönetimin apartman/site ortak giderlerinden doğan alacağı (aidat, elektrik ortak tüketimi vb.).
- Bireysel alacak/borç: Malikin verdiği depozito, kira iadeleri, kapıcıya yapılan avans ödemesi gibi kişiye özel işlemler.
Mahsup için alacak ve borçların aynı nitelikte olması gerekir; farklı nitelikteki alacakların mahsup edilmesi sorun yaratır. Örneğin ortak gider alacağı ile malik tarafından bırakılan kişisel depozitonun mahsup edilmesi ancak açık rıza veya yetkiyle mümkündür.
Hukuki dayanak ve uygulama sınırları
Kat Mülkiyeti Kanunu (Kanun) ilkeleri çerçevesinde yönetim, ortak giderlerin tahsili ve kaydından sorumludur. Kanun metninden doğrudan bir mahsup maddesi belirtmek gerekirse, genel hükümler ve işletme projesi esas alınır; açıkça belirtilmiş yetki yoksa yapılan mahsuplar ihtilafa açıktır. Bu sebeple:
- İşletme projesini kontrol edin: Mahsup koşulları veya özel hükümler varsa burada yazılıdır.
- Genel kurul kararlarına bakın: Daha önce alınmış mahsup veya mahsup yetkisi kararları varsa uygulanır.
- Mali ve hukuki uygunluk yoksa malikin açık yazılı rızasını alın.
Pratik adımlar: Mahsup öncesi kontrol listesi
Yönetici olarak mahsup yapmadan önce şu adımları takip edin:
- Ödeme belgesini inceleyin (banka dekontu, makbuz, çek).
- İlgili bağımsız bölümün cari hesap özetini hazırlayın.
- İşletme projesi ve varsa genel kurul kararlarını kontrol edin.
- Ödeme sahibinin (malik/kiracı) hangi borcu kapatmak istediğini sorup yazılı beyan alın.
- Mahsup kayıtlarını belgeleyin; makbuz/defter kaydı ve hesap özeti ekleyin.
Muhasebe kayıt örnekleri
Aşağıda sık görülen iki örnek var:
- Malik, banka havalesiyle 5.000 TL yatırdı; işletme projesine göre 3.000 TL aidat, 2.000 TL kapıcı depozitosu olarak kaydedilecekse—malikin yazılı onayı varsa:
| İşlem | Kayıt |
|---|---|
| Banka hesabına giriş | ✅ Banka 5.000 TL alındı |
| Aidat tahsilatı mahsup | ✅ Ortak gider alacağı kapandı 3.000 TL |
| Depozito kaydı | ✅ Bireysel borç hesabına 2.000 TL yazıldı |
Not: Yazılı onay yoksa depozito olarak düşülen tutarın iadesi veya rızanın sağlanması gerekir.
İcra ve mahsup: icra takibi başlatılmışsa ne olur?
Malik aleyhine icra takibi başlamış ve yönetimin alacağı icra dosyasına dahilse, üçüncü şahıs (örneğin yönetim) tarafından yapılacak mahsup hukuki önem taşır. İcra takibine konu alacaklar bakımından, icra müdürlüğü ve mahkeme uygulamaları mahsup işlemlerini ve delillerini talep edebilir. Bu durumda yönetim şunları sağlamalıdır:
- Ödeme kayıtları ve dekontlar.
- Mahsup talimatını gösteren yazılı rıza veya genel kurul yetkisi.
- Hesap özeti ve karar defteri kayıtları.
Uygulamada pratik öneriler ve dijital araç kullanımı
Mahsup süreçleri elle yürütüldüğünde hata riski yükselir: yanlış kayıtlama, eksik belge veya yanlış dağılım gibi. Dijital kayıt ve otomatik cari hesap takibi süreci şeffaflaştırır ve delil üretir.
Mahsupte sık yapılan hatalar ve nasıl önlenir
- Yazılı onay olmadan kişisel borcu ortak giderden düşmek — her zaman yazılı onay isteyin.
- Kayıtların dağınık olması — tek bir cari hesap defteri tutun.
- Genel kurul kararlarına uyulmaması — işletme projesi ve genel kurul kararlarına göre hareket edin.
Sıkça Sorulan Sorular
Malik yazılı onay vermedi, yönetici yine de mahsup yapabilir mi?
Genel olarak hayır. İşletme projesi veya genel kuruldan açık yetki yoksa yazılı onay olmadan mahsup hukuki risk taşır.
Kiracı tarafından yapılan ödeme hangi koşullarda ortak gidere yazılır?
Eğer kiracı aidatı ödemeyi kabul etmişse ve malikin rızası veya yetkisi varsa; ödeme aidata yönlendirilebilir. Aksi halde malik ile ilişkilendirilecek yazılı talimat gereklidir.
İcra dosyası varken mahsup delil olur mu?
Evet; ancak mahsubun geçerli sayılması için ödeme belgesi, yazılı rıza veya genel kurul/işletme projesi dayanağı gibi belgeler talep edilebilir.
Mahsup kaydını nasıl şeffaf gösteririm?
Tüm ödeme dekontlarını, yazılı onayları ve hesabın detaylı cari hareketlerini ekleyip ilgiliya bildirerek şeffaflık sağlayabilirsiniz.
Yazılım kullanmak mahsubu nasıl etkiler?
Yazılım, cari hesapların ayrıntılı takibini, otomatik eşleştirmeyi ve belge saklamayı kolaylaştırarak hata ve itiraz riskini azaltır; yine de hukuki onay gereklilikleri devam eder.
